Yhteispostaus Signhero.io:n kanssa

Onko sähköinen allekirjoittaminen edes laillista?

Kyllä! Euroopassa ja Yhdysvalloissa vallitsee sopimisen vapaus, mikä antaa osapuolille mahdollisuuden keskenään päättää allekirjoittamisen tavasta, mikäli ei ole erityistä pakottavaa lainsäädäntöä kyseisen sopimuskohteen osalta (esim. pankkitilin avaaminen). Näin todetaan esimerkiksi Suomea sitovassa lainsäädännössä eli eIDAS artiklassa 25: “Sähköisen allekirjoituksen oikeusvaikutuksia ja käytettävyyttä todisteena oikeudellisissa menettelyissä ei voida kieltää pelkästään sillä perusteella, että se on sähköisessä muodossa tai että se ei täytä hyväksyttyjen sähköisten allekirjoitusten vaatimuksia.”

Suomessa vallitsee sitkeä harhaluulo, että sähköinen allekirjoittaminen vaatii lain mukaan niin sanottua vahvaa tunnistamista. Tämä ei pidä paikkaansa. Keskeistä on se, mitä voidaan todistaa mahdollisissa ristiriitatilanteissa. Perinteinen kynä & paperi sopimus ei anna minkäänlaista varmuutta allekirjoittajasta ja valtaosa sopimuksista allekirjoitetaan ilman, että kaikki sopimusosapuolet ovat allekirjoitushetkellä samassa paikassa. Tosiasiassa valtaosa allekirjoituksista ei sisällä minkäänlaista allekirjoittajan tunnistamista ja käsin tehty nimikirjoitus voidaan helposti väärentää ja siirtää sekä paperiseen että digitaaliseen dokumenttiin. Ja silti erittäin harvoin kukaan pystyy tai haluaa kiistää allekirjoitusta. Sen sijaan paljon kiistellään allekirjoitetun asiakirjan sisällöstä.

 

Näin SignHerolla varmistetaan, että ristiriitatilanteista selvitään varsin helposti:

  • Allekirjoituskutsun lähettäjä̈ on vastuussa allekirjoittajien sähköpostiosoitteen aitoudesta. Aivan samalla tavalla kuin kirjeen lähettäjä vastaa vastaanottajan tietojen oikeellisuudesta. Kaikki SignHeron kautta tapahtuva tiedonsiirto on salattua.
  • Allekirjoittaja vastaa oman sähköpostinsa käytöstä̈. Tyypillisesti sopimuksia edeltää viestien vaihto sähköpostilla, joka on luonteva tapa varmistua sähköpostiosoitteen aitoudesta, ja tämä rituaali todistaa sopimusosapuolien aikomuksen sopimuksen tekemiseen.
  • SignHero sinetöi dokumentin sertifikaatilla. Mikäli joku muuttaa allekirjoitettua dokumenttia digitaalisesti, allekirjoitus ei ole ole enää pätevä eli näin estetään dokumentin sisällön muuttaminen allekirjoituksen jälkeen. Allekirjoitettu asiakirja tallentuu myös SignHeroon, jonka avulla voidaan aina tarkistaa, että mikä versio on allekirjoitettu. Tätä ominaisuuttaa ei saa ikinä̈ paperisopimukselle, jossa sopimuksen sisältöä̈ voidaan muuttaa allekirjoittamisen jälkeen.
  • Allekirjoitustapahtumasta tallentuu allekirjoittajien nimi ja sähköposti, aikaleima ja IP osoite SignHeron tietokantaan, jossa nämä̈ tiedot ovat kaikkien sopimuksen osapuolien käytettävissä.

Jere Vento
COO Signhero

Allekirjoittaminen kiinteistötiedon palvelualustalla, Avaa.io ja SignHero

Pienikin maksu sähköisessä allekirjoituksessa varmasti tuntuu lisäkustannukselta. Harva silti tajuaa kuulakärkikynällä syntyviä epäsuoria allekirjoittamisen kuluja, kuten esimerkiksi matkustamista ja työaikaa. Todellisuudessa sähköinen allekirjoittaminen maksaa lähes aina itsensä takaisin erittäin nopeasti. SignHeron ja Avaa.io:n avulla allekirjoittaminen on silti halvinta mahdollista, sillä se ei tuota mitään lisäkustannuksia.

