Isännöintijärjestelmä - Mikä se on?
Vuonna 2018, kun Avaa:n kehittäminen alkoi, isännöintijärjestelmä tarkoitti käytännössä kirjanpito-ohjelmiston jatkeena olevia kiinteistöhallintamoduuleita, eli "kihaa". Näiden moduulien tarkoituksena oli tallentaa kiinteistöjen perustietoja, henkilötietoja, ja hallita vastikereskontraa sekä lainaosuuslaskentaa. Kihan lisäksi tarjolla oli taloyhtiösovelluksia, jotka pääasiassa olivat "taloyhtiöiden nettisivuja". Tuolloin isännöintijärjestelmät olivat staattisia tietovarastoja, joiden tarkoituksena oli lähinnä tallentaa tietoa, josta koostetaan isännöitsijäntodistukset ja kerran vuodessa lähettää vastikelaskut. Järjestelmien hyödyntäminen älykkäästi oli vielä toiveunta.
"Kehitys staattisista tietovarastoista dynaamisiksi kokonaisvaltaisiksi järjestelmiksi on ollut huimaa."
Kuva 1: Isännöinti-lehden kannessa oli tuttua asiaa vuonna 2019, kun Avaa-isännöintijärjestelmän kehitystyö oli alkutekijöissään
Kuva 2: Kovaa koodaamista vuonna 2019
Dynaamisuuden aikakausi
Vuonna 2024 isännöintijärjestelmät pitävät sisällään edelleen samat perusominaisuudet, mutta niillä pystytään hoitamaan paljon enemmän ja nopeammin uusien älykkäiden toimintojen ja asiakokonaisuuksien ansiosta. Näistä mainittakoon esimerkiksi viestintämoduuli, jonka avulla tieto välittyy isännöintitoimiston ja asiakkaiden välillä jouhevasti ja monikanavaisesti. Merkittävä ero aikaisempaan on isännöintijärjestelmien dynaamisuus. Nykyjärjestelmät pystyvät hyödyntämään kerättyä tietoa tehokkaasti ja järjestelmänlaajuisesti, ja jakamaan sitä rajapintojen avulla ohjelmien välillä, ilman erillisiä kirjauksia. Kehitys staattisista tietovarastoista dynaamisiksi kokonaisvaltaisiksi järjestelmiksi on ollut huimaa. Vuoden 2018 taloyhtiöiden "nettisivut" ovat myös kehittyneet dynaamisiksi asiakasportaaleiksi ja mobiilisovelluksiksi, jotka tarjoavat asukkaille, osakkaille ja hallituksille reaaliaikaista tietoa ja työkaluja, kiinteänä osana isännöitsijän omia ammattityökaluja.
"Avaa.io:n toiminnanohjauksella on hoidettu tähän päivään mennessä jo yli 50 000 tehtävää."
Avaa.ion kehityskaari
Aloitimme Avaa:n koodaamisen vuonna 2018 luomalla kevyen mobiilisovelluksen asukaspalvelua varten. Tuotetta testattiin markkinoilla ja rohkaisevien tulosten pohjalta Avaa.io järjestelmän kehittäminen alkoi laajamittaisesti. Otimme haasteen vastaan motivoituneina, vaikka emme osanneet kuvitellakaan haasteen mittavuutta. Tavoitteenamme oli integroida asukaspalveluportaalit, rapputaulut, ja muut järjestelmät niin tiiviisti isännöitsijän työkaluihin, että tietojen päivittäminen ja jakaminen tapahtuisi automaattisesti ilman erillisiä toimenpiteitä samalla automatisoiden isännöinnin työprosesseja.
Kuva 3: Avaa:n tiimi Slush-tapahtumassa vuonna 2019
Alkuvaiheen kunnianhimoinen tavoite oli käyttöliittymän suhteen, että sen tulisi taipua tablet-tietokoneen kosketusnäyttö-käyttöön. Tästä tavoitteesta on kuitenkin luovuttu. Huomasimme, että sen toimintomäärän käsittely, mitä dynaaminen isännöintijärjestelmä tarvitsee, on todella haasteellista tablet-käytössä. Lisäksi todellisuus oli, että isännöitsijät halusivat työskennellä näppäimistön ja hiiren kanssa, eivätkä kosketusnäytöllä. Monet tämän vanhan tavoitteen käyttöliittymävalinnat ovat ohjanneet elementtien suunnittelua, ja jälkikäteen ajateltuna ihan hyvä niin. Työpöytäkäyttöön moduulit toimivat mainiosti ja "virastomaisuus" on saatu pidettyä minimissä.
