Kohti tehokkaampaa isännöintiä - Case 10+ Isännöinti
Sami Asujamaa, isännöintialan asiantuntija, kertoo kokemuksiaan uuden ohjelmiston käyttöönotosta ja sen tuomista hyödyistä heidän yritykselleen. Prosessi ei ole ollut yksinkertainen, mutta askel askeleelta se on tuonut konkreettisia parannuksia arkeen. Sami Asujamaa ei suunnitellut uraa isännöintialalla – hän ajautui siihen sattuman kautta. Nyt, yli kymmenen vuotta myöhemmin, hän on kokenut konkari, joka johtaa omaa isännöintiyritystään, 10+ Isännöintiä, intohimolla ja selkeällä visiolla.
"Vaikka toinen harkinnassa ollut ohjelmisto on selkeästi vakiintunut tuote ja saimme sen käyttäjiltä hyviä arvioita, emme nähneet yhtä uskottavaa kehityspolkua kuin Avaassa"
Käytettävyys ja kehityspotentiaali ratkaisevat
10+ Isännöinti päätti vuoden 2024 syksyllä vaihtaa isännöinnissä käytettävän järjestelmän aiemmasta Visma Fivaldista Avaa.io:on. Uuden järjestelmän valinnassa painoivat erityisesti käytettävyys ja selkeä kehityssuunta. Vaihtoehtoina harkittiin aluksi kolmea eri ohjelmistoratkaisua, joista tarkempi valinta tehtiin kahden hyvin erilaisen tuotteen väliltä. "Vaikka toinen harkinnassa ollut ohjelmisto on selkeästi vakiintunut tuote ja saimme sen käyttäjiltä hyviä arvioita, emme nähneet yhtä uskottavaa kehityspolkua kuin Avaassa. Joiltain ominaisuuksiltaan se oli jo nyt takamatkalla. Valitsimme tuotteen, joka vaikutti paitsi käytännönläheisemmältä, jolla oli myös aito visio kehittymisestä", toteaa Asujamaa.
Softat murroksessa
Iso muutos toimialalla on ollut isännöinnissä käytettävien ohjelmistojen kehitys.
"Ennen isännöitsijäntodistus ajettiin järjestelmästä ulos, tarkistettiin, allekirjoitettiin ja lähetettiin, kaikki työvaiheet erikseen – nyt se onnistuu yhdellä työnkululla muutamassa minuutissa yhdestä järjestelmästä", hän sanoo. Yksi merkittävä muutos ohjelmistojen myötä on ollut verkkokauppamallin käyttöönotto. 10+ Isännöinnissä isännöitsijäntodistusten ja lainaosuuslaskelmien tilaukset kulkevat suoraan verkkokaupan kautta isännöintijärjestelmään, ja samalla hoituu tilauksen laskutus asiakkaalta. "Se on loistava esimerkki siitä, miten ulkopuolinen palvelu voi ratkaista meidän puolelta ongelman kustannustehokkaasti ilman, että tarvitsee itse rakentaa omaa ratkaisua", Asujamaa kuvailee. Tämä on vähentänyt hallinnollista taakkaa ja sujuvoittanut palveluprosesseja.
Siirtymävaihe ja haasteet
Kaikki ei kuitenkaan ole ollut suoraviivaista. Taloushallintopuolella uusi järjestelmä toi jonkin verran takapakkia verrattuna aiempaan, erityisesti yhteisten toimittajarekisterien ja alkuvaiheissa tarvittavan tietojen syötön osalta. "Se on ollut vähän tuskaista, kun asioita pitää perustaa manuaalisesti. Mutta tämä on se kerta, kun tehdään, ja sitten se on hoidettu." Kehitystyötä tehdään jatkuvasti, jotta manuaalisen työn määrä vähenee. Asujamaa näkee, että kontrolli omista prosesseista on parantunut merkittävästi uuden järjestelmän myötä.
"Huomasimme tekevämmekin asioita fiksummalla tavalla – vaikka ei edes alun perin ollut tarkoitus muuttaa mitään. Olemme tosi tyytyväisiä. Oli oikea valinta ottaa käyttöön Avaa.io."
Positiivisia yllätyksiä
Vaikka käyttöönotto on kesken, moni asia on jo helpottunut: "Yksittäiset työnkulut, kuten kulukorvausten käsittely ja kohdistetut tiedotteet rappukohtaisesti, ovat tuoneet oikeaa hyötyä." Myös järjestelmän tapa yhdistää kirjanpidolliset toiminnot isännöintiin on osoittautunut tehokkaaksi.
"Huomasimme tekevämmekin asioita fiksummalla tavalla – vaikka ei edes alun perin ollut tarkoitus muuttaa mitään. Olemme tosi tyytyväisiä. Oli oikea valinta ottaa käyttöön Avaa.io."
Asujamaa kiittelee erityisesti nopeaa reagointia kehitysehdotuksiin. "Osa toiveista on toteutettu käytännössä seuraavana päivänä. Se kertoo siitä, että kehittäjät oikeasti kuuntelevat."
Haasteet alalla laajemmin
Isännöintialan suurimpana haasteena Asujamaa pitää asiakkaiden ymmärrystä palvelun sisällöstä ja arvosta. "Monet taloyhtiöt vertaavat vain hintaa, eivätkä tiedä, mitä isännöinnin pitäisi sisältää. Halvat tarjoukset voivat johtaa huonoon laatuun, jos ei ymmärretä, mitä jätetään pois."
Hän toivoo, että isännöinti näkyisi asiakkaan suuntaan nykyistä paremmin aitona lisäarvoa tuottavana kumppanuutena. Suurin osa alan yrityksistä toimii hyvinkin ammattimaisesti ja asiakkaan edun mukaisesti, mutta työ jää usein piiloon ja harvat epäkohdat saavat helposti kohtuuttomankin paljon palstatilaa.