Avaa.io:n allekirjoitusprosessit ovat sujuvoittaneet jo satojen taloyhtiöden prosesseja. Avoimen lähdekoodin ratkaisujen käyttö edesauttaa tavoitetta sujuvasta ja kustannustehokkaasta palvelusta. Kustannukset tukipalveluissa minimoidaan lisäksi laadukkaalla dokumentaatiolla. Signhero:n dokumentaatio on erinomainen ja rajapinnat ketterät mikä mahdollisti sujuvan käyttöönoton. Dokumentit ovat allekirjoitettuna ja arkistoituna Avaa.io-alustalla heti, kun allekirjoitukset on tehty. Lisäksi dokumentit jaetaan halutuille sidosryhmille automaattisesti.

Perinteinen kynä & paperi sopimus ei anna minkäänlaista varmuutta allekirjoittajasta ja valtaosa sopimuksista allekirjoitetaan ilman, että kaikki sopimusosapuolet ovat allekirjoitushetkellä samassa paikassa

Avaa.io-alustalla allekirjoitusprosessin käynnistys onnistuu yksinkertaisella kaavalla.

  • Kirjaudu Avaa.io palvelualustalle
  • Valitse allekirjoitettava dokumentti
  • Valitse allekirjoittajat tai allekirjoittajaryhmät (Avaa.io hakee allekirjoittajiksi automaattisesti esimerkiksi taloyhtiön hallituksen jäsenet)
  • Valitse kansio mihin dokumentti arkistoidaan Avaa.io:ssa allekirjoitusprosessin jälkeen. (Tämä määrittää myös sen kenelle dokumentti tulee saataville mobiiliapplikaatiossa)
  • Lähetä dokumentti allekirjoitukseen ja tarvittaessa muistuta osapuolia allekirjoituksesta!

Allekirjoitusmuistutukset saadaan liikkeelle napin painalluksella, ja dokumentit arkistoidaan automaattisesti, kun allekirjoitukset on saatu kerättyä.

Lisäksi Signheron ja Avaa.io:n yhteistyössä allekirjoittajan henkilökohtaiseen varmistukseen tuodaan lisäkerros, verrattuna Signheron peruskäyttöön. Henkilöt sähköpostiosoitteiden takana vahvistetaan vahvalla pankkitunnistuksella.

Avaa.io tunnistaa kaikki käyttäjänsä pankkitunnistautumisella palvelun käyttöönoton yhteydessä, ja varmistuu täten sähköpostiosoitteiden käyttäjien henkilöllisyydestä. Alustan sisäisen allekirjoitusprosessin myötä allekirjoittajien sähköpostit on siis verifioitu ja liitetty vahvasti tunnistettuun käyttäjään. Avaa.io:n ja Signheron yhteiskäyttö ei siis eroa erillismaksullisista allekirjoituspalveluista allekirjoittajien tunnistettavuuden puolesta mitenkään. 

 

Mikko Juusola
CEO Avaa Solutions Oy

 

 

Yhteistyössä kanssamme muun muassa:

AVAA.IO - Älykästä tiedon- ja tehtävienhallintaa

Avaa.io on älykäs kiinteistön tiedon- ja tehtävien hallinta-alusta tehokkaaseen tiedon jakamiseen ja hyötykäyttöön eri sidosryhmien kesken. 

Taustaltamme löytyy yli 30 vuotta isännöinnin, ja taloyhtiöiden taloushallinnon, sekä yli 10 vuotta ohjelmistokehityksen kokemusta, yhdistettynä ennakkoluulottomaan intohimoon uudistaa toimialaa

Ota Suora yhteys

Jani Neulaniemi

Asiakkuuspäällikkö

  • +358 45 7884 2680
  • jani.neulaniemi@avaa.io

Tai lähetä viesti

Lähettämällä lomakkeen hyväksyt tietosuojaehtomme.