Lock on laptop as computer protection and cyber safety concept. Private data protection from hacker malware

Isännöintijärjestelmän tietoturva

Mitä merkitystä tietosuojalla on isännöintijärjestelmässä? 

Isännöintijärjestelmät pitävät sisällään valtavan määrän GDPR:n eli EU:n tietosuoja-asetuksen alaista henkilötietoa. Isännöintiyritykset hallinnoivat ihmisten henkilökohtaisiakin tietoja isossa mittakaavassa. Rekisteristä saattaa löytyä syntymä- ja kuolinpäiviä, mainintoja valtakirjoista ja edustuksista sekä tietoa laskutuksiin liittyvistä yksityiskohdista. Tietenkin myös tieto ihmisen kotiosoitteesta ja yhteystiedoista kuuluu rekisteriin. Tämä kaikki tieto on tallennettava, jotta isännöitsijä (taloyhtiön hallituksen valtuuttamana) voi hoitaa työnsä ja pitää huolta taloyhtiön hallinnosta.

Isännöintijärjestelmän tietoturvan taso määrittelee asukkaiden tietojen turvan

Isännöintijärjestelmään tallennetaan ihmisten henkilökohtaisia kotiasioita raportoituine häiriöineen ja taloyhtiöön liittyvine raha-asioineen (esim. vastikkeet). Isännöintijärjestelmän tietosuoja onkin ensiarvoisen tärkeää pitää kunnossa, jotta taloyhtiöiden omistajien ja asukkaiden tiedot pysyvät turvassa. Isännöintialalla toimintatavat henkilörekistereiden ylläpidossa ovat edelleen todella kirjavat, mikä johtuu toki myös osittain tietosuojalain uutuudesta.

Taloyhtiön henkilötietojen varsinaisia rekisterinpitäjiä ovat taloyhtiöt, eli ne vastaavat rekisteriin tallennetuista asukkaiden, osakkaiden ja hallituksen jäsenten tiedoista itse. Taloyhtiön hallitus tavallisesti valtuuttaa isännöitsijän ylläpitämään tätä rekisteriä (eli tietosuoja-asetuksen mukaisesti tietojen käsittelijäksi), mutta tästä huolimatta hallituksella säilyy silti edelleen vastuu rekisteristä. Kuinka paljon taloyhtiöllä lopulta on mahdollisuutta vaikuttaa/kontrolloida mitä rekisteriin (josta he ovat vastuussa) tallennetaan ja kuka rekisteriä saa käyttää? Isännöintijärjestelmässä täytyy olla mahdollisuus rajata käyttöoikeuksia siten, että jokainen näkee vain oman työnsä  kannalta merkitykselliset tiedot. Tietosuojan näkökulmasta myös henkilötietojen käytön ja tarkastelun monitorointi on tärkeää, eikä isännöintitoimiston työntekijä saa käydä katselemassa ihmisten tietoja turhan päiten.

Tietomassojen ylläpitäminen ja päivittäminen voi olla haastavaa myös isännöitsijälle

Pienessä mittakaavassa asiat voi yleensä selvittää helposti jälkikäteen, mutta jos puhutaan isoista taloyhtiöistä (ja isännöintitoimistoista), niin jälkikäteen tietosuoja-asioiden selvittäminen voi olla todella haasteellista. Tästä syystä myös taloyhtiöiden hallitusten tulisi olla tietoisia vastuustaan ja siitä, miten heidän valtuuttamansa isännöintitoimisto hoitaa tietosuoja-asioita ja mitä järjestelmiä isännöintitoimisto työhönsä käyttää. Hallitus siis todella edelleenkin vastaa taloyhtiön henkilörekisteristä, vaikka isännöintitoimisto sitä ylläpitäisikin.

