Tietosuojaseloste

Avaa.io-palvelun käyttäjärekisteri

Päivitetty 27.7.2020

Rekisterinpitäjä

Avaa Solutions Oy
Y-tunnus: 2931361-7
Osoite: Onkilahdenkatu 5, 65200 Vaasa
Puhelin: +358 50 3543767 (asiakaspalvelu)
Sähköposti: tech@avaa.io

Verkkosivun osoite: https://www.avaa.io

Rekisterin nimi

Avaa.io-palvelun käyttäjärekisteri

Henkilötietojen käsittelyn kuvaus ja tarkoitus

Käsittelemme henkilötietoja tarjotaksemme palveluitamme ja täyttääksemme sopimussuhteisiin perustuvat velvollisuutemme.

Käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti tarjotaksemme palvelut käyttäjillemme sekä harjoittaaksemme, ylläpitääksemme ja kehittääksemme liiketoimintaamme. Joissakin tapauksissa henkilötietoja voidaan käsitellä sopimussuhteeseen perustuvan velvollisuuden täyttämiseksi käyttäjää kohtaan. Käyttäjän ottaessa yhteyttä asiakaspalveluumme käytämme annettuja tietoja kysymyksiin vastaamisessa ja mahdollisten ongelmien ratkaisemisessa. Lisäksi henkilötietoja saatetaan käsitellä parhaan mahdollisen vaihtoehdon löytämiseksi käyttäjälle eri tilanteissa asiakkaanamme, sekä tarkoituksissa kehittää palveluitamme ja tarjota lisäpalveluja. Avaa.io ja taloyhtiöiden toimijat voivat käsitellä henkilötietoja ottaakseen yhteyttä käyttäjiin liittyen Avaa.io:n palveluihin ja ilmoittaakseen palveluita koskevista muutoksista.

Palvelussa käsitellään Avaa.io-palveluun rekisteröityneiden käyttäjien henkilötietoja sekä heidän omistamaansa tai hallinnoimaansa rakennukseen, huoneistoon tai muuhun tilaan liittyviä tietoja. Lisäksi Avaa.io-palvelussa hallinnoidaan taloyhtiön lakisääteisiä tehtäviä vaativia henkilötietoja isännöitsijän tai taloyhtiön hallituksen toimesta. Alustaa käyttävät taloyhtiöt vastaavat henkilötietojen käsittelystä, tai on valtuuttanut isännöitsijän huolehtimaan rekistereidensä ylläpidosta. Avaa.io toimii palveluntarjoajana sekä isännöitsijälle että taloyhtiölle että loppukäyttäjäjille ja yhteistyökumppaneille.

Henkilötietojen käsittelyjen peruste voidaan määritellä seuraavia tarkoituksia varten:

  • Palveluun rekisteröityneen käyttäjän omien tietojen hallinnointi.
  • Palvelun käyttäjälle tuottamien palveluiden hallinnointi ja tuottaminen eli asiakassuhteen hoitaminen, hallinta ja kehittäminen.
  • Tunnistautuminen ja asiakastapahtumien varmentaminen
  • Taloyhtiön hallinnon hoito ja tehostaminen.
  • Tilastointi ja älykkään analytiikan tuottaminen edellä mainittuja tarkoituksia varten. Pyrimme käyttämään tähän tarkoitukseen anonyymia tietoa, josta henkilöä ei voida tunnistaa.
  • Rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittäminen ja siihen liittyvän asiakaspalvelun kehittäminen.
  • Asiakassuhteiden hoitaminen ja kehittäminen.
  • Kumppanisuhteiden hoitaminen ja kehittäminen
  • Tutkimus- ja kehitystoiminta. Palveluun rekisteröityneiden käyttäjien palveluihin ja palvelupisteisiin liittyvien valintojen ja toiveiden seuraaminen, analysointi, profilointi sekä tähän liittyvä asiakaspalvelun kehittäminen.
  • Palveluiden kohdentaminen.
  • Varmistaaksemme, että käyttäjän antamat tiedot ovat oikeita
  • Noudattaaksemme lakisääteisiä velvoitteitamme

Henkilötietoja ei luovuteta asumistyhteisöjen toimijoiden ulkopuolelle ilman käyttäjän lupaa. Henkilötietojen käsittely perustuu Avaa.io-palvelua koskevaan sopimukseen tai rekisteröidyn henkilön antamaan suostumukseen.

Rekisteröidyt henkilöryhmät

Avaa.io-palveluun rekisteröityneet henkilöt ryhmitellään asumisyhteisöjen roolien mukaan. Rekisteröidyn palvelunkäyttöoikeuksien laajuus määräytyy henkilön roolin mukaisesti.

