Huoneistotietojärjestelmään siirtyminen – Mitä jokaisen tulisi tietää?

Huoneistotietojärjestelmään siirtyminen – Mitä jokaisen isännöitsijän, asunto-osakkeen omistajan ja taloyhtiön hallitusjäsenen tulisi tietää ASREKista?

 

Muistatko asuntokauppoja tehdessäsi, kun omistuksensiirtomerkinnät kirjoitettiin kellastuneen paperisen osakekirjan kulmaan kuulakärkikynällä? Tämä esimerkki on hyvä pitää muistissa tätä blogipostaustakin lukiessa.

Omistussiirtomerkintä

Kellastuneita papereita voidaan lain mukaan käyttää myös taloyhtiön virallisina osakerekistereinä, joiden perusteella tarkastellaan miljoonien arvoisen kiinteistöomaisuuden omistussuhteita. Onneksi ammatti-isännöitsijät ovat vuosikymmenet jo omalla toiminnallaan edesauttaneet, että tilanne ei kellastuneiden papereiden tasolla enää ole vuonna 2020. Tulevina vuosina olemme kuitenkin uuden äärellä ja vuoteen 2022 loppuun mennessä paperisten osakekirjojen kuulakärkikynämerkinnätkin pitäisi olla menneisyyttä, kuten myös taloyhtiöiden omatoimisesti ylläpitämien osakerekistereiden. Uusissa taloyhtiöissä ei enää paperisia osakekirjoja edes oteta käyttöön. Suomessa on silti noin 88 000 vanhempaa taloyhtiötä, joissa paperiset osakekirjat ovat edelleen käytössä. Mitä isännöitsijän, taloyhtiöiden hallitusten jäsenten ja osakkeenomistajan on hyvä tietää toimenpiteistä, joita vaaditaan ennen kuin  huoneistotietojärjestelmän ja Dias:in kaltaiset modernit toimintatavat saadaan valtakunnalliseen laajaan käyttöön?

Mikä on ASREK eli huoneistotietojärjestelmä?

Sähköinen osakehuoneistorekisteri, eli ASREK, eli Huoneistotietojärjestelmä on varmasti yksi suurimmista kehitysprojekteista, mitä Maanmittauslaitos on toteuttanut. Miljoonat suomalaiset tulevat hyötymään hankkeesta, vaikka suurin osa ei sitä välttämättä tule koskaan tiedostamaan. Tulevaisuudessa todennäköisesti ihmetellään, miten on voinut olla mahdollista ylläpitää osakerekistereitä ja siirtomerkintöjä muualla, kuin valtakunnallisessa virallisessa rekisterissä. ASREK-hankkeessa monimutkainen kokonaisuus on saatu hämmästyttävän yksinkertaiseen muotoon.

 

ASREK huoneistotietojärjestelmä

 

Yksinkertaistettuna ASREK on maanmittauslaitoksen ylläpitämä rekisteri siitä, kuka omistaa yksittäiset huoneisto-osakkeet. Huoneisto-osakkeet yhdessä muodostavat taloyhtiön ja taloyhtiö on taho, joka (yleensä) omistaa kiinteistön, missä huoneistot sijaitsevat. Kiinteistöille vastaava Maanmittauslaitoksen ylläpitämä omistusrekisteri on ollut käytössä jo kauan, mutta taloyhtiöiden sisäinen tieto omistussuhteista (eli osakerekisteri) on ollut näihin päiviin asti vapaasti järjestettävissä taloyhtiön omasta toimesta. Toisin sanoen, taloyhtiö on voinut aiemmin itse päättää, miten pitävät kirjaa sisäisestä omistusrakenteestaanUsein tämän päätöksen on tehnyt isännöitsijä taloyhtiön valtuutuksella. Omistusrakenne tarkoittaa listausta siitä, kuka omistaa mitkäkin osakkeet (ja on oikeutettu hallinnoimaan) mitäkin huoneistoa. On hyvä muistaa, että omistaessa asunto-osakkeen, ei todellisuudessa omista huoneistoa, vaan oikeuden hallita taloyhtiön omistamaa huoneistoa.

Taloyhtiö on voinut aiemmin itse päättää, miten pitävät kirjaa sisäisestä omistusrakenteestaan.

Miten sinun asunto-osakkeesi omistusmerkinnän tietoa ylläpidetään?

