Man at an office smiling in front of computer

Miksi valita Avaa.io isännöintijärjestelmäksi?

Viisi asiaa, joita asiakkaamme arvostavat Avaa.io:ssa

Avaa.io on kehittynyt huimasti viimeisen kahden vuoden aikana, ja tärkeimpänä syynä siihen on ollut saumaton yhteistyö isännöintitoimistojen kanssa sekä järjestelmän kehittäminen heidän arvokkaan palautteensa mukaisesti. Tämän blogin kirjoitushetkellä Avaa.io:ssa hallitaan noin 300 taloyhtiön ja 9000 taloyhtiön tilan tietoja. Käyttäjiä on pienistä yksityisomisteisista isännöintitoimistoista keskisuuriin, monella paikkakunnalla toimiviin isännöintitoimistoihin. Otimme selvää, mitä isännöitsijä-asiakkaamme ovat mieltä Avaa.io:sta, ja koostimme vastauksista viisi heidän mielestään parasta ominaisuutta.

Taloyhtiöiden asukkaat luovat itse käyttäjän Avaa.io-mobiilisovellukseen

Yksi asiakkaidemme lempiominaisuuksista Avaa.io:ssa on käyttäjien automatisoitu hallinta. Avaa.io on markkinoiden ainoa isännöintijärjestelmä ja taloyhtiön sovellus, jossa käyttäjä voi itse hallita tietojaan hallita vahvan tunnistautumisen avulla. Ominaisuus säästää isännöitsijältä kosolti aikaa, kun taloyhtiön mobiilisovelluksen käyttäjä saa itse syöttää tietonsa suoraan Avaa.io-sovelluksessa ja siten päästä helposti tarkastelemaan omia tietojaan. Käyttäjien tunnistautuminen itse mahdollistaa myös isännöitsijöille helpon tavan tarkastaa järjestelmässä olevat tiedot tulevaa ASREK-siirtoa varten.

Automatisoitu tehtävien hallinta säästää aikaa

Avaa.io:n isännöitsijän työkalun yksi keskeisimmistä toiminnoista on automatisoitu tehtävien hallinta, joka siirtää tulevat tehtävät suoraan oikealle henkilölle järjestelmän sisällä. Isännöitsijä-asiakkaamme ovat kertoneet, että Avaa.io on selkeyttänyt heidän työjonoaan huomattavasti, ja tehtävien hallinta on auttanut heitä hallinnoimaan päivittäisiä töitään. Tehtävät eivät unohdu tai huku sähköpostitulvaan, ja kaikki tehtävät löytyvät samasta paikasta.

Avaa.io isännöitsijän työkaluun tehtävät voivat tulla kolmella eri tapaa: loppukäyttäjän toimesta Avaa.io mobiilisovelluksessa, isännöintitoimiston omille kotisivuille integroitujen web-lomakkeiden kautta tai syöttämällä tehtävät manuaalisesti suoraan järjestelmään. Tämä luo isännöintitoimistolle mahdollisuuden minimoida puhelinsoitot ja sähköpostiketjut arkipäiväisten tehtävien hoitamisen yhteydessä.

Tehtäviä voidaan seurata ja delegoida Avaa.io:ssa joko toimiston sisäisesti tai ulkopuolisille toimijoille, jotka voivat myöhemmin merkitä tehtävän hoidetuksi. Ilmoituksen tekijä, kuten taloyhtiön asukas, voi seurata tehtävän etenemistä, mikä luo läpinäkyvyyttä isännöintiin samalla nostaen asiakastyytyväisyyttä.

Parantunut isännöintitoimiston sisäinen viestintä

Käyttäjäkokemusten mukaan myös tiedonjako isännöintitoimistossa on parantunut Avaa.io:n käyttöönoton myötä. Avaa.io:n käyttäjäroolien myötä isännöitsijä voi määritellä tietojen näkyvyyden eri rooleille, mikä on vähentänyt edestakaiseen tietojen pyytelyyn ja lähettelyyn liittyvää metatyötä.

