Onko sähköinen allekirjoittaminen edes laillista?

Yhteispostaus Signhero.io:n kanssa

Onko sähköinen allekirjoittaminen edes laillista?

Kyllä! Euroopassa ja Yhdysvalloissa vallitsee sopimisen vapaus, mikä antaa osapuolille mahdollisuuden keskenään päättää allekirjoittamisen tavasta, mikäli ei ole erityistä pakottavaa lainsäädäntöä kyseisen sopimuskohteen osalta (esim. pankkitilin avaaminen). Näin todetaan esimerkiksi Suomea sitovassa lainsäädännössä eli eIDAS artiklassa 25: “Sähköisen allekirjoituksen oikeusvaikutuksia ja käytettävyyttä todisteena oikeudellisissa menettelyissä ei voida kieltää pelkästään sillä perusteella, että se on sähköisessä muodossa tai että se ei täytä hyväksyttyjen sähköisten allekirjoitusten vaatimuksia.”

Suomessa vallitsee sitkeä harhaluulo, että sähköinen allekirjoittaminen vaatii lain mukaan niin sanottua vahvaa tunnistamista. Tämä ei pidä paikkaansa. Keskeistä on se, mitä voidaan todistaa mahdollisissa ristiriitatilanteissa. Perinteinen kynä & paperi sopimus ei anna minkäänlaista varmuutta allekirjoittajasta ja valtaosa sopimuksista allekirjoitetaan ilman, että kaikki sopimusosapuolet ovat allekirjoitushetkellä samassa paikassa. Tosiasiassa valtaosa allekirjoituksista ei sisällä minkäänlaista allekirjoittajan tunnistamista ja käsin tehty nimikirjoitus voidaan helposti väärentää ja siirtää sekä paperiseen että digitaaliseen dokumenttiin. Ja silti erittäin harvoin kukaan pystyy tai haluaa kiistää allekirjoitusta. Sen sijaan paljon kiistellään allekirjoitetun asiakirjan sisällöstä.

 

Näin SignHerolla varmistetaan, että ristiriitatilanteista selvitään varsin helposti:

  • Allekirjoituskutsun lähettäjä̈ on vastuussa allekirjoittajien sähköpostiosoitteen aitoudesta. Aivan samalla tavalla kuin kirjeen lähettäjä vastaa vastaanottajan tietojen oikeellisuudesta. Kaikki SignHeron kautta tapahtuva tiedonsiirto on salattua.
  • Allekirjoittaja vastaa oman sähköpostinsa käytöstä̈. Tyypillisesti sopimuksia edeltää viestien vaihto sähköpostilla, joka on luonteva tapa varmistua sähköpostiosoitteen aitoudesta, ja tämä rituaali todistaa sopimusosapuolien aikomuksen sopimuksen tekemiseen.
  • SignHero sinetöi dokumentin sertifikaatilla. Mikäli joku muuttaa allekirjoitettua dokumenttia digitaalisesti, allekirjoitus ei ole ole enää pätevä eli näin estetään dokumentin sisällön muuttaminen allekirjoituksen jälkeen. Allekirjoitettu asiakirja tallentuu myös SignHeroon, jonka avulla voidaan aina tarkistaa, että mikä versio on allekirjoitettu. Tätä ominaisuuttaa ei saa ikinä̈ paperisopimukselle, jossa sopimuksen sisältöä̈ voidaan muuttaa allekirjoittamisen jälkeen.
  • Allekirjoitustapahtumasta tallentuu allekirjoittajien nimi ja sähköposti, aikaleima ja IP osoite SignHeron tietokantaan, jossa nämä̈ tiedot ovat kaikkien sopimuksen osapuolien käytettävissä.

Jere Vento
COO Signhero

Allekirjoittaminen kiinteistötiedon palvelualustalla, Avaa.io ja SignHero

Pienikin maksu sähköisessä allekirjoituksessa varmasti tuntuu lisäkustannukselta. Harva silti tajuaa kuulakärkikynällä syntyviä epäsuoria allekirjoittamisen kuluja, kuten esimerkiksi matkustamista ja työaikaa. Todellisuudessa sähköinen allekirjoittaminen maksaa lähes aina itsensä takaisin erittäin nopeasti. SignHeron ja Avaa.io:n avulla allekirjoittaminen on silti halvinta mahdollista, sillä se ei tuota mitään lisäkustannuksia.

Avaa.io:n allekirjoitusprosessit ovat sujuvoittaneet jo satojen taloyhtiöden prosesseja. Avoimen lähdekoodin ratkaisujen käyttö edesauttaa tavoitetta sujuvasta ja kustannustehokkaasta palvelusta. Kustannukset tukipalveluissa minimoidaan lisäksi laadukkaalla dokumentaatiolla. Signhero:n dokumentaatio on erinomainen ja rajapinnat ketterät mikä mahdollisti sujuvan käyttöönoton. Dokumentit ovat allekirjoitettuna ja arkistoituna Avaa.io-alustalla heti, kun allekirjoitukset on tehty. Lisäksi dokumentit jaetaan halutuille sidosryhmille automaattisesti.

Perinteinen kynä & paperi sopimus ei anna minkäänlaista varmuutta allekirjoittajasta ja valtaosa sopimuksista allekirjoitetaan ilman, että kaikki sopimusosapuolet ovat allekirjoitushetkellä samassa paikassa

Avaa.io-alustalla allekirjoitusprosessin käynnistys onnistuu yksinkertaisella kaavalla.