Taloyhtiön sisäinen osakerekisteri on menneisyydessä voitu siis vapaasti toteuttaa taloyhtiön itsensä määrittelemällä tavalla. Keinoja osakerekisterin ylläpitoon on voinut olla monia, ja ylläpitoa on voitu tehdä niin ruutupaperilla, excelillä, wordilla tai isännöintijärjestelmällä. Omistusten siirrot on kirjattu osakekirjan kulmaan ja isännöitsijä on merkinnyt uuden omistajan taloyhtiön osakasrekisteriin, kun on saanut todisteet omistuksen siirtymisestä (yleensä kauppakirja ja varainsiirtoverokuitti). Käytännöt ovat ymmärrettävästi muodostuneet kirjaviksi, kun osakerekisteriä on voitu ylläpitää lukemattomilla eri tavoilla. Tiedon standardisointi yhteen Maanmittauslaitoksen ylläpitämään valtakunnalliseen rekisteriin on monimutkainen operaatio, kun taloyhtiöiden osakerekistereitä on ylläpidetty monella eri tyylillä vuosikymmeniä. Pääkohdat, eli kuka omistaa ja mitä, ovat varmasti suurelta osin kunnossa, mutta yksityiskohdat voivat aiheuttaa haasteita. Ja kun puhutaan tietojärjestelmistä, on yksityiskohdilla merkittävä rooli.

Maanmittauslaitos on saanut oman puolensa projektista hyvään vaiheeseen, eli luonut infrastruktuurin tietojen hallinnoinnille. Toinen vaihe projektista, eli tietojen syöttäminen huoneistotietojärjestelmään on alkanut jo manuaalisesti siirrettävän tiedon osalta. Vapaasti ylläpidettyjä osakeluetteloita aletaan siis siirtämään keskitetysti ylläpidettyyn rekisteriin, ja niistä tulee julkisen sektorin ylläpitämiä virallisia rekistereitä. Ilman sidosryhmien aktiivisuutta ASREK on vain tyhjät kuoret, kunnes tiedot ovat sinne syötetty isännöitsijöiden ja taloyhtiöiden toimesta. Me kaikki tiedämme ja tunnemme itse omistamiemme asuntojen tiedot, omistukset ja omistusmuutokset yksityiskohtaisesti. Onko se tieto samalla tasolla taloyhtiöiden omissa merkinnöissä (ruutupapereissa, exceleissä tai isännöintijärjestelmässä), josta siirrot huoneistotietojärjestelmään lopulta tehdään? Tämä on erittäin tärkeä kysymys erityisesti siinä vaiheessa, kun tietoja aletaan siirtämään massoittain isännöintijärjestelmistä.

 

Ilman sidosryhmien aktiivisuutta huoneistotietojärjestelmä on vain tyhjät kuoret, kunnes tiedot ovat sinne syötetty isännöitsijöiden ja taloyhtiöiden toimesta.

Mitä merkitystä on pienillä virheillä tiedoissa kun ennenkin niiden kanssa on pärjätty?

Menneisyydessä ei ole ollut ongelmaa, vaikka omistustiedoissa olisi ollut pieniä virheitä (esimerkiksi pieni kirjoitusvirhe sukunimessä), koska joka kerta, kun omistus muuttuu, selvitykset ja korjaukset on tehty manuaalisesti. Tämä on ollut kaikkien osapuolten työkuormaa kasvattava tekijä, vaikkakin lopulta aina toimiva tapa. Monen yksityiskohdan prosessista voisi automatisoida suhteellisen helposti ja tähän useat hankkeet (esimerkiksi KIRA-digi ja DIAS) pyrkivätkin. Voiko automatisointia tehdä, jos pohjadatassa on epätarkkuuksia ja virheitä? Voi toki, mutta lopputulos ei välttämättä ole toivottu.

datan laatu

En tarkoita datan virheillä sitä, että omistusosuudet olisivat räikeästi väärin (vaikka niitäkin inhimilliset virheet manuaalisessa suuren mittakaavan tietojen ylläpidossa voi tuottaa). Tarkoitan esimerkiksi kirjoitusvirheitä, tai että henkilötyyppi on osakeluettelossa väärä. Luonnollinen henkilö voi olla merkitty yritykseksi osakeluetteloon tai sukunimi-kenttään on voitu kirjoittaa lisäinfoksi ”kuolinpesä” tai ”c/o”. Manuaalisessa käsittelyssä tällä ei ole mitään merkitystä ja ihminen tajuaa helposti, että kyseessä on kuolinpesä tai luonnollinen henkilö. Automatisoinnissa ja tietojen ASREK-rakenteeseen viennissä tällä voi olla suurikin merkitys. Kuolinpesä- tai c/o-esimerkissä tietokone luulee luonnollisen henkilön sukunimeksi ”Virtanen Kuolinpesä” tai ”Virtanen c/o”. ASREK:iin tietojen siirtyessä asunnon omistaisi maanmittauslaitoksen järjestelmän mukaan luonnollinen henkilö sukunimeltään ”Virtanen kuolinpesä” tai ”Virtanen c/o”.