Kuva 4: UX-suunnittelijan näkemystä Avaa:n isännöintijärjestelmän käyttöliittymästä vuodelta 2018.
Kuva 5: Nykyisen käyttöliittymän työpöytä-näkymä. Taloyhtiöiden arjen pyörittämisessä tietoa liikkuu merkittävä määrä ja moduuleittain jaottelemalla osa-alueet on saatu elämään rinnakkain. Työpöydän moduuleita voi jokainen käyttäjä muokata haluamansalaiseksi, ja järjestelmä muovautuu eri työrooleihin joustavasti.
Kuva 6: Ensimmäisiä taloyhtiöitä mobiilisovelluksen piirissä vuonna 2018. Kyseessä oli vastavalmistunut taloyhtiö ja takuuajan vikaraportointi oli suosittu ja hyödyllinen ominaisuus.
Toiminnanohjauksen ytimessä
Avaa.io-järjestelmän ytimessä on alusta asti ollut tiketöinti ja tehtävienhallinta, jonka ympärille on rakennettu ja rakennetaan uusia moduuleita. Tämä kokonaisuus yhdessä muodostaa isännöintitoimiston toiminnanohjauksen. Toiminnanohjauksen avulla isännöintitoimistojen tehokkuus paranee, kun tehtävien hoidon yhteydessä voidaan kirjata käytetyt työtunnit asiayhteyteen, tarvittaessa siirtää ne esimiehen hyväksyntään ja laskutettavaksi, päivittää järjestelmän tietosisällöt, säilöä dokumentit ja tiedottaa sidosryhmiä automaattisesti. Kaikki tämä tieto tallentuu myös raportointia varten. Raportoinnin kautta läpinäkyvyys ja tehokkuus nousee uudelle tasolle.
Avaa.io:n toiminnanohjauksella on hoidettu tähän päivään mennessä jo yli 50 000 tehtävää. Satoja tunteja työaikaa on säästetty ja siirretty hyödyllisempien tehtävien hoitamiseen kiinteistösihteerien ja isännöitsijöiden työajasta. Avaa.io järjestelmän postituspalvelun kautta on lähetetty yli 50 000 kirjettä ja tuhansia kokouksia on hoidettu kokousmoduulin kautta kutsujen lähetyksestä pöytäkirjojen allekirjoituksiin saakka.
Kuva 7: Kosketusnäytölliset rapputaulut ovat osa isännöintijärjestelmän toiminnanohjausta. Lomakkeet, varauskalenterit, viestintä integroituna samaan järjestelmään. Kosketusnäytöt ovat taloyhtiön käyttöliittymä mobiilisovelluksen ja web-portaalin rinnalla.
Yhteistyö Fennoan kanssa
Alkuperäinen tavoitteemme oli rakentaa kiinteistöhallinnon talousmoduulit niin, että kirjanpitojärjestelmissä (missä ei ole "kihaa") pystytään hoitamaan taloyhtiön kirjanpito helposti ja tehokkaasti. Avaa.io:n talousmoduulit ovat olleet käytössä jo vuodesta 2022 asti eri kirjanpitojärjestelmien rinnalla. Tavoitteena on kuitenkin ollut minimoida manuaalinen työ, joten lisää panostusta on tarvittu kunnianhimoisten tavoitteiden saavuttamiseksi.
"Toiminnassa on selkeästi ollut havaittavissa yhteinen strateginen tavoite, eli muodostaa paras isännöintijärjestelmä-kokonaisuus, mitä Suomessa on koskaan aikaisemmin nähty"
Vuonna 2023 Avaa ja Fennoa löivät päät yhteen tämän tavoitteen edistämiseksi. Yhteistyö on osoitus ohjelmistokehityksen mahdollisuuksista ja parhaista puolista; kaksi modernia ja monipuolista oman alansa kärkeä edustavaa tietojärjestelmää keskustelee keskenään saumattomasti, tarjoten asiakkailleen ainutlaatuisen käyttökokemuksen ja ennennäkemättömän tehokkuuden. Tämä yhteistyö on sekä teknisesti että hallinnollisesti taidetta.