  • Kirjaudu Avaa.io palvelualustalle
  • Valitse allekirjoitettava dokumentti
  • Valitse allekirjoittajat tai allekirjoittajaryhmät (Avaa.io hakee allekirjoittajiksi automaattisesti esimerkiksi taloyhtiön hallituksen jäsenet)
  • Valitse kansio mihin dokumentti arkistoidaan Avaa.io:ssa allekirjoitusprosessin jälkeen. (Tämä määrittää myös sen kenelle dokumentti tulee saataville mobiiliapplikaatiossa)
  • Lähetä dokumentti allekirjoitukseen ja tarvittaessa muistuta osapuolia allekirjoituksesta!

Allekirjoitusmuistutukset saadaan liikkeelle napin painalluksella, ja dokumentit arkistoidaan automaattisesti, kun allekirjoitukset on saatu kerättyä.

Lisäksi Signheron ja Avaa.io:n yhteistyössä allekirjoittajan henkilökohtaiseen varmistukseen tuodaan lisäkerros, verrattuna Signheron peruskäyttöön. Henkilöt sähköpostiosoitteiden takana vahvistetaan vahvalla pankkitunnistuksella.

Avaa.io tunnistaa kaikki käyttäjänsä pankkitunnistautumisella palvelun käyttöönoton yhteydessä, ja varmistuu täten sähköpostiosoitteiden käyttäjien henkilöllisyydestä. Alustan sisäisen allekirjoitusprosessin myötä allekirjoittajien sähköpostit on siis verifioitu ja liitetty vahvasti tunnistettuun käyttäjään. Avaa.io:n ja Signheron yhteiskäyttö ei siis eroa erillismaksullisista allekirjoituspalveluista allekirjoittajien tunnistettavuuden puolesta mitenkään. 

 

Mikko Juusola
CEO Avaa Solutions Oy

 

 

Isännöintijärjestelmä

Isännöintijärjestelmän kehittäminen – Kaikki on mahdollista, tai sitten ei

Isännöintijärjestelmän kehittäminen

”Kaikki on mahdollista”

Kehitysprojekteihin liittyen olen kuullut usein sanottavan, että ”Kaikki on mahdollista, jos on resursseja ja aikaa”. Tämä voi pitää paikkansa unelmamaailmassa, mutta todellisuudessa missään ei ole käytössään rajattomasti resursseja, tai erityisesti aikaa. On ollut mielenkiintoista käydä keskusteluja henkilöiden kanssa, jotka vastaavat ohjelmistokehityksestä isommissakin yrityksissä. Kaikilla tuntuu olevan sama haaste, backlog on nälkävuoden mittainen ja resursseja ei ole tarpeeksi tyydyttämään mielikuvia, mitä löysät ”kaikki on mahdollista”-heitot synnyttää. Mitä keinoja backlogin hallitsemiseen sitten on, jos 3 hengen kehitystiimillä on samat bagklog-haasteet, kuin 20 tai 50 hengen tiimilläkin? Itse pyrimme tekemään tarkat strategiset rajaukset, mitä tehdään itse ja mihin etsitään kumppanit. Lisäksi kehitysprosessin ja eri ominaisuuksien vaatiman vaatimustason yhteinen ymmärtäminen koko tiimin kesken edesauttaa backlogin ja odotusten hallintaa.

Isännöintijärjestelmä
Kehitysprosessin pohjaksi on lukematon määrä konsulttien metodeita ja kirjallisuutta, mutta ainut keino löytää omalle tiimille sopiva tapa on kokeilla, ja sen jälkeen kyseenalaistaa olemassaolevat tavat ja iteroida prosessia jatkuvasti.

Ohjelmistokehityksen trendit ja kaunopuheet vs. käytäntö

Ohjelmistokehitysprosessit elävät voimakkaasti globaalien trendien mukana. Vesiputousmallista on tultu kohti Scrum- ja Agile-tyylisiä metodologioita, joissa kehitysprosessin joustavuutta pitäisi olla enemmän. Design thinking:ksi kutsuttu tapa miettiä käyttäjälähtöisesti palveluita, on suuri trendi ohjelmistojen suunnittelussa ja kehityksessä tänä päivänä.

Design thinking-metodeissa on hieno ja jalo teoreettinen lähtöajatus, mutta käytännössä nämä teoriat on hyvin haastava toteuttaa monimutkaisten ja moniulotteisten verkkopalvelujen kanssa, erityisesti alustapalveluiden kanssa. On todella helppo sanoa, että ”tehdään käyttäjäystävällinen palvelu”, mutta kuinka se sitten käytännössä toteutetaankaan, on ydinkysymys. Vastaavat lauseet jää usein palaverien käsienheilutteluksi ja kaunopuheeksi. Ei riitä, jos yrityksen johto julistaa ja ylistää Agilea ohjelmistokehitysprosessia ja käyttäjäystävällisyyttä. Tekijöiden pitää nähdä ja tuntea että joustavuutta, vaikutusvaltaa, liikkumatilaa, ja jopa mahdollisuus tehdä virheitä on olemassa. Tämän kaltaisessa kehitysympäristössä käyttäjäystävällisyyttä ja innovatiivisuutta on vasta mahdollista synnyttää.