Olemme samalla huomanneet, että järjestelmä on muovautunut hyvin erilaisiin organisaatiorakenteisiin käyttäjäroolien ansiosta. Isännöintijärjestelmän tulisi olla muokattavissa siten, että käyttäjien ei ole pakko mukautua järjestelmän mukaan, vaan päinvastoin järjestelmän tulee muokkautua heidän tarpeisiinsa. Älykäs isännöintijärjestelmä antaa mahdollisuuden määritellä asetuksia sen mukaan mitä sen käyttäjät haluavat.

Tiedottaminen hoituu supernopeudella samasta järjestelmästä

Monen toimiston ongelmana on ennen Avaa.io:n käyttöönottoa ollut tiedottaminen. Se on nähty hitaana työtehtävänä, joka varsinkin suurissa taloyhtiöissä vie paljon aikaa. Avaa.io:n tiedotusmoduuli helpottaa ja nopeuttaa tiedottamista, sekä antaa mahdollisuuden tiedottaa taloyhtiöitä joko erikseen tai yhdessä samanaikaisesti.

Tiedottamistapoja tällä hetkellä on sähköposti, SMS sekä ilmoitustaulu. Avaa.io julkaisee myös postituspalvelun vuoden 2020-loppuun mennessä. Tämän jälkeen järjestelmästä voidaan tiedottaa kaikkia isännöintitoimiston hoitamia taloyhtiöitä muutamalla napin painalluksella.

Isännöintijärjestelmän vaihto Avaa.io:on on nopeaa ja kivutonta

Monet käyttäjistämme ovat yllättyneet järjestelmävaihdon helppoudesta. Järjestelmän vaihto on usein työläs prosessi, joka vie isännöintitoimistolta paljon aikaa ja resursseja. Avaa.io:n käyttöönotto on kehitetty mahdollisimman helpoksi isännöitsijätoimistoille: tietoja voidaan tuoda siirtotiedostoilla toisista järjestelmistä, ja Avaa.io tarkistaa samalla syötetyt tiedot automaattisesti. Jokaisesta tietojensiirrosta saa tulostettua raportin, joka osoittaa mahdolliset tiedoissa olevat virheet, kuten väärän osakkeiden määrän. Tämä helpottaa myös sähköiseen huoneistotietojärjestelmään siirtymistä sekä taloyhtiöiden että isännöitsijän osalta, kun tiedot tulee tarkistettua automaattisesti Avaa.io:n toimesta.

 

Jani
Chief Commercial Officer

Oletko valmis helpottamaan työtäsi?

Älykäs isännöintijärjestelmä Avaa.io tuo isännöitsijälle uuden, fiksun tavan hoitaa tehtäväjonoa ilman loputonta sähköpostivirtaa, sekä kaikkien isännöitsijän hoitamien taloyhtiöiden tiedot yhden kirjautumisen taakse. Ottamalla käyttöön Avaa.io:n isännöitsijän työkalun sekä taloyhtiön mobiilisovelluksen säästät jopa tuhansia euroja vuodessa vastaaviin järjestelmiin verrattaessa. Kokeile Avaa.io:ta ja huomaat eron!

Young property manager unhappy with excessive work

Miksi isännöinnin täytyy digitalisoitua?

Miksi isännöinnin täytyy digitalisoitua?

Isännöintiala on murroksessa. Megatrendit vaikuttavat myös isännöitsijän työhön, eikä taloyhtiömaailmassakaan voi enää välttyä nykyajan haasteilta. Miksei isännöitsijä voi enää pitää kiinni hyväksi havaitusta Excel-taulukoinnista ja vastaamalla taloyhtiöiden tarpeisiin puhelimitse?

Vastaus lyhyesti:

Jatkuvasti kasvavan vaatimustason, informaatiomäärän ja dokumentaatiotarpeen takia.