Isännöintitoimiston näkökulmasta tietojen ylläpitäminen on todellinen haaste massiivisen tietomäärän takia. Väitän, että keskisuuren (n. 80-100 taloyhtiötä) isännöintitoimiston rekistereiden manuaalinen ylläpitäminen esimerkiksi Excelin avulla on mahdotonta, koska tietosisältö muuttuu jatkuvasti, ja manuaalinen ylläpito on työlästä ja hidasta. Maanmittauslaitoksen tuleva huoneistotietojärjestelmä tulee helpottamaan tietojen ylläpitoa huomattavasti automatisoimalla osakasrekisterit, mutta asukastietojen suhteen haasteita tulee silti vielä esiintymään.

data protection concept, cyber security, secured access with password on screen of smartphone mobile

Ratkaisuna isännöintijärjestelmä, jossa tietoturvan takaaminen on tehty helpoksi

Avaa.io:n isännöitsijän työkalussa on tarkkaan määritelty isännöitsijän työkaluissa taloyhtiöiden käyttöoikeudet. Isännöintitoimistolla on yhdet admin-tunnukset, jotka näkevät kaiken saatavilla olevan tiedon. Näitä tunnuksia ei käytetä aktiiviseen työntekoon, vaan vain hallinnointiin ja selvittelytilanteisiin.

Kaikilla isännöitsijöillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset, joilla he pääsevät vain omiin isännöintikohteidensa tietoihin. Huoneistotietojärjestelmä eli ASREK alkaa hyödyntämään kaupparekisteriin merkittyä taloyhtiön vastuullista isännöitsijää tieto-oikeuksien hallinnointiin, ja Avaa.io puolestaan hyödyntää ASREKiin päivitettyjä tietoja automaattisesti rajapinnan avulla. Isännöitsijän tietojen päivittäminen kaupparekisteriin on helppoa, ja taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja voi tehdä sen Suomi.fi-tunnuksillaan kirjautumalla.

Kiinteistösihteereille ja muille support-roolin henkilöille on omat käyttäjänsä Avaa.io:ssa, ja he näkevät taloyhtiöt vain isännöitsijän valtuuttamana. Isännöitsijä voi valita oman support-henkilönsä, jolloin kyseinen support pääsee käsittelemään vastuuisännöitsijän taloyhtiöiden dataa. Support-henkilön oikeudet on siis aina vastuullisen isännöitsijän kontrolloitavissa. Toimiston sisäisen supportin lisäksi Avaa.io:ssa on mahdollista nimetä toimiston ulkopuolinen support, esimerkiksi yhden miehen/naisen isännöintitoimiston loman ajaksi. Kaikki supportin toimet loman ajalta tallennetaan järjestelmän lokiin, ja isännöitsijä voi nähdä helposti mitä loman aikana on tapahtunut, siististi tehtäväjonoon arkistoituna (vrt. sähköpostin inbox jossa on +200 lukematonta postia täydellisessä epäjärjestyksessä).

Tietojenkäsittelyn automatisointi helpottaa isännöintitoimiston työtaakkaa

Suurta datamäärää on vaikeaa ylläpitää, ja automatisointi on ainoa fiksu keino hallita. Avaa.io:ssa automatisointi helpottaa esimerkiksi muuttoilmoitusten päivittämistä tarkastamalla muuttaako vanha asukas pois, ja jos muuttaa, niin henkilötiedot ja käyttöoikeudet poistetaan automaattisesti. Ilman älykästä isännöintijärjestelmää tämä prosessi on hyvin pitkälle manuaalista käsityötä.

Avaa.io:n mobiilikäyttöliittymä mahdollistaa asukastietojen ylläpidon myös asunto-osakkeen omistajalle. Omistaja voi merkitä uuden vuokralaisensa tiedot ja poistaa vanhat kätevästi omasta käyttöliittymästä mobiiliapplikaation avulla. Tämä on uutta isännöintialalla! Lisäksi rapputauluintegraation avulla voimme antaa asukkaalle itselleen mahdollisuuden päättää, näkyykö oma sukunimi rapputaulussa vai ei.