Kaikki se luovuus, mitä digitaalisten palvelujen rakentaminen vaatii, syntyy suunnittelijoiden (nykyään trendikkäästi myös palvelumuotoilijoiden) ja erityisesti ohjelmoijien työpöydällä, kun he yrittävät tulkita liiketoiminnan tarpeita ja viestejä, asiakkaiden palautetta, sekä dataa, ja muokata nämä heikot signaalit halutuiksi, hyödyllisiksi ja helppokäyttöisiksi ominaisuuksiksi. Ideasta powerpoint-slidella on pitkä matka toimivaksi ja helppokäyttöiseksi todelliseksi ominaisuudeksi.

Taloyhtiön palvelualusta
Avaa.io on kokonaisvaltainen taloyhtiön palvelualusta

Avaa.io:n tapa tehdä kehitystyötä

Avaa.io:n kehityksessä meille on ollut alusta asti tärkeää löytää omaan työtapaan, tiimiin ja työympäristöön sopiva tapa tehdä kehitystyötä. Emme ole orjallisesti seuranneet jotain tiettyä oppikirjoissa määriteltyä Scrum-prosessia, vaan yrityksen ja erehdyksen kautta löytäneet tiimillemme erinomaisen tavan tehdä tehokkaasti ja bugittomasti tuotantoon päätyvää koodia. Emme ole (ja tuskin koskaan tulemmekaan valmiiksi kehitysprosessin kanssa), mutta etsimme jatkuvasta tapoja tiimin yhteistyön parantamiseksi. Olennaisin asia on yrittää ymmärtää loppukäyttäjiä, ja tulkata heidän tarpeitaan tietokantarakenteiksi, funktioiksi ja muuttujiksi.

Käytännössä tehokkaan ja tarkoitusta palvelevan kehitystyön meillä mahdollistaa jatkuva läheinen vuoropuhelu kumppani-isännöitsijöiden ja kumppanitaloyhtiöiden kanssa. Vaikka ominaisuuksien suunnittelu olisi tehty kuinka tarkasti, ja post-it-lappuja laitettu valkotaululle miten paljon tahansa, niin uusien ominaisuuksien ensimmäiset versiot ovat aina kehitystiimin arvauksia. Tukeeko ominaisuus lopulta käyttötarkoitusta, näkyy vasta oikeassa käytössä. Kun ominaisuudet ovat käytössä tuotantoympäristössä ja oikeassa asiakastyössä, niin alkaa vasta selviämään, että mitä pitää parantaa, lisätä tai poistaa.

Isännöintijärjestelmä
Tarkoitusta palvelevan tietojärjestelmän suunnittelu vaatii sekä post-it-lappuja että rautaista yhteistyötä ja ymmärrystä eri alan asiantuntijoiden välillä.

 

Iterointi on ainut keino miten monimutkaiset prosessit saadaan helppokäyttöisiksi ominaisuuksiksi, ja jotta pääsee iteroimaan, niin pitää olla ensin arvaus. Uusien ominaisuuksien kanssa tavoittelemme tuotantokelpoisuutta kumppanikäyttäjien käyttöön mahdollisimman nopeasti, ja sen jälkeen raivokkaasti iteroimme palautteen perusteella, jotta ominaisuus voidaan julkaista laajemmalle. Tyypillisesti ensimmäisestä prototyypistä helppokäyttöiseksi laajaan käyttöön soveltuvaksi ominaisuuksi meillä tarvitaan 7-10 iterointikierrosta. Pystymme tähän jopa yhden 1kk kestävän kehityssprintin aikana, mikä on mahdollistanut nopean kehitystahtimme.

Isännöintijärjestelmä
Tammikuu 2021 julkaisutiedot. Kehityssprinttimme kestää 1 kuukauden. Julkaisemme päivityksen siis kerran kuukaudessa.

Kun aloitimme Avaa.io:n kehitystyön, niin rehellisesti sanottuna emme olleet valmistautuneet siihen, miten monimutkainen ja moniulotteinen kokonaisuus isännöintijärjestelmä on konepellin alta. Puhumattakaan siitä, että tarjoamme myös taloyhtiöiden osapuolille mahdollisuuden käyttää samaa järjestelmää mobiilisovelluksella. Kun olemme nyt päässeet vaiheeseen, missä rakennamme kiinteistötiedonhallinnan lisäksi taloyhtiön taloushallintomoduuleita, en ihmettele enää, miksi markkinoilla on vain kourallinen toimijoita, jotka vastaavia ominaisuuksia tarjoaa. Avaa.io on erinomaisessa asemassa tulevaisuutta varten, koska olemme voineet alusta asti valmistautua maanmittauslaitoksen huoneistotietojärjestelmän vaatimuksiin.

Avaa.io:n kehitystä ohjaa loppumaton uteliaisuus ja nykyisten toimintatapojen kyseenalaistaminen ja tehostaminen teknologian avulla. Meidän mielestämme ”näin on aina tehty” ei ole tarpeeksi hyvä syy tehdä asioita, vaikka se olisikin helppo tapa.

”Näin on aina tehty” sijasta ”Näin kannattaa tehdä” ohjaa meidän toimintaa ja kehitystyötä.