Kiinteistökirjanpito vaatii kirjanpitojärjestelmältäkin tiettyjä kyvykkyyksiä, mitä ei normaalissa osakeyhtiökirjanpidossa tarvita, (esimerkiksi vastikejälkilaskelma). Ja totta kai rajapinnat pitää olla myös valmiudessa ottamaan “Kiha”-dataa vastaan. Fennoalla oli merkittävät kyvykkyydet näihin vaatimuksiin, mitä kiinteistöalalle hyppääminen vaati. Prosessi järjestelmien integroimiseen on ollut jopa hämmentävän suoraviivainen. Toiminnassa on selkeästi ollut havaittavissa yhteinen strateginen tavoite, eli muodostaa paras isännöintijärjestelmä-kokonaisuus, mitä Suomessa on koskaan aikaisemmin nähty. Asiakkaat lopulta päättävät olemmeko päässeet tavoitteeseemme ja alku on ollut lupaava. Ensimmäiset asiakkaat on saatu jo sisäänajettua järjestelmän käyttäjiksi ja prosessi on toiminut hienosti. Me Avaa:lla vastaamme koko paketin sisäänajosta, koulutuksesta ja tuesta myös Fennoan osalta. Näin asiakkaamme saa yhden luukun periaatteella palvelun, jossa hän pääsee hyödyntämään ja osalliseksi kahden oman alansa parhaan järjestelmän hyödyistä.
Tulevaisuuden näkymät
Avaa:n moduulit ja järjestelmän kyvykkyys ovat kehittyneet huimasti vuosien varrella, eikä kehitystyö tule hidastumaan. Pohjatyöt on tehty huolella ja ominaisuuksien lisääminen on sujuvampaa kuin koskaan. Tulevaisuudessa näemme varmasti paljon puhuttujen tekoälyominaisuuksienkin integroituvan kiinteäksi osaksi myös isännöintijärjestelmiä. Tekninen kehitys muuttaa isännöintialan tekemistä varmasti tulevina vuosina, mutta asiakaspalvelu ja isännöitsijöiden ammattitaito säilyvät varmasti aina keskiössä. HTJ-hankkeet edistävät tätä muutosta yhteiskunnallisella tasollakin jo merkittävästi, ja on erittäin positiivista, että isännöintijärjestelmissä on nykyään tervettä kilpailua. Tämä kilpailu hyödyttää koko alaa!
"Erittäin positiivista on myös aktiiviset asiakkaamme, joiden kehitystoiveita kuuntelemme tarkalla korvalla ja viemme aktiivisesti ehdotuksia kehitykseen."
Jatkuva kehitys
Matka asukaspalvelusovelluksesta kokonaisvaltaiseksi isännöintijärjestelmäksi on ollut pitkä ja haastava. Jälkikäteen ajatellen, haasteiden määrä ja laajuus ovat olleet valtavia, mutta onnistumistemme taustalla on ollut timanttinen tiimi, upeat yhteistyökumppanit ja sidosryhmiemme vankka isännöintialan ja taloyhtiönmaailman kokemus. Vaikka matka on ollut kivinen, olemme ylpeitä siitä, mitä olemme saaneet tähän mennessä saaneet rakennettua. Tämä ei olisi ollut mahdollista ilman sitoutunutta ja osaavaa tiimiämme. Matka on tosin vasta alussa ja askelmerkit juuri otettu seuraavia portaita varten.
Viimeisten 6 vuoden aikana olemme tehneet valtavasti töitä teknisen kehityksen eteen ja tulemme jatkamaan hyväksi todetulla polulla. Pohjatyöt on tehty pieteetillä, ja nykyään ominaisuuksien lisääminen järjestelmään on sujuvaa. Erittäin positiivista on myös aktiiviset asiakkaamme, joiden kehitystoiveita kuuntelemme tarkalla korvalla ja viemme aktiivisesti ehdotuksia kehitykseen. Tulemme varmasti tulevina vuosina tekemään uusia ominaisuuksia ja parannuksia, jotka tekevät Avaa.io:sta entistäkin tehokkaamman ja käyttäjäystävällisemmän isännöintijärjestelmän!
Kehitystiimin puolesta uskallan luvata, että olemme päässeet vasta vauhtiin.
-Tomi
Kuva 8: Perustajatiimi