Manuaalisen tiedon ylläpidon kanssa tietojen päivittämisen unohtaminen on inhimillistä ja jopa todennäköistä jos manuaalista ylläpidettävää on paljon. Jos yksi isännöitsijä isännöi 25 taloyhtiötä, joissa keskimäärin on 50 asuntoa ja yhden asunnon sidoshenkilöitä (asukkaat + omistajat) on keskimäärin 3, niin isännöitsijän pitäisi pystyä ylläpitämään 3750 henkilön käyttäjätunnukset jatkuvan tietojen muuttumisen ollessa koko ajan päällä. Tämä on käytännössä mahdotonta manuaalisesti ja siksi tarvitaan automatiikkaa. Avaa standardoi tietojen käsittelyrakenteen jokaiselle Avaa.io:ta käyttävälle taloyhtiölle ja isännöitsijälle samanlaiseksi. Tämä tarkoittaa tietosuojan näkökulmasta sitä, että myös taloyhtiökohtaiset tietosuojaselosteet voidaan tuottaa tehokkaasti automatiikkaa hyödyntäen ja pitää automaattisesti päivitettynä.

Avaa.io automatisoi isännöintijärjestelmän tietojen perusteella loppukäyttäjän mobiiliapplikaation oikeudet, ja loppukäyttäjät pääsevät vahvan pankkitunnistautumisen ansiosta suoraan oman asuntonsa tietoihin käsiksi henkilökohtaisilla tunnuksillaan. Jos jostain syystä isännöintijärjestelmän tiedot eivät ole päivittyneet, tarjoaa Avaa.io mahdollisuuden myös manuaaliseen hakemuksien käsittelyyn. Kaikki Avaa.io:n käyttäjät tunnistetaan vahvasti pankkitunnuksilla. Käyttöoikeusautomatiikka ei ainoastaan paranna tietosuojaa, vaan myös mahdollistaa henkilökohtaisemman asumisen palveluiden tarjoamisen kaikille taloyhtiön sidosryhmille. Mikä parasta, isännöitsijälle tämä kaikki on tehty todella yksinkertaiseksi.

Tietosuoja ja tietoturva ovat keskeisessä asemassa isännöinnin prosesseissa ja työkaluissa. Isännöitsijät ylläpitävät yli 50 000 taloyhtiön tärkeitä tietoja Suomessa ja miljoonien suomalaisten tietoja ylläpidetään isännöintijärjestelmissä. Kun puhumme näin suurista datamassoista, on ensiarvoisen tärkeää pitää huolta asiakkaiden sekä loppukäyttäjien tietosuojasta, minkä vuoksi Avaa.io:n kehitystä ohjaavat aina korkeimman luokan tietosuojaperiaatteet.

Tomi
Chief Technology Officer

 

Haluaisitko tutustua sitoumuksetta ja ilmaiseksi isännöintijärjestelmien edelläkävijään?

 

Avaa.io on sitoutunut kehittämään palveluitaan tietosuoja-asetuksen mukaisesti, ja se on luotu alusta asti yksityishenkilöiden tietosuojaa kunnioittaen. Lue Avaa.io:n tietosuojaseloste.

Young property manager unhappy with excessive work

Miksi isännöinnin täytyy digitalisoitua?

Miksi isännöinnin täytyy digitalisoitua?

Isännöintiala on murroksessa. Megatrendit vaikuttavat myös isännöitsijän työhön, eikä taloyhtiömaailmassakaan voi enää välttyä nykyajan haasteilta. Miksei isännöitsijä voi enää pitää kiinni hyväksi havaitusta Excel-taulukoinnista ja vastaamalla taloyhtiöiden tarpeisiin puhelimitse?

Vastaus lyhyesti:

Jatkuvasti kasvavan vaatimustason, informaatiomäärän ja dokumentaatiotarpeen takia.

