Onko sähköinen allekirjoittaminen edes laillista?

Yhteispostaus Signhero.io:n kanssa

Onko sähköinen allekirjoittaminen edes laillista?

Kyllä! Euroopassa ja Yhdysvalloissa vallitsee sopimisen vapaus, mikä antaa osapuolille mahdollisuuden keskenään päättää allekirjoittamisen tavasta, mikäli ei ole erityistä pakottavaa lainsäädäntöä kyseisen sopimuskohteen osalta (esim. pankkitilin avaaminen). Näin todetaan esimerkiksi Suomea sitovassa lainsäädännössä eli eIDAS artiklassa 25: “Sähköisen allekirjoituksen oikeusvaikutuksia ja käytettävyyttä todisteena oikeudellisissa menettelyissä ei voida kieltää pelkästään sillä perusteella, että se on sähköisessä muodossa tai että se ei täytä hyväksyttyjen sähköisten allekirjoitusten vaatimuksia.”

Suomessa vallitsee sitkeä harhaluulo, että sähköinen allekirjoittaminen vaatii lain mukaan niin sanottua vahvaa tunnistamista. Tämä ei pidä paikkaansa. Keskeistä on se, mitä voidaan todistaa mahdollisissa ristiriitatilanteissa. Perinteinen kynä & paperi sopimus ei anna minkäänlaista varmuutta allekirjoittajasta ja valtaosa sopimuksista allekirjoitetaan ilman, että kaikki sopimusosapuolet ovat allekirjoitushetkellä samassa paikassa. Tosiasiassa valtaosa allekirjoituksista ei sisällä minkäänlaista allekirjoittajan tunnistamista ja käsin tehty nimikirjoitus voidaan helposti väärentää ja siirtää sekä paperiseen että digitaaliseen dokumenttiin. Ja silti erittäin harvoin kukaan pystyy tai haluaa kiistää allekirjoitusta. Sen sijaan paljon kiistellään allekirjoitetun asiakirjan sisällöstä.

 

Näin SignHerolla varmistetaan, että ristiriitatilanteista selvitään varsin helposti:

  • Allekirjoituskutsun lähettäjä̈ on vastuussa allekirjoittajien sähköpostiosoitteen aitoudesta. Aivan samalla tavalla kuin kirjeen lähettäjä vastaa vastaanottajan tietojen oikeellisuudesta. Kaikki SignHeron kautta tapahtuva tiedonsiirto on salattua.
  • Allekirjoittaja vastaa oman sähköpostinsa käytöstä̈. Tyypillisesti sopimuksia edeltää viestien vaihto sähköpostilla, joka on luonteva tapa varmistua sähköpostiosoitteen aitoudesta, ja tämä rituaali todistaa sopimusosapuolien aikomuksen sopimuksen tekemiseen.
  • SignHero sinetöi dokumentin sertifikaatilla. Mikäli joku muuttaa allekirjoitettua dokumenttia digitaalisesti, allekirjoitus ei ole ole enää pätevä eli näin estetään dokumentin sisällön muuttaminen allekirjoituksen jälkeen. Allekirjoitettu asiakirja tallentuu myös SignHeroon, jonka avulla voidaan aina tarkistaa, että mikä versio on allekirjoitettu. Tätä ominaisuuttaa ei saa ikinä̈ paperisopimukselle, jossa sopimuksen sisältöä̈ voidaan muuttaa allekirjoittamisen jälkeen.
  • Allekirjoitustapahtumasta tallentuu allekirjoittajien nimi ja sähköposti, aikaleima ja IP osoite SignHeron tietokantaan, jossa nämä̈ tiedot ovat kaikkien sopimuksen osapuolien käytettävissä.

Jere Vento
COO Signhero

Allekirjoittaminen kiinteistötiedon palvelualustalla, Avaa.io ja SignHero

Pienikin maksu sähköisessä allekirjoituksessa varmasti tuntuu lisäkustannukselta. Harva silti tajuaa kuulakärkikynällä syntyviä epäsuoria allekirjoittamisen kuluja, kuten esimerkiksi matkustamista ja työaikaa. Todellisuudessa sähköinen allekirjoittaminen maksaa lähes aina itsensä takaisin erittäin nopeasti. SignHeron ja Avaa.io:n avulla allekirjoittaminen on silti halvinta mahdollista, sillä se ei tuota mitään lisäkustannuksia.

Avaa.io:n allekirjoitusprosessit ovat sujuvoittaneet jo satojen taloyhtiöden prosesseja. Avoimen lähdekoodin ratkaisujen käyttö edesauttaa tavoitetta sujuvasta ja kustannustehokkaasta palvelusta. Kustannukset tukipalveluissa minimoidaan lisäksi laadukkaalla dokumentaatiolla. Signhero:n dokumentaatio on erinomainen ja rajapinnat ketterät mikä mahdollisti sujuvan käyttöönoton. Dokumentit ovat allekirjoitettuna ja arkistoituna Avaa.io-alustalla heti, kun allekirjoitukset on tehty. Lisäksi dokumentit jaetaan halutuille sidosryhmille automaattisesti.