Tomi Salo CTO

 

Ps. Maa- ja metsätalousministeriön blogista voi lukea mitkä valtion visiot ovat huoneistotietojärjestelmän (eli ASREKin) tulevaisuudelle:

https://mmm.fi/blogit/-/blogs/huoneistotietojarjestelma-kehittyy-todelliset-tuottavuusharppaukset-vasta-edessa

 

 

 

Huoneistotietojärjestelmään siirtyminen – Mitä jokaisen tulisi tietää?

Huoneistotietojärjestelmään siirtyminen – Mitä jokaisen isännöitsijän, asunto-osakkeen omistajan ja taloyhtiön hallitusjäsenen tulisi tietää ASREKista?

 

Muistatko asuntokauppoja tehdessäsi, kun omistuksensiirtomerkinnät kirjoitettiin kellastuneen paperisen osakekirjan kulmaan kuulakärkikynällä? Tämä esimerkki on hyvä pitää muistissa tätä blogipostaustakin lukiessa.

Omistussiirtomerkintä

Kellastuneita papereita voidaan lain mukaan käyttää myös taloyhtiön virallisina osakerekistereinä, joiden perusteella tarkastellaan miljoonien arvoisen kiinteistöomaisuuden omistussuhteita. Onneksi ammatti-isännöitsijät ovat vuosikymmenet jo omalla toiminnallaan edesauttaneet, että tilanne ei kellastuneiden papereiden tasolla enää ole vuonna 2020. Tulevina vuosina olemme kuitenkin uuden äärellä ja vuoteen 2022 loppuun mennessä paperisten osakekirjojen kuulakärkikynämerkinnätkin pitäisi olla menneisyyttä, kuten myös taloyhtiöiden omatoimisesti ylläpitämien osakerekistereiden. Uusissa taloyhtiöissä ei enää paperisia osakekirjoja edes oteta käyttöön. Suomessa on silti noin 88 000 vanhempaa taloyhtiötä, joissa paperiset osakekirjat ovat edelleen käytössä. Mitä isännöitsijän, taloyhtiöiden hallitusten jäsenten ja osakkeenomistajan on hyvä tietää toimenpiteistä, joita vaaditaan ennen kuin  huoneistotietojärjestelmän ja Dias:in kaltaiset modernit toimintatavat saadaan valtakunnalliseen laajaan käyttöön?

Mikä on ASREK eli huoneistotietojärjestelmä?

Sähköinen osakehuoneistorekisteri, eli ASREK, eli Huoneistotietojärjestelmä on varmasti yksi suurimmista kehitysprojekteista, mitä Maanmittauslaitos on toteuttanut. Miljoonat suomalaiset tulevat hyötymään hankkeesta, vaikka suurin osa ei sitä välttämättä tule koskaan tiedostamaan. Tulevaisuudessa todennäköisesti ihmetellään, miten on voinut olla mahdollista ylläpitää osakerekistereitä ja siirtomerkintöjä muualla, kuin valtakunnallisessa virallisessa rekisterissä. ASREK-hankkeessa monimutkainen kokonaisuus on saatu hämmästyttävän yksinkertaiseen muotoon.

 

ASREK huoneistotietojärjestelmä

 

Yksinkertaistettuna ASREK on maanmittauslaitoksen ylläpitämä rekisteri siitä, kuka omistaa yksittäiset huoneisto-osakkeet. Huoneisto-osakkeet yhdessä muodostavat taloyhtiön ja taloyhtiö on taho, joka (yleensä) omistaa kiinteistön, missä huoneistot sijaitsevat. Kiinteistöille vastaava Maanmittauslaitoksen ylläpitämä omistusrekisteri on ollut käytössä jo kauan, mutta taloyhtiöiden sisäinen tieto omistussuhteista (eli osakerekisteri) on ollut näihin päiviin asti vapaasti järjestettävissä taloyhtiön omasta toimesta. Toisin sanoen, taloyhtiö on voinut aiemmin itse päättää, miten pitävät kirjaa sisäisestä omistusrakenteestaanUsein tämän päätöksen on tehnyt isännöitsijä taloyhtiön valtuutuksella. Omistusrakenne tarkoittaa listausta siitä, kuka omistaa mitkäkin osakkeet (ja on oikeutettu hallinnoimaan) mitäkin huoneistoa. On hyvä muistaa, että omistaessa asunto-osakkeen, ei todellisuudessa omista huoneistoa, vaan oikeuden hallita taloyhtiön omistamaa huoneistoa.

Taloyhtiö on voinut aiemmin itse päättää, miten pitävät kirjaa sisäisestä omistusrakenteestaan.

Miten sinun asunto-osakkeesi omistusmerkinnän tietoa ylläpidetään?

Taloyhtiön sisäinen osakerekisteri on menneisyydessä voitu siis vapaasti toteuttaa taloyhtiön itsensä määrittelemällä tavalla. Keinoja osakerekisterin ylläpitoon on voinut olla monia, ja ylläpitoa on voitu tehdä niin ruutupaperilla, excelillä, wordilla tai isännöintijärjestelmällä. Omistusten siirrot on kirjattu osakekirjan kulmaan ja isännöitsijä on merkinnyt uuden omistajan taloyhtiön osakasrekisteriin, kun on saanut todisteet omistuksen siirtymisestä (yleensä kauppakirja ja varainsiirtoverokuitti). Käytännöt ovat ymmärrettävästi muodostuneet kirjaviksi, kun osakerekisteriä on voitu ylläpitää lukemattomilla eri tavoilla. Tiedon standardisointi yhteen Maanmittauslaitoksen ylläpitämään valtakunnalliseen rekisteriin on monimutkainen operaatio, kun taloyhtiöiden osakerekistereitä on ylläpidetty monella eri tyylillä vuosikymmeniä. Pääkohdat, eli kuka omistaa ja mitä, ovat varmasti suurelta osin kunnossa, mutta yksityiskohdat voivat aiheuttaa haasteita. Ja kun puhutaan tietojärjestelmistä, on yksityiskohdilla merkittävä rooli.