Vastaus pitkästi:

Yli 20 vuotta alalla toiminut konkari-isännöitsijä avasi hyvin isännöinnin 2010-luvun (ja myös 2020-luvun) ongelmakohtaa:

 

Isännöitsijä tuntuu merkitsevän monille samaa, kuin minulle merkitsee hotellin huonepalvelu lomamatkoilla. Sieltä odotetaan vastausta lähes kaikkiin kysymyksiin ympäri vuorokauden.

 

Kyseinen kokenut isännöitsijä oli erittäin ansioitunut vaativien peruskorjausurakoiden johtamisessa, eikä ihme, että odotukset ympärivuorokautisesta, henkilökohtaisesta palvelusta harmittivat. Isännöitsijä ei ole huonepalvelu, vaan asiantuntija. Valitettavan usein isännöitsijän tehtävänkuva ei kuitenkaan ole edes taloyhtiön osakkaille täysin selkeä.

Isännöitsijän ammattitaito hukkuu sähköpostivuoren alle

Toinen, myös yli 20v alalla toiminut isännöitsijä kertoi, kuinka viimeisessä 10 vuodessa isännöitsijöiden saamat yhteydenotot ovat räjähtäneet käsiin. Taloyhtiöiden omatoimisuus on vähentynyt ja isännöitsijöiden työmäärä on kasvanut valtavasti. Tähän kaikkeen kun lisää sen, että kaikki kommunikointi on käytännössä täysin manuaalista (puhelut, sähköpostit, web-lomakkeet) ja isännöitsijän kautta hoituvaa, niin en ihmettele, jos sähköpostien saapuneet-laatikossa on 1034 lukematonta viestiä viime kuukaudelta.

 

Property manager spends countless hours on manual labor.
Isännöitsijän aika kuluu usein puhelimeen ja sähköposteihin vastailuun sekä viestin välittämiseen oikealle taholle. Ammattitaito hukkuu silloin sähköpostitulvan alle.

Nyt vallalla olevassa toimintatavassa kaikki kommunikointi sujuu käytännössä manuaalisten väylien kautta, ja isännöitsijä jakaa tehtäviä eteenpäin ja tilaa töitä muilta manuaalisesti. Isännöintijärjestelmä isännöitsijän takana on käytössä vain kiinteistön perustietojen säilömistä ja kirjanpitoa varten. Pienessä mittakaavassa tämä on järkevää ja toimivaa, isossa mittakaavassa taas mahdotonta ja stressaavaa.

 

Propert manager might have thousands of people contacting them.
Kun isännöitsijällä on useita tuhansia asukkaita hoitamissaan taloyhtiöissä, voi työaika kulua rooliin kuulumattomiin töihin.

Tyypillisessä tilanteessa yhdellä isännöitsijällä on noin 25 taloyhtiötä hoidettavanaan. Näihin taloyhtiöihin sisältyy arviolta 1500 asuntoa. Tämä tarkoittaa sitä, että isännöitsijän taloyhtiöissä saattaa olla jopa yli 5000 ihmistä, joista osa odottaa henkilökohtaista palvelua. Isännöitsijä kiinteistösihteeritiimeineen on arvatenkin pinteessä yhteydenottojen kanssa.

 

Avaa.io property management platform (isännöintijärjestelmä) functions utilizing API.
Fiksu työnohjausjärjestelmä (isännöintijärjestelmä) helpottaa isännöitsijän työtaakkaa siirtämällä yhteydenottopyynnöt automaattisesti oikeille henkilöille.

Tuhansien ihmisten potentiaalinen yhteydenotto voitaisiin järjestää myös siten, että isännöitsijä saisi keskittyä vain asiantuntijuutta vaativiin työtehtäviin muiden tehtävien ohjautuessa automaattisesti oikealle taholle. Fiksu isännöintijärjestelmä jättää isännöitsijälle aikaa keskittyä vaativampiin työtehtäviin.

Miksi isännöinnin täytyy digitalisoitua?