Kuulostaa pieneltä ongelmalta, mutta isossa mittakaavassa se saa aivan uuden merkityksen. Kuolinpesiä on todella paljon asunto-osakkeiden omistajina, ja ne ovat vain yksi esimerkki monien joukossa. Tullaan taas myös skaalahaasteeseen – muutaman sata riviä tarkastaa ja korjaa vielä helposti manuaalisesti. Jos tarkastettavaa on reilusti tätä suurempi määrä, on tarkastajan keskittymiskyky varmasti koetuksella, mikä altistaa inhimillisille virheille ja ei-toivotulle lopputulokselle. Kuolinpesät ja ”c/o”:t ovat vain yksi esimerkki. Myös yritykset omistavat huoneistoja, ja samat haasteet pätevät niihinkin.

 

Mitä käytännön haasteita taloyhtiötiedon siirrossa huoneistotietojärjestelmään voi ilmetä?

ASREK:issa on kaksi tietotyyppiä asunto-osakkeen omistajille: Luonnollinen henkilö ja juridinen henkilö. Jotta järjestelmät toimisivat nyt ja tulevaisuudessa oikein, myös pohjadatan tulee olla oikein. Alalla odotetaan Isännöintijärjestelmien ASREK-rajapintoja kuin kuuta nousevaa, mutta valitettavasti rajapinnat eivät yksin tee ihmeitä. Ne vain siirtävät olemassa olevan tiedon sellaisenaan toiseen tietokantaan. Eikä tässä tapauksessa mihin tahansa tietokantaan, vaan julkisen sektorin viralliseen rekisteriin, missä tieto tulee todennäköisesti olemaan ikuisesti. Virheiden jälkikäteen korjaaminen (julkisen sektorin byrokratia huomioiden) on asia, mihin en itse ainakaan haluaisi joutua. Relevantti pohdinta on myös, että kuka vastaa ASREK:iin siirrettyjen osakeluetteloiden oikeellisuudesta, jos jälkikäteen tulee selvitettävää. Onko se isännöitsijä, taloyhtiön hallitus vai osakas itse? Jokainen isännöintijärjestelmän joskus vaihtanut isännöitsijä ymmärtää ASREK-siirrossa piilevät haasteet, sillä kyseessä on samankaltainen datansiirto-operaatio.

Jokainen isännöintijärjestelmän joskus vaihtanut isännöitsijä varmasti ymmärtää ASREK-siirrossa piilevät haasteet, sillä kyseessä on samankaltainen datansiirto-operaatio.

Miten ihmeessä sitten tarkastetaan, että kaikki omistustiedot on oikein? Suoraviivainen ratkaisu on tietenkin manuaalinen tarkistaminen. Se kuulostaa simppeliltä, mutta mitä jos isännöintitoimistolla on 100 taloyhtiötä, joissa kaikissa on 40 asuntoa, ja jokaisella asunnolla keskimäärin 2 omistajaa? Se tarkoittaa, että yksi isännöintitoimisto käy läpi noin 8000 omistusmerkintää ennen ASREK-siirtoa. Eikä vain käy läpi, vaan myös korjaa ne. Korjattavaa tiedoissa löytyy 100% varmuudella. Lisäksi perinteisiä isännöintijärjestelmiä ei ole suunniteltu tukemaan tiedon tarkistamista kenttien sisällön suhteen (esimerkiksi asuntojen omistusprosentit voivat poiketa 100 prosentista). Perinteiset isännöintijärjestelmät eivät anna indikaatiota sille, että tietoja pitäisi korjata, vaan tarkistus ja korjaus on puhdasta käsityötä kiinteistösihteereille ja isännöitsijöille. Eikä riitä, että henkilörekisterin tarkistaa, vaan myös omistussidokset ja asuntojen perustiedot pitää tarkistaa. Todellisuudessa tarkastettavaa on siis huomattavasti enemmän kuin 8000 riviä. Ratkaisemisen arvoinen ongelma on siis löydetty.

ASREK rajapinta

Miten valmistella omistustiedot rajapintasiirtoa varten ja viedä laadukas data huoneistotietojärjestelmään?