Maanmittauslaitos on saanut oman puolensa projektista hyvään vaiheeseen, eli luonut infrastruktuurin tietojen hallinnoinnille. Toinen vaihe projektista, eli tietojen syöttäminen huoneistotietojärjestelmään on alkanut jo manuaalisesti siirrettävän tiedon osalta. Vapaasti ylläpidettyjä osakeluetteloita aletaan siis siirtämään keskitetysti ylläpidettyyn rekisteriin, ja niistä tulee julkisen sektorin ylläpitämiä virallisia rekistereitä. Ilman sidosryhmien aktiivisuutta ASREK on vain tyhjät kuoret, kunnes tiedot ovat sinne syötetty isännöitsijöiden ja taloyhtiöiden toimesta. Me kaikki tiedämme ja tunnemme itse omistamiemme asuntojen tiedot, omistukset ja omistusmuutokset yksityiskohtaisesti. Onko se tieto samalla tasolla taloyhtiöiden omissa merkinnöissä (ruutupapereissa, exceleissä tai isännöintijärjestelmässä), josta siirrot huoneistotietojärjestelmään lopulta tehdään? Tämä on erittäin tärkeä kysymys erityisesti siinä vaiheessa, kun tietoja aletaan siirtämään massoittain isännöintijärjestelmistä.

 

Ilman sidosryhmien aktiivisuutta huoneistotietojärjestelmä on vain tyhjät kuoret, kunnes tiedot ovat sinne syötetty isännöitsijöiden ja taloyhtiöiden toimesta.

Mitä merkitystä on pienillä virheillä tiedoissa kun ennenkin niiden kanssa on pärjätty?

Menneisyydessä ei ole ollut ongelmaa, vaikka omistustiedoissa olisi ollut pieniä virheitä (esimerkiksi pieni kirjoitusvirhe sukunimessä), koska joka kerta, kun omistus muuttuu, selvitykset ja korjaukset on tehty manuaalisesti. Tämä on ollut kaikkien osapuolten työkuormaa kasvattava tekijä, vaikkakin lopulta aina toimiva tapa. Monen yksityiskohdan prosessista voisi automatisoida suhteellisen helposti ja tähän useat hankkeet (esimerkiksi KIRA-digi ja DIAS) pyrkivätkin. Voiko automatisointia tehdä, jos pohjadatassa on epätarkkuuksia ja virheitä? Voi toki, mutta lopputulos ei välttämättä ole toivottu.

datan laatu

En tarkoita datan virheillä sitä, että omistusosuudet olisivat räikeästi väärin (vaikka niitäkin inhimilliset virheet manuaalisessa suuren mittakaavan tietojen ylläpidossa voi tuottaa). Tarkoitan esimerkiksi kirjoitusvirheitä, tai että henkilötyyppi on osakeluettelossa väärä. Luonnollinen henkilö voi olla merkitty yritykseksi osakeluetteloon tai sukunimi-kenttään on voitu kirjoittaa lisäinfoksi ”kuolinpesä” tai ”c/o”. Manuaalisessa käsittelyssä tällä ei ole mitään merkitystä ja ihminen tajuaa helposti, että kyseessä on kuolinpesä tai luonnollinen henkilö. Automatisoinnissa ja tietojen ASREK-rakenteeseen viennissä tällä voi olla suurikin merkitys. Kuolinpesä- tai c/o-esimerkissä tietokone luulee luonnollisen henkilön sukunimeksi ”Virtanen Kuolinpesä” tai ”Virtanen c/o”. ASREK:iin tietojen siirtyessä asunnon omistaisi maanmittauslaitoksen järjestelmän mukaan luonnollinen henkilö sukunimeltään ”Virtanen kuolinpesä” tai ”Virtanen c/o”.

Kuulostaa pieneltä ongelmalta, mutta isossa mittakaavassa se saa aivan uuden merkityksen. Kuolinpesiä on todella paljon asunto-osakkeiden omistajina, ja ne ovat vain yksi esimerkki monien joukossa. Tullaan taas myös skaalahaasteeseen – muutaman sata riviä tarkastaa ja korjaa vielä helposti manuaalisesti. Jos tarkastettavaa on reilusti tätä suurempi määrä, on tarkastajan keskittymiskyky varmasti koetuksella, mikä altistaa inhimillisille virheille ja ei-toivotulle lopputulokselle. Kuolinpesät ja ”c/o”:t ovat vain yksi esimerkki. Myös yritykset omistavat huoneistoja, ja samat haasteet pätevät niihinkin.

 

Mitä käytännön haasteita taloyhtiötiedon siirrossa huoneistotietojärjestelmään voi ilmetä?