Trendiä taloyhtiöiden omatoimisuuden alenemiseksi ei voi todennäköisesti enää muuttaa. Ihmiset etsivät keinoa saada vastauksia asumiseensa liittyviin kysymyksiin myös tulevaisuudessa, kuuluivat ne sitten lopulta vuokranantajalle, kiinteistöhuollolle, isännöitsijälle tai siivoojalle. Näille kysymyksille täytyy löytää helppo kanava, joka jakaa tehtävät yhtä älykkäästi ja tehokkaasti kuin huippuhotellin huonepalvelu. Tämä mahdollistaa isännöitsijän työn arvostuksen ja asiantuntijuuden kasvun.

 

Isännöinnin täytyy digitalisoitua, jotta isännöitsijät voivat keskittyä asiantuntijuutta vaativiin tehtäviinsä ja olemaan taloyhtiön eteenpäin katsova toimitusjohtaja.

 

Tomi
Chief Technology Officer

 

Avaa.io mahdollistaa isännöitsijän keskittymisen asiantuntijatyöhön jatkuvan sähköpostitulvan sijaan. Tarjoamme Avaa.io:n kokeiluversion aina ilmaiseksi.

Property manager protects the wooden house

Mitä on isännöinti?

Mitä on isännöinti?

Isännöinti on yksinkertaisesti sanottuna taloyhtiön johtamista ja talouden hoitamista, jonka päämääränä on osakkaiden arjen helpottaminen. Johtamisen perustehtävissä painottuvat taloyhtiön asioiden järjestely, organisointi ja taloyhtiön edun valvonta. Isännöitsijä on pääsääntöisesti taloyhtiön hallituksen valitsema, ja isännöitsijä johtaa taloyhtiötä hallituksen valtuuttamana. Jos asiaa verrataan liikeyritysmaailmaan, isännöitsijä on ikään kuin taloyhtiön toimitusjohtaja.

Isännöinti voidaan tehdä taloyhtiössä myös itse, jolloin isännöintiä tapahtuu myös taloyhtiöissä, joissa ei välttämättä ole valittu nimellistä isännöitsijää. Tällöin isännöintitöiden järjestäminen on taloyhtiön hallituksen vastuulla. Yleensä taloyhtiön hallitus valitsee tehtävään ulkopuolisen isännöitsijän tai isännöintiyhteisön.

Isännöitsijän rooli taloyhtiön päätöksenteossa

Taloyhtiön johtamisessa käytännössä on huomioitava, että hyvä isännöinti näkyy osakkaille selkeänä ja hyvin ajoitettuna viestintänä ja avoimena päätöksenteon viestimisenä. Taloyhtiössä päätökset tekevät yhtiökokous ja hallitus, joiden päätöksenteon lainmukaisuudesta huolehtii ensikädessä isännöitsijä. Päätöksenteon valvonnassa on tärkeää huomioida osakkeenomistajien yhdenvertaisuus ja asunto-osakeyhtiölain vaatimat muodollisuudet päätöksenteko prosesseissa. Isännöitsijä vastaa päätettyjen asioiden täytäntöönpanosta ja päätösten viestinnästä.

Päätösten jälkeen isännöitsijä tekee yhtiölle tarvittavat sopimukset ja valvoo taloyhtiön etua käytännön asioissa. Yleensä isännöitsijä tekee sopimukset hallituksen valtuuttamana ja talousarvion sisällä isännöitsijä saa myös yhtiön nimenkirjoitus oikeudellisena tehdä tarpeelliseksi katsomia sopimuksia yhtiön puolesta. Isännöintityössä yleisimmät tehtävät liittyvät vastikevalvontaan ja taloyhtiön korjaustarpeiden käytännöin asioiden hoitamiseen.

Isännöitsijä auttaa ongelmien ilmetessä

Taloyhtiön teknisten asioiden johtamisessa isännöitsijä toimii yleensä tiedon kerääjänä ja tarvittavien selvitysten ehdottajana hallitukselle. Isännöitsijän omiin tehtäviin ei kuulu valvontojen tai teknisten selvitysten tekeminen. Näitä tehdessä tulee hänellä olla tarvittava tekninen osaaminen.