Henkilötietojen lähde

Rekisteröitymällä Avaa.io-palveluun käyttäjä valtuuttaa Avaa.io:n sekä asumisyhteistön hallinnon käsittelemään antamiaan tietoja laillisten oikeuksiensa puitteissa. Soveltuvien lakien mukaisesti Avaa.io saattaa pyytää rekisteröidystä lisätietoja kolmansien osapuolten hallinnoimista rekistereistä varmistaakseen rekisteröidyn henkilöllisyyden sekä mahdolliset toimeksiannot.

Henkilötietoja kerätään muista järjestelmistä rajapintojen avulla sekä palvelun käyttäjältä (rekisteröidyltä) itseltään, kun hän rekisteröityy palveluun ja käyttää palvelua. Palvelun kautta näytetään tietoja, jotka ovat voineet syntyä julkisen sektorin ja muilta rajapinnoilta haetuilta tiedoilta, tai taloyhtiön ja isännöitsijän aikaisemmista rekistereistä. Rekisteröitymällä käyttäjä antaa luvan hakea häntä koskevia tietoja kolmansien osapuolten rajapinnoilta. Avaa.io voi tämän Tietosuojaselosteen mukaisissa tarkoituksissa kerätä henkilötietoja ainakin seuraavista luotettavista lähteistä:

  • Käyttäjiltä itseltään
  • Rekisterinpitäjän ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden tai niidenyhteistyökumppaneiden rekistereistä
  • Väestötietojärjestelmästä
  • Huoneistotietojärjestelmästä
  • Maanmittauslaitokselta
  • Käyttäjien luottotietoja tarjoavista lähteistä
  • Suoramarkkinointiliiton ylläpitämistä kieltorekistereistä
  • Muista vastaavista julkisista ja yksityisistä rekistereistä
  • Viranomaisten ylläpitämistä tietokannoista lain mukaisin tavoin.

Omistustietojen, asukastietojen ja muiden tilojen ja kiinteistöjen hallinnointiin liittyvät tiedonpäivittämisen, ajantasaisuuden ja varmistamisen sekä palvelun käyttöoikeuksien hallinnan vastuussa on taloyhtiön valitsema isännöintitoimisto, joka on Avaa.io palvelun käyttäjä.

Rekisterin tietosisältö

Palveluun rekisteröityneestä käyttäjästä voidaan kerätä ja tallettaa muun muassa seuraavia tietoja:

  • Nimi, henkilötunnus, käyttäjätunnus, salasana, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite, laskutusyhteystiedot, asuinkumppanit, aiemmat asumisyhteisötiedot
  • Tavanomaiset isännöintiin liittyvät rakennuksien tai huoneistojen tiedot, kuten esimerkiksi kerrosten lukumäärä, rakennusvuosi, sijainti, neliömäärä, omistus- ja vuokraustiedot, lainaosuus, vuokra- ja vastikereskontratiedot
  • Kohteiden huoltohistoria
  • Käyttäjän itse antamia tietoja ja esimerkiksi kuvia, muistiinpanoja
  • Palvelun toteuttamiseen sekä palveluiden käyttöä koskevat tiedot, kuten selailu- ja hakutiedot, kommunikointi, käyttäjien keskinäinen yhteydenpito, palvelupyynnöt, kalenteritapahtumat, palveluun tallennetut kuvat, asiakirjat ja muut dokumentit, sekä tiedot asuntojen ja muiden tilojen ostaja/omistajalistoista, isännöitsijöistä ja isännöintiä harjoittavista henkilöistä, hallituksista sekä muista asumisyhteisöjen toimijoista.
  • Rekisteröidyn itse tuottama tai häntä koskevat tiedot

 

Lisäksi rekisterissä käsitellään käyttäjäsuhteeseen liittyviä muita tietoja, kuten:​​​​​​​

  • Asiakassuhteen ja asumisyhteisöjen eri tilojen omistusten ja vuokrasuhteiden alkamis- ja päättymisajankohdat sekä asunnon ja kiinteistön perustiedot.
  • Laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot.
  • Asiakkuuteen liittyvä yhteydenpito ja viestintä eri kanavissa (esim. reklamaatiot ja palautteet) rekisterinpitäjän kanssa.
  • Alaikäisen henkilön osalta huoltajan kanssa käyty yhteydenpito sekä sopimukset ja suostumukset henkilötietojen käsittelyyn, ellei alaikäinen vähintään 15-henkilö ole erikseen kieltänyt tällaisten tietojen käsittelyä.