ASREK:issa on kaksi tietotyyppiä asunto-osakkeen omistajille: Luonnollinen henkilö ja juridinen henkilö. Jotta järjestelmät toimisivat nyt ja tulevaisuudessa oikein, myös pohjadatan tulee olla oikein. Alalla odotetaan Isännöintijärjestelmien ASREK-rajapintoja kuin kuuta nousevaa, mutta valitettavasti rajapinnat eivät yksin tee ihmeitä. Ne vain siirtävät olemassa olevan tiedon sellaisenaan toiseen tietokantaan. Eikä tässä tapauksessa mihin tahansa tietokantaan, vaan julkisen sektorin viralliseen rekisteriin, missä tieto tulee todennäköisesti olemaan ikuisesti. Virheiden jälkikäteen korjaaminen (julkisen sektorin byrokratia huomioiden) on asia, mihin en itse ainakaan haluaisi joutua. Relevantti pohdinta on myös, että kuka vastaa ASREK:iin siirrettyjen osakeluetteloiden oikeellisuudesta, jos jälkikäteen tulee selvitettävää. Onko se isännöitsijä, taloyhtiön hallitus vai osakas itse? Jokainen isännöintijärjestelmän joskus vaihtanut isännöitsijä ymmärtää ASREK-siirrossa piilevät haasteet, sillä kyseessä on samankaltainen datansiirto-operaatio.

Jokainen isännöintijärjestelmän joskus vaihtanut isännöitsijä varmasti ymmärtää ASREK-siirrossa piilevät haasteet, sillä kyseessä on samankaltainen datansiirto-operaatio.

Miten ihmeessä sitten tarkastetaan, että kaikki omistustiedot on oikein? Suoraviivainen ratkaisu on tietenkin manuaalinen tarkistaminen. Se kuulostaa simppeliltä, mutta mitä jos isännöintitoimistolla on 100 taloyhtiötä, joissa kaikissa on 40 asuntoa, ja jokaisella asunnolla keskimäärin 2 omistajaa? Se tarkoittaa, että yksi isännöintitoimisto käy läpi noin 8000 omistusmerkintää ennen ASREK-siirtoa. Eikä vain käy läpi, vaan myös korjaa ne. Korjattavaa tiedoissa löytyy 100% varmuudella. Lisäksi perinteisiä isännöintijärjestelmiä ei ole suunniteltu tukemaan tiedon tarkistamista kenttien sisällön suhteen (esimerkiksi asuntojen omistusprosentit voivat poiketa 100 prosentista). Perinteiset isännöintijärjestelmät eivät anna indikaatiota sille, että tietoja pitäisi korjata, vaan tarkistus ja korjaus on puhdasta käsityötä kiinteistösihteereille ja isännöitsijöille. Eikä riitä, että henkilörekisterin tarkistaa, vaan myös omistussidokset ja asuntojen perustiedot pitää tarkistaa. Todellisuudessa tarkastettavaa on siis huomattavasti enemmän kuin 8000 riviä. Ratkaisemisen arvoinen ongelma on siis löydetty.

ASREK rajapinta

Miten valmistella omistustiedot rajapintasiirtoa varten ja viedä laadukas data huoneistotietojärjestelmään?

Täysin automaattinen ratkaisuhan olisi mahtavaa, mutta valitettavasti sellaisen rakentaminen on käytännössä mahdotonta. Joudumme tyytymään siis puoliautomaattiseen tietojen tarkistamiseen, tosin siinäkin tapauksessa prosessi nopeutuu yhteen kuudesosaan manuaaliseen tapaan verrattuna (kyllä, olemme mitanneet tämän). Ilman järjestelmän apua testissämme kesti noin 90 minuuttia 60-asuntoisen taloyhtiön tietojen tarkistamiseen ja korjaamiseen. Käyttämällä älykästä tiedontarkastus- ja tuontimoduuliamme saimme tiputettua tuon ajan noin 15 minuuttiin ja samalla tuotettiin raportti tehdyistä tietojen korjauksista ja muutoksista. Raportin voi arkistoida tulevaisuutta varten, jos viennistä tulee joskus kysymyksiä. Raportti on myös oiva väline taloyhtiön hallituksen tiedonantoon. Käsittelemiemme taloyhtiöiden tiedot ovat nyt valmiita ASREK-vientiin, kun huoneistotietojärjestelmän siirtotiedostojen syöttötoiminnot lopulta avataan.

Tiedon tarkistus- ja raportointiprosessi kuuluu pakettiin, kun Avaa.io otetaan isännöintitoimistossa käyttöön. Isännöintitoimisto saa toimintaa tehostavan tehtävien- ja tiedonhallintatyökalun sekä ensiluokkaisen digitaalisen taloyhtiön palvelukanavan lisäksi tietojen tarkistuksen ja korjausraportit ASREK-vientiä varten. Puoliautomaattinen tietojen tarkastus säästäisi aika paljon aikaa Suomen noin 50 000 isännöintijärjestelmissä hallitun taloyhtiön skaalalla, jotka pitäisi saada ASREK:n piiriin rajapinnan kautta vuoden 2022 loppuun mennessä. Loput noin 38 000 taloyhtiötä siirretään manuaalisesti Maanmittauslaitoksen siirtotyökalulla.

huoneistotietojärjestelmä

Isännöintijärjestelmätoimittaja voi edesauttaa tietojen oikeana pitämistä esimerkiksi tehokkaiden ”checkereiden” avulla esimerkiksi tarkistamalla, että osakeryhmän omistus on tasan 100%. Monessa järjestelmässä tätä tarkistusta ei ole, ja se mahdollistaa inhimilliset virheet omistusosuuksien määrittelyssä. ASREK:iin ei tietenkään voi viedä omistustietoa asunnosta, jonka kokonaisomistus on esimerkiksi 133%. Tavanomainen huomaamaton inhimillinen virhe on myös, että osakkeiden numerointi ei täsmää yhtiöjärjestykseen. Osakkeiden numeroinnin tarkistaminen ilman automaatticheckereitä on raskas prosessi, joka jo itsessäänkin altistaa inhimillisille virheille.

