Digitaalista tehokkuutta kiinteistöhuollon toiminnanohjaukseen - case Kiinteistöhuolto Tuohenmaa
"Todella käytännöllistä ja nopea tapa organisoida päivän tehtävät useille tekijöille – toteaa Kiinteistöhuolto Tuohenmaan toimistopäällikkö Tonya Tuohenmaa"
Päivittäisten tehtävien jakelu kiinteistöjen ja ulkoalueiden hoitajille on merkittävästi helpottunut kiinteistönhuollon toiminnanohjausjärjestelmämme myötä. Jaan päivän työtehtävät vastuullisille tekijöille omalta koneeltani ja pystyn seuraamaan päivän aikana tehtyjä tapahtumia, näin halutessani. Avaa Solutions Oy:n kiinteistönhuollon toiminnanohjauksen avulla olemme päässeet täysin irti siitä, että minun pitäisi työpäivän alussa käydä puhelimessa läpi tehtäviä tai sähköpostilla jakaa niitä päivän alkaessa.
Työt jaetaan sopimusten mukaan suoraan uudistetun kiinteistönhuollon toiminnanohjausjärjestelmän avulla. Näin jokainen työntekijä tietää päivän tehtävänsä ja aikataulun. Todella käytännöllistä ja nopea tapa organisoida päivän tehtävät useille tekijöille – toteaa Kiinteistöhuolto Tuohenmaan toimistopäällikkö Tonya Tuohenmaa.
Automaatiot ja päiväkirjalenkit helpottavat arkea
"Erityisen hyvänä ominaisuutena kiinteistöjen huoltajat pitävät sitä, että asennustöissä käytetyt varaosat saadaan suoraan tuotua järjestelmään viivakoodin lukijan avulla"
Toistuvien töiden sekä valmiiden päiväkirjalenkkien automaatiot ovat tuoneet merkittävää helpotusta päivittäisiin askareisiin niin minun kuin työntekijöiden näkökulmasta. Jokaisella työntekijällämme on käytössään työkännykkä, jolla he hoitavat töiden vastaanottamiset ja tehdyn työn kuittaukset. Ulkoalueidemme työntekijät voivat näin helposti nähdä oman päivänsä aktiviteetit heti aamulla mobiiliappin kautta. Päiväkirjalenkit ja suunnitellut työt voidaan nähdä kännykällä toimivan kiinteistönhuollon toiminnanohjaus appin kautta.
Tehtävät vastaanotetaan, kuitataan aloitetuiksi ja valmiiksi suoraan paikan päällä. Päiväkirjakierrokset hyödyntävät tehtävissä paikkatietoja, mikä on tarpeen esimerkiksi silloin, kun täytyy todistaa erilaisia tapahtumia jälkikäteen, kuten oliko katu hiekoitettu tiettynä ajankohtana vai ei. Tämä on todella hyödyllinen ominaisuus, jos jotain odottamatonta sattuu ja on tarpeen todentaa, että kiinteistöhuoltoon liittyvät tehtävät on hoidettu ajallaan.
Kaikki tarvittava tieto tehtävästä kertyy talteen järjestelmään. Erityisen hyvänä ominaisuutena kiinteistöjen huoltajat pitävät sitä, että asennustöissä käytetyt varaosat saadaan suoraan tuotua järjestelmään viivakoodin lukijan avulla. Samalla kun työ tehdään, saadaan tieto talteen käytetyistä vaihdetuista varaosista. Ei tarvita mitään erillisiä lippulappuja ja tietojen kirjaamista myöhemmin toimistolla. Laskulle saadaan suoraan tiedot eikä mitään jää laskuttamatta.
Laskutus vanhan kaavan mukaan paperilla
Laskutan edelleen asiakkaitamme kiinteistönhuollon toiminnanohjauksen kautta luoduilla paperisilla laskuilla. Emme vielä ole kytkeneet toiminnanohjausjärjestelmää suoraan sähköiseen laskutusjärjestelmään vaan teemme laskut edelleen toiminnanohjausjärjestelmässä ja tulostamme ne paperille. Paperiset laskut toimitetaan asiakkaillemme postin välityksellä. Tämä käytäntö on ollut sopivin meille, koska monet yhteistyökumppanit haluavat toimia edelleen tällä mallilla. Aikomus on kuitenkin lähitulevaisuudessa pyrkiä siirtymään sähköiseen laskutukseen, mutta aika näyttää milloin olemme siinä pisteessä – Tonya pohtii.
Kehitystyö jatkuu käyttäjien kokemusten ja kommenttien pohjalta
Tuohenmaan mukaan heidän kiinteistöjen hoitajat ovat omaksuneet hienosti toiminnanohjausjärjestelmän käytön ja pitävät sen ominaisuuksia työtä helpottavina.
Ainoana pienenä ongelmana näen sen, että kännykän pienessä näytössä käytettävät painikkeet ovat kovin pieniä. Silloin tällöin käy niin, että tehtävä lopetetaan liian aikaisin, kun sormi osuu vahingossa tehtävän päättävän napin päälle. Tietysti tehtävä voidaan aloittaa uudestaan, mutta siitä koituu sitten lisää tekemistä niin minulle kuin myös tehtävää suorittavalle henkilölle. Tähän varmasti tullaan tekemään jatkossa parannuksia järjestelmätoimittajan puolelta – naurahtaa Tonya.
Kiinteistöhuolto Tuohenmaa Oy
Kiinteistöhuolto Tuohenmaa Oy on Orimattilassa toimiva kiinteistöjen etenkin ulkoalueiden kunnossapitoon ja huoltoon erikoistunut palveluja tarjoava yritys. Yrityksessä on tällä hetkellä töissä 7 kiinteistöjen hoitajaa sekä toimistossa toimistopäällikkö Tonya. Yrityksellä on kokemusta Avaa Solutions Oy:n aiemmasta että nykyisestä kiinteistönhuollon toiminnanohjausjärjestelmästä. Toiminnanohjausjärjestelmä on ollut mukana meidän arjessamme jo yli 5 vuotta ja nyt kun ohjelmisto on päivitetty uuteen versioon, uskomme yhteistyön jatkuvan seuraavatkin vuodet Avaa Solutions Oy:n kanssa.