Määrittelyt ennen järjestelmiä – oikea tapa kehittää liiketoimintaa - Skipa Kiinteistöpalvelut Oy

Määrittelyt ennen järjestelmiä – oikea tapa kehittää liiketoimintaa

Löysimme avaa.io isännöinnin toiminnanohjausjärjestelmän vuonna 2024. Avaa.io järjestelmän vahvuus on toiminnanohjaustyökalu, jolla saadaan toiminta läpinäkyväksi ja ohjattua tehtäviä tehokkaasti eri toimijoiden välillä

Skipa Kiinteistöpalvelut Oy:n toimitusjohtaja Shabila Rautiainen on kerännyt kokemusta kiinteistöalan eri järjestelmistä 26 vuoden ajan: ”Vuonna 2016 teimme organisaatiossa, jossa silloin työskentelin, laajan kartoituksen olemassa olevista isännöinti- ja kiinteistöalan järjestelmistä ja digitaalisista työkaluista, joita markkinoilla oli. Kartoituksessa oli mukana noin 50 eri toimittajaa. Kartoituksen lopputulemana ymmärsin, että yhtä yksittäistä järjestelmää, joka palvelisi täysin isännöinnin puolta, ei vielä tuolloin ollut markkinoilla. Tilanne on tältä osin hieman tuosta muuttunut, mutta edelleenkään yhtä ainoaa täydellistä ratkaisua ei ole saatavilla. Hyviä vaihtoehtoja on kyllä olemassa, mutta aina tarvitaan joitain lisäosia tai palveluja tukemaan perusjärjestelmän toimintaa. Suurin puute eri toiminnanohjausjärjestelmissä on ollut isännöinnin toiminnanohjauksen puuttuminen. Aikaisemmin on myyntipuheissa kerrottu, että toimintaa pystytään ohjaamaan järjestelmien avulla, mutta todellisuudessa työkalut toiminnanohjaukseen ovat olleet hyvin vajavaiset ja itse älykkyys toiminnanohjauksesta on puuttunut täysin. Löysimme avaa.io isännöinnin toiminnanohjausjärjestelmän vuonna 2024. Avaa.io järjestelmän vahvuus on toiminnanohjaustyökalu, jolla saadaan toiminta läpinäkyväksi ja ohjattua tehtäviä tehokkaasti eri toimijoiden välillä, oli kyse sitten oman organisaation sisäisestä tehtävien ohjaamisesta tai isännöinnin ja taloyhtiön hallituksen välisistä tehtävistä.  

Miksi ICT-kokonaisuuden ymmärtäminen on toimitusjohtajalle kriittistä?  

Toimitusjohtajalle erityisen tärkeää on ymmärtää, mistä yrityksen hallinnolliset kustannukset muodostuvat. Suuren osan kustannuksista muodostavat usein tilavuokrat sekä ICT-ratkaisut. ICT-ratkaisujen osalta on tärkeää hahmottaa, mitä juuri oma organisaatiosi tarvitsee, ja kehittää tarvemäärittely edellä toimintaa nähden samalla myös kokonaisvaikutukset. Erityisen tärkeää on isännöinti- ja kiinteistöpalveluyrityksissä löytää mahdollisimman kustannustehokkaat ratkaisut tukemaan käytännön toimintaa. Olennaista on kuvata prosessit, tutkia toiminta, löytää kehitystarpeet, määritellä kehityspisteet (ml. priorisointi ja aikataulutus) ja etsiä ratkaisut. Kun prosessikuvauksia hyödynnetään toiminnan kehittämisessä, suurin osa työstä on käytännön tekemisen tehostamista toteaa Rautiainen, Skipa Kiinteistöpalveluiden toimitusjohtaja. 

Kunnolliset määrittelyt osana kehitystyötä 

Liiketoiminnan kehittämisessä ei ole oikotietä onneen. Kestävän kehityksen periaatteiden mukainen kehitystyö edellyttää perusteellisia prosessikuvauksia ja tarvemäärittelyjä. On tärkeää laatia määrittelyt huolellisesti vaihe vaiheelta siten, että niissä keskitytään käytössä oleviin prosesseihin eikä siihen, millä järjestelmällä ne mahdollisesti toteutetaan. Määrittelyjen pohjalta voidaan myöhemmin valita järjestelmät, jotka tukevat prosesseja parhaalla mahdollisella tavalla. 

Ilman selkeitä määrittelyjä on riski, että järjestelmät eivät lopulta tue käytännön työtä. Hyvin tehdyt määrittelyt auttavat hahmottamaan, mitä yritys todella tarvitsee ja miten prosesseja voidaan kehittää uusien järjestelmien avulla. Suurin osa kehittämistyöstä on kuitenkin toimintatapojen muuttamista, joka ei aina liity järjestelmiin. Kunnolliset määrittelyt selkeyttävät tarpeet ja mahdollistavat toimivien ratkaisujen löytämisen, summaa Rautiainen ajatuksiaan. 

Kuvat 1. Toimiston arkea Skipa Kiinteistöpalveluilla 

Järjestelmän tuoma etu kannattamattomia sopimuksia arvioitaessa  

On mielenkiintoista nähdä, miten saamme avaa.io järjestelmän tukemaan tekemistä käytännössä taloyhtiömäärästä riippumatta.

On mielenkiintoista nähdä, miten saamme avaa.io järjestelmän tukemaan tekemistä käytännössä taloyhtiömäärästä riippumatta. Liiketoiminnan kehittämisen kannalta myös olemassa olevien sopimusten kannattavuuden arviointi on silloin tällöin paikallaan. 

Tässäkin nojaamme järjestelmien tuomaan apuun ja tehtävien hoidon tehostumiseen. Seuraavat kuukaudet tulevat näyttämään, kuinka tehokas avaa.io oikeasti on, toteaa Rautiainen.