Mikä erottaa Avaa.io:n isännöintijärjestelmissä datasiirtovaiheen jälkeenkin?

Avaa.io on ainutlaatuisessa asemassa, koska olemme voineet ottaa tietokantarakenteeseemme mallia suoraan huoneistotietojärjestelmästä, ja rakentaa isännöintijärjestelmän tietokannan vastaamaan maanmittauslaitoksen omaa tietokantarakennetta. Tämä ei olisi ollut mahdollista, jos tietokannassa olisi vuosikymmenien heikkolaatuinen pohjadata odottamassa. Rajapintojen toimivuutta edesauttaa huomattavasti, kun tiedot ovat samassa muodossa rajapinnan molemmissa päissä. Olemme rakentaneet Avaa.io:ta nyt noin 2 vuotta, ja Maanmittauslaitos on ollut alusta asti loistavana tukena. Lähetämme kiitokset tästä tuesta ja loistavasta palvelusta työryhmälle!

Näistä lähtökohdista on hyvä jatkaa vuoteen 2021 ja huoneistotietojärjestelmän täyttämiseen laadukkaalla taloyhtiödatalla. Laadukas pohjadata mahdollistaa palveluiden kehityksen joista taloyhtiöt tulevat varmasti hyötymään. Samalla päästään myös eroon kuulakärkikynällä tehdyistä suttuisista omistuksensiirtomerkinnöistä.

 

Tomi
Chief Technology Officer

 

Ps. Digitaalisten palveluiden kehityksessä kaikkein tärkeintä on tietenkin tietoturva ja tietosuoja. Lue, miten otamme huomioon tietosuojan isännöintijärjestelmässä.

Pps. Hallitus on juuri esittänyt lisäaikaa taloyhtiöiden tietojen siirtoon vuoden 2023 loppuun asti, ja Isännöintiliitto kannattaa lisäaikaa. Jos luit blogin, niin syitä lisäajan tarpeelle ei varmasti tarvitse kauan miettiä.

 

 

 

huoneistotietojärjestelmä

Isännöintijärjestelmä kasvaa yhteistyöllä

Fyysistä ja digitaalista yhteistyötä

Isännöinti on hyvin henkilösidonnainen ala, ja samasta syystä toiminta on vaikeasti monistettavissa isoon skaalaan. Isännöinnin laadun kokemus syntyy isännöitsijähenkilöstä lähes täysin. Valitettavasti loistavankin isännöitsijän työkapasiteetti tulee täyteen noin 25 taloyhtiön kohdalla. Sitä useampaa on vaikea palvella säilyttäen laatu korkeana. Palvelun laadun tasaisena pitämiseen Avaa.io on erinomainen työkalu.

 

Loistavakaan isännöitsijä ei pärjää yksin

Jotta loistava henkilöisännöitsijä voisi palvella mahdollisimman montaa taloyhtiötä säilyttäen korkean laadun työssään, tehtävien järkevä delegointi eri alojen asiantuntijoille on avainroolissa. Jokainen ammattilainen pystyy keskittymään silloin siihen, missä on oikeasti hyvä. Toisin sanoen loistavan hallinnollisen isännöitsijän ei missään nimessä kannata olla antamassa teknistä lausuntoa taloyhtiön ilmastointilaitteiden kunnosta, vaan sen tulee tehdä LVI-alan asiantuntija. Samaa ajatusmallia on tarpeen seurata myös ohjelmistokehityksessä ja erityisesti isännöintijärjestelmän kehityksessä. Ohjelmistot ovat ajan saatossa siirtyneet paikkasidonnaisista kokonaisuuksista pilvipalveluiksi ja käytettäväksi mistä tahansa, missä on toimivat verkkoyhteydet. Samaan aikaan käynnissä on ollut vahva kehitys ohjelmistojen yhteistoiminnan sujuvoittamiseksi ja standardoimiseksi. Rajapinnoista ja integraatioista on tullut todella tärkeä osa modernia ohjelmistokehitystä. Avaa.io:n mahdollistamat integraatiot eivät jätä isännöitsijää yksin.

Mikään järjestelmä ei pysty tarjoamaan kaikkia tarvittavia ominaisuuksia ilman kumppaneita, aivan kuten loistava isännöitsijäkään ei pysty jokaista taloyhtiön tarvetta täyttää yksin. On tarpeellista määritellä tarkasti, mitä toimintoja oman järjestelmän halutaan tekevän ja mihin toimintoihin kannattaa etsiä yhteistyökumppaneita rajapintoja hyödyntämällä. Isännöitsijän kannattaa käyttää LVI-alan asiantuntijaa ilmastointilaitteen huoltotarpeen arvioimiseen ja ohjelmistotoimittajan kannattaa käyttää yhteistyökumppanin palvelua rajapintojen avulla, jos kumppani tuottaa ominaisuuden paremmin kuin itse.