Vastaus pitkästi:

Yli 20 vuotta alalla toiminut konkari-isännöitsijä avasi hyvin isännöinnin 2010-luvun (ja myös 2020-luvun) ongelmakohtaa:

 

Isännöitsijä tuntuu merkitsevän monille samaa, kuin minulle merkitsee hotellin huonepalvelu lomamatkoilla. Sieltä odotetaan vastausta lähes kaikkiin kysymyksiin ympäri vuorokauden.

 

Kyseinen kokenut isännöitsijä oli erittäin ansioitunut vaativien peruskorjausurakoiden johtamisessa, eikä ihme, että odotukset ympärivuorokautisesta, henkilökohtaisesta palvelusta harmittivat. Isännöitsijä ei ole huonepalvelu, vaan asiantuntija. Valitettavan usein isännöitsijän tehtävänkuva ei kuitenkaan ole edes taloyhtiön osakkaille täysin selkeä.

Isännöitsijän ammattitaito hukkuu sähköpostivuoren alle

Toinen, myös yli 20v alalla toiminut isännöitsijä kertoi, kuinka viimeisessä 10 vuodessa isännöitsijöiden saamat yhteydenotot ovat räjähtäneet käsiin. Taloyhtiöiden omatoimisuus on vähentynyt ja isännöitsijöiden työmäärä on kasvanut valtavasti. Tähän kaikkeen kun lisää sen, että kaikki kommunikointi on käytännössä täysin manuaalista (puhelut, sähköpostit, web-lomakkeet) ja isännöitsijän kautta hoituvaa, niin en ihmettele, jos sähköpostien saapuneet-laatikossa on 1034 lukematonta viestiä viime kuukaudelta.

 

Property manager spends countless hours on manual labor.
Isännöitsijän aika kuluu usein puhelimeen ja sähköposteihin vastailuun sekä viestin välittämiseen oikealle taholle. Ammattitaito hukkuu silloin sähköpostitulvan alle.

Nyt vallalla olevassa toimintatavassa kaikki kommunikointi sujuu käytännössä manuaalisten väylien kautta, ja isännöitsijä jakaa tehtäviä eteenpäin ja tilaa töitä muilta manuaalisesti. Isännöintijärjestelmä isännöitsijän takana on käytössä vain kiinteistön perustietojen säilömistä ja kirjanpitoa varten. Pienessä mittakaavassa tämä on järkevää ja toimivaa, isossa mittakaavassa taas mahdotonta ja stressaavaa.

 

Propert manager might have thousands of people contacting them.
Kun isännöitsijällä on useita tuhansia asukkaita hoitamissaan taloyhtiöissä, voi työaika kulua rooliin kuulumattomiin töihin.

Tyypillisessä tilanteessa yhdellä isännöitsijällä on noin 25 taloyhtiötä hoidettavanaan. Näihin taloyhtiöihin sisältyy arviolta 1500 asuntoa. Tämä tarkoittaa sitä, että isännöitsijän taloyhtiöissä saattaa olla jopa yli 5000 ihmistä, joista osa odottaa henkilökohtaista palvelua. Isännöitsijä kiinteistösihteeritiimeineen on arvatenkin pinteessä yhteydenottojen kanssa.

 

Avaa.io property management platform (isännöintijärjestelmä) functions utilizing API.
Fiksu työnohjausjärjestelmä (isännöintijärjestelmä) helpottaa isännöitsijän työtaakkaa siirtämällä yhteydenottopyynnöt automaattisesti oikeille henkilöille.

Tuhansien ihmisten potentiaalinen yhteydenotto voitaisiin järjestää myös siten, että isännöitsijä saisi keskittyä vain asiantuntijuutta vaativiin työtehtäviin muiden tehtävien ohjautuessa automaattisesti oikealle taholle. Fiksu isännöintijärjestelmä jättää isännöitsijälle aikaa keskittyä vaativampiin työtehtäviin.

Miksi isännöinnin täytyy digitalisoitua?