Isännöitsijän rooli korostuu taloyhtiön kohdatessa ongelmia. Johtajuudelle on tarvetta, kun hallituksen tulee tehdä nopeita päätöksiä. Ongelmatilanteissa isännöitsijä tukeutuu omaan tukiverkkoonsa ja käyttää hallituksen päätösten mukaisesti ulkopuolisia asiantuntijoita. Isännöitsijä ei vastaa teknisen korjaustyön päätöksenteon oikeellisuudesta vaan laillisuudesta, ja että taloyhtiön etu on huomioitu päätöksenteossa. Isännöitsijän roolissa korostuu isännöitsijän yhteistyöverkosto, jotta nopeita päätöksiä vaativissa asioissa on hallituksella kaikki tarvittava ja validi tieto saatavilla, jotta oikeita päätöksiä tehdään.

Taloyhtiön talouden johtaminen

Taloyhtiön talouden johtamisessa korostuu osakkaiden yhdenvertaisuuden arviointi ja kirjanpidon järjestäminen. Varsinkin vastikevalvonnan osalta isännöitsijän tehtäviin kuuluu seurata, että kaikki osakkaat maksavat oman osuutensa kustannuksista, ja että vastikeseuranta on järjestetty siten, että taloyhtiön vastikejälkilaskelmat ovat tarkasti oikein ja helposti päivitettävissä.

Isännöitsijä on vastuussa talouden raportoinnin oikeellisuudesta yhtiöille ja osakkaille. Isännöintityön tekemisessä isoimmat riskit liittyvät isännöitsijän todistuksen tekemiseen ja osakkaiden velkaosuuksien hoitamiseen.

Isännöinnin laadun arviointi

Isännöintityötä arvioitaessa tärkeintä on verrata työtä tehtyyn isännöintisopimukseen, johon on kirjattuna isännöitsijän hoidettavaksi annetut työtehtävät. Isännöitsijän toimeen kuuluvat tehtävät voidaan hyvin vapaasti sopia taloyhtiössä. Yleensä vähimmäisvaatimuksena on kirjanpidon, ostolaskujen maksun ja vastikevalvonnan järjestäminen.

Isännöintityön sisältö on hyvin pitkälle kiinni sopimuksesta taloyhtiön ja isännöitsijän välillä. Useimmat pettymykset isännöitsijään liittyy liikalaskutukseen tai asioiden hoitamattomuuteen. Nämä voivat johtua isännöitsijän työnhallintajärjestelmien puutteellisuudesta.

 

Mikko Juusola
Toimitusjohtaja

Haluamme tarjota Avaa.io isännöitsijän työkalun kokeiluversion aina ilmaiseksi. Voit kokeilla älykästä isännöintijärjestelmä ja taloyhtiön mobiilisovellus Avaa.io:ta ilmaiseksi niin kauan kuin haluat.

 

 

Handshake

Isännöintijärjestelmä kasvaa yhteistyöllä

Fyysistä ja digitaalista yhteistyötä

Isännöinti on hyvin henkilösidonnainen ala, ja samasta syystä toiminta on vaikeasti monistettavissa isoon skaalaan. Isännöinnin laadun kokemus syntyy isännöitsijähenkilöstä lähes täysin. Valitettavasti loistavankin isännöitsijän työkapasiteetti tulee täyteen noin 25 taloyhtiön kohdalla. Sitä useampaa on vaikea palvella säilyttäen laatu korkeana. Palvelun laadun tasaisena pitämiseen Avaa.io on erinomainen työkalu.