Perinteinen kynä & paperi sopimus ei anna minkäänlaista varmuutta allekirjoittajasta ja valtaosa sopimuksista allekirjoitetaan ilman, että kaikki sopimusosapuolet ovat allekirjoitushetkellä samassa paikassa

Avaa.io-alustalla allekirjoitusprosessin käynnistys onnistuu yksinkertaisella kaavalla.

  • Kirjaudu Avaa.io palvelualustalle
  • Valitse allekirjoitettava dokumentti
  • Valitse allekirjoittajat tai allekirjoittajaryhmät (Avaa.io hakee allekirjoittajiksi automaattisesti esimerkiksi taloyhtiön hallituksen jäsenet)
  • Valitse kansio mihin dokumentti arkistoidaan Avaa.io:ssa allekirjoitusprosessin jälkeen. (Tämä määrittää myös sen kenelle dokumentti tulee saataville mobiiliapplikaatiossa)
  • Lähetä dokumentti allekirjoitukseen ja tarvittaessa muistuta osapuolia allekirjoituksesta!

Allekirjoitusmuistutukset saadaan liikkeelle napin painalluksella, ja dokumentit arkistoidaan automaattisesti, kun allekirjoitukset on saatu kerättyä.

Lisäksi Signheron ja Avaa.io:n yhteistyössä allekirjoittajan henkilökohtaiseen varmistukseen tuodaan lisäkerros, verrattuna Signheron peruskäyttöön. Henkilöt sähköpostiosoitteiden takana vahvistetaan vahvalla pankkitunnistuksella.

Avaa.io tunnistaa kaikki käyttäjänsä pankkitunnistautumisella palvelun käyttöönoton yhteydessä, ja varmistuu täten sähköpostiosoitteiden käyttäjien henkilöllisyydestä. Alustan sisäisen allekirjoitusprosessin myötä allekirjoittajien sähköpostit on siis verifioitu ja liitetty vahvasti tunnistettuun käyttäjään. Avaa.io:n ja Signheron yhteiskäyttö ei siis eroa erillismaksullisista allekirjoituspalveluista allekirjoittajien tunnistettavuuden puolesta mitenkään. 

 

Mikko Juusola
CEO Avaa Solutions Oy

 

 

huoneistotietojärjestelmä

Isännöintijärjestelmä kasvaa yhteistyöllä

Fyysistä ja digitaalista yhteistyötä

Isännöinti on hyvin henkilösidonnainen ala, ja samasta syystä toiminta on vaikeasti monistettavissa isoon skaalaan. Isännöinnin laadun kokemus syntyy isännöitsijähenkilöstä lähes täysin. Valitettavasti loistavankin isännöitsijän työkapasiteetti tulee täyteen noin 25 taloyhtiön kohdalla. Sitä useampaa on vaikea palvella säilyttäen laatu korkeana. Palvelun laadun tasaisena pitämiseen Avaa.io on erinomainen työkalu.

 

Loistavakaan isännöitsijä ei pärjää yksin

Jotta loistava henkilöisännöitsijä voisi palvella mahdollisimman montaa taloyhtiötä säilyttäen korkean laadun työssään, tehtävien järkevä delegointi eri alojen asiantuntijoille on avainroolissa. Jokainen ammattilainen pystyy keskittymään silloin siihen, missä on oikeasti hyvä. Toisin sanoen loistavan hallinnollisen isännöitsijän ei missään nimessä kannata olla antamassa teknistä lausuntoa taloyhtiön ilmastointilaitteiden kunnosta, vaan sen tulee tehdä LVI-alan asiantuntija. Samaa ajatusmallia on tarpeen seurata myös ohjelmistokehityksessä ja erityisesti isännöintijärjestelmän kehityksessä. Ohjelmistot ovat ajan saatossa siirtyneet paikkasidonnaisista kokonaisuuksista pilvipalveluiksi ja käytettäväksi mistä tahansa, missä on toimivat verkkoyhteydet. Samaan aikaan käynnissä on ollut vahva kehitys ohjelmistojen yhteistoiminnan sujuvoittamiseksi ja standardoimiseksi. Rajapinnoista ja integraatioista on tullut todella tärkeä osa modernia ohjelmistokehitystä. Avaa.io:n mahdollistamat integraatiot eivät jätä isännöitsijää yksin.

Mikään järjestelmä ei pysty tarjoamaan kaikkia tarvittavia ominaisuuksia ilman kumppaneita, aivan kuten loistava isännöitsijäkään ei pysty jokaista taloyhtiön tarvetta täyttää yksin. On tarpeellista määritellä tarkasti, mitä toimintoja oman järjestelmän halutaan tekevän ja mihin toimintoihin kannattaa etsiä yhteistyökumppaneita rajapintoja hyödyntämällä. Isännöitsijän kannattaa käyttää LVI-alan asiantuntijaa ilmastointilaitteen huoltotarpeen arvioimiseen ja ohjelmistotoimittajan kannattaa käyttää yhteistyökumppanin palvelua rajapintojen avulla, jos kumppani tuottaa ominaisuuden paremmin kuin itse.