Henkilötietojen suojaus

Rekisterin sisältämien tietojen näkemiseen ja muokkaamisen ovat oikeutettuja vain ne käyttäjät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä käyttäjätietoja sekä taloyhtiöiden hallitusten lakisääteiset oikeudet ja velvollisuudet. Lisäksi käyttäjät voivat itse ilmoittaa edustajan omalle käyttäjätililleen, jonka isännöintikäyttäjät päivittävät ja ylläpitävät. Järjestelmät ovat suojattu palomuurein, salasanoin, vahvalla käyttäjien tunnistuksella, tietoliikenteen salauksilla rekisterin pitäjän ylläpitääkseen korkeinta mahdollista tietoturvaa. Rekisterin tietokantaan on käyttöoikeus vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla työntekijöillä, ammatinharjoittajilla ja muilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tehtävissään pääsyn tietokantaan. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat. Tiedot sijaitsevat kolmannen osapuolen suojatuissa tietojärjestelmissä palvelimilla, jotka sijaitsevat fyysisesti ETA-alueella.

Henkilötietojen käsittelyaika

Säilytämme käyttäjien henkilötietoja ainoastaan niin kauan kuin lainsäädäntö vaatii tai kun edellämainittujen käyttötarkoituksien toteutus vaatii. Henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen päättymisen jälkeen, kunnes käyttäjäkumppanien velvoitteet ja muut osapuolten väliset sopimukset ja lainsäädäntöön perustuvat velvollisuudet ovat suoritettu. Näitä lainsäädännöllisiä velvollisuuksia ovat muun muassa asuntokauppa-, vuokraus-, kuluttajansuoja- ja kirjanpitolaeissa määritellyt säilytysajat ja vastuuajat. Tietojen säilytyksestä ja tietojen poistosta vastaa Avaa.io-palvelua käyttävä isännöintitoimisto tai muu yhteistyökumppani, joka on asumisyhteisön tai yksittäisen käyttäjän kanssa sopimussuhteessa. Käyttäjäsuhteen päättymisestä tulee erikseen ilmoittaa rekisterinpitäjälle. Suoritamme käyttäjän pyynnön mukaiset toimenpiteet, mikäli meillä ei ole oikeutettua ja lainmukaista syytä olla poistamatta tietoja. Kun aktiiviset tiedot on poistettu tai anonymisoitu, kaikki jäännöskappaleet eivät välttämättä poistu välittömästi kaikista palvelimistamme taikka varmuuskopio- ja muista varajärjestelmistämme. Tällaiset kappaleet poistetaan heti kun se on mahdollista. Avaa.io voi käyttäjäsuhteen päättymisen jälkeen säilyttää anonymisoituja tietoja edellisissä kappaleissa mainittuja syitä varten pitempään kuin laki määrää. Avaa.io:lla on oikeus säilyttää rakennusta tai huoneistoa tai muuta asumisyhteisön tilaa koskevia rakenne- ja järjestelmätietoja sekä julkiset tai muuten yleisesti saatavilla olevat tiedot rakennuksesta tai huoneistosta käyttäjien henkilötietojen poistamisen tai anonymisoinnin jälkeenkin.

Rekisteröidyn oikeudet

Käyttäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista, peruuttaa antamansa suostumukset sekä tehdä kantelu henkilötietojen käsittelystä paikalliselle tietosuoja-asioiden valvontaviranomaiselle. Tietojen kohteella on oikeus saada henkilötietonsa Avaa.io:lta jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa sekä itsenäisesti siirtää tiedot kolmannelle osapuolelle. Edellä mainitut pyynnöt voidaan tehdä kohdassa 1 mainitulle yhteyshenkilölle. Tietosuojan varmistamiseksi asiakkaan on pyydettäessä todistettava henkilöllisyytensä.

Evästeet (cookies)

Avaa.io:n verkkosivuilla käytetään evästeitä (cookies). Evästeiden avulla seurataan kävijäliikennettä, kehitetään palveluiden laatua, sekä räätälöidään palveluiden ja markkinointiviestien sisältöjä. Käyttäjät voivat estää evästeiden käytön selaimessaan tai asettaa selaimensa varoittamaan, kun evästeitä yritetään asentaa. Lisätietoja evästeiden hallinnoinnista on saatavilla verkossa. Palvelumme käyttävät Google Analyticsia sekä Firebasea ja muita verkkoanalytiikkatyökaluja kootakseen teknisiä tietoja ja raportteja anonymisoidusta käyttäjien palveluiden käyttötiedosta, jotta voimme parantaa palvelujamme.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Avaa.io ei luovuta yksilöitävissä olevia rekisteröidyn henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.