 

Loistavakaan isännöitsijä ei pärjää yksin

Jotta loistava henkilöisännöitsijä voisi palvella mahdollisimman montaa taloyhtiötä säilyttäen korkean laadun työssään, tehtävien järkevä delegointi eri alojen asiantuntijoille on avainroolissa. Jokainen ammattilainen pystyy keskittymään silloin siihen, missä on oikeasti hyvä. Toisin sanoen loistavan hallinnollisen isännöitsijän ei missään nimessä kannata olla antamassa teknistä lausuntoa taloyhtiön ilmastointilaitteiden kunnosta, vaan sen tulee tehdä LVI-alan asiantuntija. Samaa ajatusmallia on tarpeen seurata myös ohjelmistokehityksessä ja erityisesti isännöintijärjestelmän kehityksessä. Ohjelmistot ovat ajan saatossa siirtyneet paikkasidonnaisista kokonaisuuksista pilvipalveluiksi ja käytettäväksi mistä tahansa, missä on toimivat verkkoyhteydet. Samaan aikaan käynnissä on ollut vahva kehitys ohjelmistojen yhteistoiminnan sujuvoittamiseksi ja standardoimiseksi. Rajapinnoista ja integraatioista on tullut todella tärkeä osa modernia ohjelmistokehitystä. Avaa.io:n mahdollistamat integraatiot eivät jätä isännöitsijää yksin.

Mikään järjestelmä ei pysty tarjoamaan kaikkia tarvittavia ominaisuuksia ilman kumppaneita, aivan kuten loistava isännöitsijäkään ei pysty jokaista taloyhtiön tarvetta täyttää yksin. On tarpeellista määritellä tarkasti, mitä toimintoja oman järjestelmän halutaan tekevän ja mihin toimintoihin kannattaa etsiä yhteistyökumppaneita rajapintoja hyödyntämällä. Isännöitsijän kannattaa käyttää LVI-alan asiantuntijaa ilmastointilaitteen huoltotarpeen arvioimiseen ja ohjelmistotoimittajan kannattaa käyttää yhteistyökumppanin palvelua rajapintojen avulla, jos kumppani tuottaa ominaisuuden paremmin kuin itse.

 

Avaa.io-isännöintijärjestelmä

Avain isännöitsijän työtä palvelevan järjestelmän luomiseen on yhteistyö

Isännöinti ja Isännöintijärjestelmät ovat erinomainen esimerkki tarpeesta luoda vahva yhteistyöverkosto, sekä fyysisten yhteistyökumppanien, että ohjelmistojen näkökulmasta. Isännöitsijöiden (kuten myös isännöintijärjestelmien) tulisi olla mestareita löytämään verkostostaan asiantuntijoita. Avaa.io on kehitetty alusta asti silmällä pitäen rajapintayhteistöitä. Kenelläkään ei ole resursseja rakentaa kaikkia isännöitsijän tarvitsemia ominaisuuksia, vaan avain käyttäjää palvelevan isännöitijärjestelmän rakentamiseen onkin laaja yhteistyö ohjelmistotoimittajien kanssa. Ohjelmistoarkkitehtuurimme mahdollistaa ketterän rajapintayhteistyön käytännössä minkä tahansa tahon kanssa joka tuottaa palveluita isännöitsijöiden ja taloyhtiöiden käyttöön. Avaa.io:n älykkään käyttäjäoikeushallinnan avulla pystytään tehokkaasti tuomaan tietoa myös ulkopuolisesta järjestelmästä juuri niille (ja vain niille), joilla on oikeus tietoa tarkastella.

Avaa.io:n API-kerrosta (eli rajapintakerrosta) hyödynnetään jo monen toimijan kanssa:

    • Kaupparekisterin rajapinnalta tarkistamme taloyhtiöiden perustietoja.
    • Signhero.io-kumppanimme rajapinnan avulla tarjoamme sähköisen allekirjoituksen Avaa.io:n käyttäjille ilman lisäkustannuksia(!).
    • Liikutamme kaksisuuntaisesti vikailmoitustietoja sekä huoltoyhtiöiden kuittauksia ja raportteja Tarmo-kiinteistöhuollon ohjelmiston kanssa.
    • Viestinnässä SMS-viestien lähetys tapahtuu rajapintayhteistyön avulla.
    • Veden- ja lämmönkulutukseen sekä moneen muuhun talotekniseen mittaukseen liittyvään tiedon esittämiseen Avaa.io:ssa on jo mahdollisuus.