 

Avaa.io-isännöintijärjestelmä

Avain isännöitsijän työtä palvelevan järjestelmän luomiseen on yhteistyö

Isännöinti ja Isännöintijärjestelmät ovat erinomainen esimerkki tarpeesta luoda vahva yhteistyöverkosto, sekä fyysisten yhteistyökumppanien, että ohjelmistojen näkökulmasta. Isännöitsijöiden (kuten myös isännöintijärjestelmien) tulisi olla mestareita löytämään verkostostaan asiantuntijoita. Avaa.io on kehitetty alusta asti silmällä pitäen rajapintayhteistöitä. Kenelläkään ei ole resursseja rakentaa kaikkia isännöitsijän tarvitsemia ominaisuuksia, vaan avain käyttäjää palvelevan isännöitijärjestelmän rakentamiseen onkin laaja yhteistyö ohjelmistotoimittajien kanssa. Ohjelmistoarkkitehtuurimme mahdollistaa ketterän rajapintayhteistyön käytännössä minkä tahansa tahon kanssa joka tuottaa palveluita isännöitsijöiden ja taloyhtiöiden käyttöön. Avaa.io:n älykkään käyttäjäoikeushallinnan avulla pystytään tehokkaasti tuomaan tietoa myös ulkopuolisesta järjestelmästä juuri niille (ja vain niille), joilla on oikeus tietoa tarkastella.

Avaa.io:n API-kerrosta (eli rajapintakerrosta) hyödynnetään jo monen toimijan kanssa:

    • Kaupparekisterin rajapinnalta tarkistamme taloyhtiöiden perustietoja.
    • Signhero.io-kumppanimme rajapinnan avulla tarjoamme sähköisen allekirjoituksen Avaa.io:n käyttäjille ilman lisäkustannuksia(!).
    • Liikutamme kaksisuuntaisesti vikailmoitustietoja sekä huoltoyhtiöiden kuittauksia ja raportteja Tarmo-kiinteistöhuollon ohjelmiston kanssa.
    • Viestinnässä SMS-viestien lähetys tapahtuu rajapintayhteistyön avulla.
    • Veden- ja lämmönkulutukseen sekä moneen muuhun talotekniseen mittaukseen liittyvään tiedon esittämiseen Avaa.io:ssa on jo mahdollisuus.

 

isännöitsijä

Tiedon tehokas jakaminen sidosryhmille on Avaa.io:n vahvuus

Avaa.io:ssa tiedon esittäminen ei rajoitu pelkästään isännöitsijään. Mobiilisovelluksen avulla se voidaan selkeästi esittää myös taloyhtiöiden hallituksille, osakkaille, asukkaille ja muille sidosryhmille, joilla tietoihin on oikeus päästä. Olemme valmistautuneet jo esimerkiksi sähköautojen lataustietojen tuontiin osakkaiden ja asukkaiden käytettäväksi. Puhumattakaan huoneistotietojärjestelmästä, joka ansaitsee kokonaan oman blogikirjoituksen. Rajapintojen lisäksi Avaa.io:on voi helposti integroida ulkoisia verkkopalveluita. Esimerkiksi pelastussuunnitelmat, AsumisPLUS-vahinkoilmoituslomakkeet tai isännöintitoimistojen omat web-pohjaiset asukasoppaat voidaan helposti integroida osaksi Avaa.io:ta. Palvelut tulevat loppukäyttäjän käytettäväksi samaan mobiilisovellukseen, missä on jo muutkin taloyhtiön tiedot ja palvelut.

 

Ohjelmistokehityksen tulevaisuus on yhteistyötä eri toimijoiden välillä standardisoituja rajapintamenetelmiä hyödyntäen, ja se tulevaisuus on täällä jo tänään.

 

Tomi
Chief Technology Officer

Avaa.io vaalii läpinäkyvyyttä myös omassa toiminnassaan, minkä johdosta haluamme tarjota kokeiluversion ilmaiseksi. Voit kokeilla älykästä isännöintijärjestelmä ja taloyhtiön mobiilisovellus Avaa.io:ta ilmaiseksi niin kauan kuin haluat.

 

 

 

 

Yhteistyössä kanssamme muun muassa:

AVAA.IO - Älykästä tiedon- ja tehtävienhallintaa

Avaa.io on älykäs kiinteistön tiedon- ja tehtävien hallinta-alusta tehokkaaseen tiedon jakamiseen ja hyötykäyttöön eri sidosryhmien kesken. 

Taustaltamme löytyy yli 30 vuotta isännöinnin, ja taloyhtiöiden taloushallinnon, sekä yli 10 vuotta ohjelmistokehityksen kokemusta, yhdistettynä ennakkoluulottomaan intohimoon uudistaa toimialaa

Ota Suora yhteys

Jani Neulaniemi

Asiakkuuspäällikkö

  • +358 45 7884 2680
  • jani.neulaniemi@avaa.io

Tai lähetä viesti

Lähettämällä lomakkeen hyväksyt tietosuojaehtomme.