Täysin automaattinen ratkaisuhan olisi mahtavaa, mutta valitettavasti sellaisen rakentaminen on käytännössä mahdotonta. Joudumme tyytymään siis puoliautomaattiseen tietojen tarkistamiseen, tosin siinäkin tapauksessa prosessi nopeutuu yhteen kuudesosaan manuaaliseen tapaan verrattuna (kyllä, olemme mitanneet tämän). Ilman järjestelmän apua testissämme kesti noin 90 minuuttia 60-asuntoisen taloyhtiön tietojen tarkistamiseen ja korjaamiseen. Käyttämällä älykästä tiedontarkastus- ja tuontimoduuliamme saimme tiputettua tuon ajan noin 15 minuuttiin ja samalla tuotettiin raportti tehdyistä tietojen korjauksista ja muutoksista. Raportin voi arkistoida tulevaisuutta varten, jos viennistä tulee joskus kysymyksiä. Raportti on myös oiva väline taloyhtiön hallituksen tiedonantoon. Käsittelemiemme taloyhtiöiden tiedot ovat nyt valmiita ASREK-vientiin, kun huoneistotietojärjestelmän siirtotiedostojen syöttötoiminnot lopulta avataan.

Tiedon tarkistus- ja raportointiprosessi kuuluu pakettiin, kun Avaa.io otetaan isännöintitoimistossa käyttöön. Isännöintitoimisto saa toimintaa tehostavan tehtävien- ja tiedonhallintatyökalun sekä ensiluokkaisen digitaalisen taloyhtiön palvelukanavan lisäksi tietojen tarkistuksen ja korjausraportit ASREK-vientiä varten. Puoliautomaattinen tietojen tarkastus säästäisi aika paljon aikaa Suomen noin 50 000 isännöintijärjestelmissä hallitun taloyhtiön skaalalla, jotka pitäisi saada ASREK:n piiriin rajapinnan kautta vuoden 2022 loppuun mennessä. Loput noin 38 000 taloyhtiötä siirretään manuaalisesti Maanmittauslaitoksen siirtotyökalulla.

huoneistotietojärjestelmä

Isännöintijärjestelmätoimittaja voi edesauttaa tietojen oikeana pitämistä esimerkiksi tehokkaiden ”checkereiden” avulla esimerkiksi tarkistamalla, että osakeryhmän omistus on tasan 100%. Monessa järjestelmässä tätä tarkistusta ei ole, ja se mahdollistaa inhimilliset virheet omistusosuuksien määrittelyssä. ASREK:iin ei tietenkään voi viedä omistustietoa asunnosta, jonka kokonaisomistus on esimerkiksi 133%. Tavanomainen huomaamaton inhimillinen virhe on myös, että osakkeiden numerointi ei täsmää yhtiöjärjestykseen. Osakkeiden numeroinnin tarkistaminen ilman automaatticheckereitä on raskas prosessi, joka jo itsessäänkin altistaa inhimillisille virheille.

Mikä erottaa Avaa.io:n isännöintijärjestelmissä datasiirtovaiheen jälkeenkin?

Avaa.io on ainutlaatuisessa asemassa, koska olemme voineet ottaa tietokantarakenteeseemme mallia suoraan huoneistotietojärjestelmästä, ja rakentaa isännöintijärjestelmän tietokannan vastaamaan maanmittauslaitoksen omaa tietokantarakennetta. Tämä ei olisi ollut mahdollista, jos tietokannassa olisi vuosikymmenien heikkolaatuinen pohjadata odottamassa. Rajapintojen toimivuutta edesauttaa huomattavasti, kun tiedot ovat samassa muodossa rajapinnan molemmissa päissä. Olemme rakentaneet Avaa.io:ta nyt noin 2 vuotta, ja Maanmittauslaitos on ollut alusta asti loistavana tukena. Lähetämme kiitokset tästä tuesta ja loistavasta palvelusta työryhmälle!

Näistä lähtökohdista on hyvä jatkaa vuoteen 2021 ja huoneistotietojärjestelmän täyttämiseen laadukkaalla taloyhtiödatalla. Laadukas pohjadata mahdollistaa palveluiden kehityksen joista taloyhtiöt tulevat varmasti hyötymään. Samalla päästään myös eroon kuulakärkikynällä tehdyistä suttuisista omistuksensiirtomerkinnöistä.

 

Tomi
Chief Technology Officer

 

Ps. Digitaalisten palveluiden kehityksessä kaikkein tärkeintä on tietenkin tietoturva ja tietosuoja. Lue, miten otamme huomioon tietosuojan isännöintijärjestelmässä.

Pps. Hallitus on juuri esittänyt lisäaikaa taloyhtiöiden tietojen siirtoon vuoden 2023 loppuun asti, ja Isännöintiliitto kannattaa lisäaikaa. Jos luit blogin, niin syitä lisäajan tarpeelle ei varmasti tarvitse kauan miettiä.