Young property manager unhappy with excessive work

Miksi isännöinnin täytyy digitalisoitua?

Isännöintiala on murroksessa. Megatrendit vaikuttavat myös isännöitsijän työhön, eikä taloyhtiömaailmassakaan voi enää välttyä nykyajan haasteilta. Miksei isännöitsijä voi enää pitää kiinni hyväksi havaitusta Excel-taulukoinnista ja vastaamalla taloyhtiöiden tarpeisiin puhelimitse?

Vastaus lyhyesti:

Jatkuvasti kasvavan vaatimustason, informaatiomäärän ja dokumentaatiotarpeen takia.

Vastaus pitkästi:

Yli 20 vuotta alalla toiminut konkari-isännöitsijä avasi hyvin isännöinnin 2010-luvun (ja myös 2020-luvun) ongelmakohtaa:

 

Isännöitsijä tuntuu merkitsevän monille samaa, kuin minulle merkitsee hotellin huonepalvelu lomamatkoilla. Sieltä odotetaan vastausta lähes kaikkiin kysymyksiin ympäri vuorokauden.

 

Kyseinen kokenut isännöitsijä oli erittäin ansioitunut vaativien peruskorjausurakoiden johtamisessa, eikä ihme, että odotukset ympärivuorokautisesta, henkilökohtaisesta palvelusta harmittivat. Isännöitsijä ei ole huonepalvelu, vaan asiantuntija. Valitettavan usein isännöitsijän tehtävänkuva ei kuitenkaan ole edes taloyhtiön osakkaille täysin selkeä.

Isännöitsijän ammattitaito hukkuu sähköpostivuoren alle

Toinen, myös yli 20v alalla toiminut isännöitsijä kertoi, kuinka viimeisessä 10 vuodessa isännöitsijöiden saamat yhteydenotot ovat räjähtäneet käsiin. Taloyhtiöiden omatoimisuus on vähentynyt ja isännöitsijöiden työmäärä on kasvanut valtavasti. Tähän kaikkeen kun lisää sen, että kaikki kommunikointi on käytännössä täysin manuaalista (puhelut, sähköpostit, web-lomakkeet) ja isännöitsijän kautta hoituvaa, niin en ihmettele, jos sähköpostien saapuneet-laatikossa on 1034 lukematonta viestiä viime kuukaudelta.

 

Property manager spends countless hours on manual labor.
Isännöitsijän aika kuluu usein puhelimeen ja sähköposteihin vastailuun sekä viestin välittämiseen oikealle taholle. Ammattitaito hukkuu silloin sähköpostitulvan alle.

Nyt vallalla olevassa toimintatavassa kaikki kommunikointi sujuu käytännössä manuaalisten väylien kautta, ja isännöitsijä jakaa tehtäviä eteenpäin ja tilaa töitä muilta manuaalisesti. Isännöintijärjestelmä isännöitsijän takana on käytössä vain kiinteistön perustietojen säilömistä ja kirjanpitoa varten. Pienessä mittakaavassa tämä on järkevää ja toimivaa, isossa mittakaavassa taas mahdotonta ja stressaavaa.

 

Propert manager might have thousands of people contacting them.
Kun isännöitsijällä on useita tuhansia asukkaita hoitamissaan taloyhtiöissä, voi työaika kulua rooliin kuulumattomiin töihin.

Tyypillisessä tilanteessa yhdellä isännöitsijällä on noin 25 taloyhtiötä hoidettavanaan. Näihin taloyhtiöihin sisältyy arviolta 1500 asuntoa. Tämä tarkoittaa sitä, että isännöitsijän taloyhtiöissä saattaa olla jopa yli 5000 ihmistä, joista osa odottaa henkilökohtaista palvelua. Isännöitsijä kiinteistösihteeritiimeineen on arvatenkin pinteessä yhteydenottojen kanssa.

 

Avaa.io property management platform (isännöintijärjestelmä) functions utilizing API.
Fiksu työnohjausjärjestelmä (isännöintijärjestelmä) helpottaa isännöitsijän työtaakkaa siirtämällä yhteydenottopyynnöt automaattisesti oikeille henkilöille.

Tuhansien ihmisten potentiaalinen yhteydenotto voitaisiin järjestää myös siten, että isännöitsijä saisi keskittyä vain asiantuntijuutta vaativiin työtehtäviin muiden tehtävien ohjautuessa automaattisesti oikealle taholle. Fiksu isännöintijärjestelmä jättää isännöitsijälle aikaa keskittyä vaativampiin työtehtäviin.

Miksi isännöinnin täytyy digitalisoitua?

Trendiä taloyhtiöiden omatoimisuuden alenemiseksi ei voi todennäköisesti enää muuttaa. Ihmiset etsivät keinoa saada vastauksia asumiseensa liittyviin kysymyksiin myös tulevaisuudessa, kuuluivat ne sitten lopulta vuokranantajalle, kiinteistöhuollolle, isännöitsijälle tai siivoojalle. Näille kysymyksille täytyy löytää helppo kanava, joka jakaa tehtävät yhtä älykkäästi ja tehokkaasti kuin huippuhotellin huonepalvelu. Tämä mahdollistaa isännöitsijän työn arvostuksen ja asiantuntijuuden kasvun.

 

Isännöinnin täytyy digitalisoitua, jotta isännöitsijät voivat keskittyä asiantuntijuutta vaativiin tehtäviinsä ja olemaan taloyhtiön eteenpäin katsova toimitusjohtaja.

 

Tomi
Chief Technology Officer

 

Avaa.io mahdollistaa isännöitsijän keskittymisen asiantuntijatyöhön jatkuvan sähköpostitulvan sijaan. Tarjoamme Avaa.io:n kokeiluversion aina ilmaiseksi.

Yhteistyössä kanssamme muun muassa:

AVAA.IO - Älykästä tiedon- ja tehtävienhallintaa

Avaa.io on älykäs kiinteistön tiedon- ja tehtävien hallinta-alusta tehokkaaseen tiedon jakamiseen ja hyötykäyttöön eri sidosryhmien kesken. 

Taustaltamme löytyy yli 30 vuotta isännöinnin, ja taloyhtiöiden taloushallinnon, sekä yli 10 vuotta ohjelmistokehityksen kokemusta, yhdistettynä ennakkoluulottomaan intohimoon uudistaa toimialaa

Ota Suora yhteys

Jani Neulaniemi

Asiakkuuspäällikkö

  • +358 45 7884 2680
  • jani.neulaniemi@avaa.io

Tai lähetä viesti

Lähettämällä lomakkeen hyväksyt tietosuojaehtomme.