 

Avaa.io-isännöintijärjestelmä

Avain isännöitsijän työtä palvelevan järjestelmän luomiseen on yhteistyö

Isännöinti ja Isännöintijärjestelmät ovat erinomainen esimerkki tarpeesta luoda vahva yhteistyöverkosto, sekä fyysisten yhteistyökumppanien, että ohjelmistojen näkökulmasta. Isännöitsijöiden (kuten myös isännöintijärjestelmien) tulisi olla mestareita löytämään verkostostaan asiantuntijoita. Avaa.io on kehitetty alusta asti silmällä pitäen rajapintayhteistöitä. Kenelläkään ei ole resursseja rakentaa kaikkia isännöitsijän tarvitsemia ominaisuuksia, vaan avain käyttäjää palvelevan isännöitijärjestelmän rakentamiseen onkin laaja yhteistyö ohjelmistotoimittajien kanssa. Ohjelmistoarkkitehtuurimme mahdollistaa ketterän rajapintayhteistyön käytännössä minkä tahansa tahon kanssa joka tuottaa palveluita isännöitsijöiden ja taloyhtiöiden käyttöön. Avaa.io:n älykkään käyttäjäoikeushallinnan avulla pystytään tehokkaasti tuomaan tietoa myös ulkopuolisesta järjestelmästä juuri niille (ja vain niille), joilla on oikeus tietoa tarkastella.

Avaa.io:n API-kerrosta (eli rajapintakerrosta) hyödynnetään jo monen toimijan kanssa:

    • Kaupparekisterin rajapinnalta tarkistamme taloyhtiöiden perustietoja.
    • Signhero.io-kumppanimme rajapinnan avulla tarjoamme sähköisen allekirjoituksen Avaa.io:n käyttäjille ilman lisäkustannuksia(!).
    • Liikutamme kaksisuuntaisesti vikailmoitustietoja sekä huoltoyhtiöiden kuittauksia ja raportteja Tarmo-kiinteistöhuollon ohjelmiston kanssa.
    • Viestinnässä SMS-viestien lähetys tapahtuu rajapintayhteistyön avulla.
    • Veden- ja lämmönkulutukseen sekä moneen muuhun talotekniseen mittaukseen liittyvään tiedon esittämiseen Avaa.io:ssa on jo mahdollisuus.

 

isännöitsijä

Tiedon tehokas jakaminen sidosryhmille on Avaa.io:n vahvuus

Avaa.io:ssa tiedon esittäminen ei rajoitu pelkästään isännöitsijään. Mobiilisovelluksen avulla se voidaan selkeästi esittää myös taloyhtiöiden hallituksille, osakkaille, asukkaille ja muille sidosryhmille, joilla tietoihin on oikeus päästä. Olemme valmistautuneet jo esimerkiksi sähköautojen lataustietojen tuontiin osakkaiden ja asukkaiden käytettäväksi. Puhumattakaan huoneistotietojärjestelmästä, joka ansaitsee kokonaan oman blogikirjoituksen. Rajapintojen lisäksi Avaa.io:on voi helposti integroida ulkoisia verkkopalveluita. Esimerkiksi pelastussuunnitelmat, AsumisPLUS-vahinkoilmoituslomakkeet tai isännöintitoimistojen omat web-pohjaiset asukasoppaat voidaan helposti integroida osaksi Avaa.io:ta. Palvelut tulevat loppukäyttäjän käytettäväksi samaan mobiilisovellukseen, missä on jo muutkin taloyhtiön tiedot ja palvelut.

 

Ohjelmistokehityksen tulevaisuus on yhteistyötä eri toimijoiden välillä standardisoituja rajapintamenetelmiä hyödyntäen, ja se tulevaisuus on täällä jo tänään.

 

Tomi
Chief Technology Officer

Avaa.io vaalii läpinäkyvyyttä myös omassa toiminnassaan, minkä johdosta haluamme tarjota kokeiluversion ilmaiseksi. Voit kokeilla älykästä isännöintijärjestelmä ja taloyhtiön mobiilisovellus Avaa.io:ta ilmaiseksi niin kauan kuin haluat.

 

 

 

 

Yhteistyössä kanssamme muun muassa:

AVAA.IO - Älykästä tiedon- ja tehtävienhallintaa

Avaa.io on älykäs kiinteistön tiedon- ja tehtävien hallinta-alusta tehokkaaseen tiedon jakamiseen ja hyötykäyttöön eri sidosryhmien kesken. 

Taustaltamme löytyy yli 30 vuotta isännöinnin, ja taloyhtiöiden taloushallinnon, sekä yli 10 vuotta ohjelmistokehityksen kokemusta, yhdistettynä ennakkoluulottomaan intohimoon uudistaa toimialaa

Ota Suora yhteys

Jani Neulaniemi

Asiakkuuspäällikkö

  • +358 45 7884 2680
  • jani.neulaniemi@avaa.io

Tai lähetä viesti

Lähettämällä lomakkeen hyväksyt tietosuojaehtomme.