Trendiä taloyhtiöiden omatoimisuuden alenemiseksi ei voi todennäköisesti enää muuttaa. Ihmiset etsivät keinoa saada vastauksia asumiseensa liittyviin kysymyksiin myös tulevaisuudessa, kuuluivat ne sitten lopulta vuokranantajalle, kiinteistöhuollolle, isännöitsijälle tai siivoojalle. Näille kysymyksille täytyy löytää helppo kanava, joka jakaa tehtävät yhtä älykkäästi ja tehokkaasti kuin huippuhotellin huonepalvelu. Tämä mahdollistaa isännöitsijän työn arvostuksen ja asiantuntijuuden kasvun.

 

Isännöinnin täytyy digitalisoitua, jotta isännöitsijät voivat keskittyä asiantuntijuutta vaativiin tehtäviinsä ja olemaan taloyhtiön eteenpäin katsova toimitusjohtaja.

 

Tomi
Chief Technology Officer

 

Avaa.io mahdollistaa isännöitsijän keskittymisen asiantuntijatyöhön jatkuvan sähköpostitulvan sijaan. Tarjoamme Avaa.io:n kokeiluversion aina ilmaiseksi.

Property manager protects the wooden house

Mitä on isännöinti?

Mitä on isännöinti?

Isännöinti on yksinkertaisesti sanottuna taloyhtiön johtamista ja talouden hoitamista, jonka päämääränä on osakkaiden arjen helpottaminen. Johtamisen perustehtävissä painottuvat taloyhtiön asioiden järjestely, organisointi ja taloyhtiön edun valvonta. Isännöitsijä on pääsääntöisesti taloyhtiön hallituksen valitsema, ja isännöitsijä johtaa taloyhtiötä hallituksen valtuuttamana. Jos asiaa verrataan liikeyritysmaailmaan, isännöitsijä on ikään kuin taloyhtiön toimitusjohtaja.

Isännöinti voidaan tehdä taloyhtiössä myös itse, jolloin isännöintiä tapahtuu myös taloyhtiöissä, joissa ei välttämättä ole valittu nimellistä isännöitsijää. Tällöin isännöintitöiden järjestäminen on taloyhtiön hallituksen vastuulla. Yleensä taloyhtiön hallitus valitsee tehtävään ulkopuolisen isännöitsijän tai isännöintiyhteisön.

Isännöitsijän rooli taloyhtiön päätöksenteossa

Taloyhtiön johtamisessa käytännössä on huomioitava, että hyvä isännöinti näkyy osakkaille selkeänä ja hyvin ajoitettuna viestintänä ja avoimena päätöksenteon viestimisenä. Taloyhtiössä päätökset tekevät yhtiökokous ja hallitus, joiden päätöksenteon lainmukaisuudesta huolehtii ensikädessä isännöitsijä. Päätöksenteon valvonnassa on tärkeää huomioida osakkeenomistajien yhdenvertaisuus ja asunto-osakeyhtiölain vaatimat muodollisuudet päätöksenteko prosesseissa. Isännöitsijä vastaa päätettyjen asioiden täytäntöönpanosta ja päätösten viestinnästä.

Päätösten jälkeen isännöitsijä tekee yhtiölle tarvittavat sopimukset ja valvoo taloyhtiön etua käytännön asioissa. Yleensä isännöitsijä tekee sopimukset hallituksen valtuuttamana ja talousarvion sisällä isännöitsijä saa myös yhtiön nimenkirjoitus oikeudellisena tehdä tarpeelliseksi katsomia sopimuksia yhtiön puolesta. Isännöintityössä yleisimmät tehtävät liittyvät vastikevalvontaan ja taloyhtiön korjaustarpeiden käytännöin asioiden hoitamiseen.

Isännöitsijä auttaa ongelmien ilmetessä

Taloyhtiön teknisten asioiden johtamisessa isännöitsijä toimii yleensä tiedon kerääjänä ja tarvittavien selvitysten ehdottajana hallitukselle. Isännöitsijän omiin tehtäviin ei kuulu valvontojen tai teknisten selvitysten tekeminen. Näitä tehdessä tulee hänellä olla tarvittava tekninen osaaminen.

Isännöitsijän rooli korostuu taloyhtiön kohdatessa ongelmia. Johtajuudelle on tarvetta, kun hallituksen tulee tehdä nopeita päätöksiä. Ongelmatilanteissa isännöitsijä tukeutuu omaan tukiverkkoonsa ja käyttää hallituksen päätösten mukaisesti ulkopuolisia asiantuntijoita. Isännöitsijä ei vastaa teknisen korjaustyön päätöksenteon oikeellisuudesta vaan laillisuudesta, ja että taloyhtiön etu on huomioitu päätöksenteossa. Isännöitsijän roolissa korostuu isännöitsijän yhteistyöverkosto, jotta nopeita päätöksiä vaativissa asioissa on hallituksella kaikki tarvittava ja validi tieto saatavilla, jotta oikeita päätöksiä tehdään.

Taloyhtiön talouden johtaminen

Taloyhtiön talouden johtamisessa korostuu osakkaiden yhdenvertaisuuden arviointi ja kirjanpidon järjestäminen. Varsinkin vastikevalvonnan osalta isännöitsijän tehtäviin kuuluu seurata, että kaikki osakkaat maksavat oman osuutensa kustannuksista, ja että vastikeseuranta on järjestetty siten, että taloyhtiön vastikejälkilaskelmat ovat tarkasti oikein ja helposti päivitettävissä.

Isännöitsijä on vastuussa talouden raportoinnin oikeellisuudesta yhtiöille ja osakkaille. Isännöintityön tekemisessä isoimmat riskit liittyvät isännöitsijän todistuksen tekemiseen ja osakkaiden velkaosuuksien hoitamiseen.

Isännöinnin laadun arviointi

Isännöintityötä arvioitaessa tärkeintä on verrata työtä tehtyyn isännöintisopimukseen, johon on kirjattuna isännöitsijän hoidettavaksi annetut työtehtävät. Isännöitsijän toimeen kuuluvat tehtävät voidaan hyvin vapaasti sopia taloyhtiössä. Yleensä vähimmäisvaatimuksena on kirjanpidon, ostolaskujen maksun ja vastikevalvonnan järjestäminen.

Isännöintityön sisältö on hyvin pitkälle kiinni sopimuksesta taloyhtiön ja isännöitsijän välillä. Useimmat pettymykset isännöitsijään liittyy liikalaskutukseen tai asioiden hoitamattomuuteen. Nämä voivat johtua isännöitsijän työnhallintajärjestelmien puutteellisuudesta.

 

Mikko Juusola
Toimitusjohtaja

Haluamme tarjota Avaa.io isännöitsijän työkalun kokeiluversion aina ilmaiseksi. Voit kokeilla älykästä isännöintijärjestelmä ja taloyhtiön mobiilisovellus Avaa.io:ta ilmaiseksi niin kauan kuin haluat.

 

 

Yhteistyössä kanssamme muun muassa:

AVAA.IO - Älykästä tiedon- ja tehtävienhallintaa

Avaa.io on älykäs kiinteistön tiedon- ja tehtävien hallinta-alusta tehokkaaseen tiedon jakamiseen ja hyötykäyttöön eri sidosryhmien kesken. 

Taustaltamme löytyy yli 30 vuotta isännöinnin, ja taloyhtiöiden taloushallinnon, sekä yli 10 vuotta ohjelmistokehityksen kokemusta, yhdistettynä ennakkoluulottomaan intohimoon uudistaa toimialaa

Ota Suora yhteys

Jani Neulaniemi

Asiakkuuspäällikkö

  • +358 45 7884 2680
  • jani.neulaniemi@avaa.io

Tai lähetä viesti

Lähettämällä lomakkeen hyväksyt tietosuojaehtomme.