 

isännöitsijä

Tiedon tehokas jakaminen sidosryhmille on Avaa.io:n vahvuus

Avaa.io:ssa tiedon esittäminen ei rajoitu pelkästään isännöitsijään. Mobiilisovelluksen avulla se voidaan selkeästi esittää myös taloyhtiöiden hallituksille, osakkaille, asukkaille ja muille sidosryhmille, joilla tietoihin on oikeus päästä. Olemme valmistautuneet jo esimerkiksi sähköautojen lataustietojen tuontiin osakkaiden ja asukkaiden käytettäväksi. Puhumattakaan huoneistotietojärjestelmästä, joka ansaitsee kokonaan oman blogikirjoituksen. Rajapintojen lisäksi Avaa.io:on voi helposti integroida ulkoisia verkkopalveluita. Esimerkiksi pelastussuunnitelmat, AsumisPLUS-vahinkoilmoituslomakkeet tai isännöintitoimistojen omat web-pohjaiset asukasoppaat voidaan helposti integroida osaksi Avaa.io:ta. Palvelut tulevat loppukäyttäjän käytettäväksi samaan mobiilisovellukseen, missä on jo muutkin taloyhtiön tiedot ja palvelut.

 

Ohjelmistokehityksen tulevaisuus on yhteistyötä eri toimijoiden välillä standardisoituja rajapintamenetelmiä hyödyntäen, ja se tulevaisuus on täällä jo tänään.

 

Tomi
Chief Technology Officer

Avaa.io vaalii läpinäkyvyyttä myös omassa toiminnassaan, minkä johdosta haluamme tarjota kokeiluversion ilmaiseksi. Voit kokeilla älykästä isännöintijärjestelmä ja taloyhtiön mobiilisovellus Avaa.io:ta ilmaiseksi niin kauan kuin haluat.

 

 

 

 

Älykäs isännöintijärjestelmä ja taloyhtiön mobiilisovellus

Mikä oikein on Avaa.io?

Älykäs isännöintijärjestelmä ja taloyhtiön mobiilisovellus Avaa.io tuo isännöitsijälle uuden, fiksun tavan hoitaa tehtäväjonoa ilman loputonta sähköpostivirtaa sekä kaikkien hoitamiensa taloyhtiöiden tiedot yhden kirjautumisen taakse. Taloyhtiön osakkaille ja hallitukselle Avaa.io toimii läpinäkyvänä tiedonjakojärjestelmänä sekä suorana linkkinä isännöitsijään ja taloyhtiön tietoihin. Monipuolisten toimintojensa vuoksi se on erinomainen työkalu myös asuntosijoittajan portfolion hallintaan, missä kaikkien kohteiden tiedot ovat järjestyksessä ja yhden kirjautumisen takana. Yksinkertaisimmillaan Avaa.io on siis älykäs tapa jakaa ja hallita taloyhtiön tietoja läpinäkyvästi.

Avaa.io on kuin yhteinen iso työpöytä, jonka ääressä istuvat näkevät ja pystyvät muokkaamaan vain papereita, joihin heillä on oikeus. Digitaalinen ja automatisoitu oikeuksien hallinta on suunnattoman tehokas juuri tämän kaltaisissa tehtävissä, joissa eri henkilöillä on erilaiset oikeudet tietoihin. Tiivistettynä Avaa.io on palveluiden ja tiedon yhteistyöalusta isännöitsijöille, taloyhtiöille ja rakennuttajille, jonka punaisena lankana on kiinteistöihin liittyvä tieto ja tehtävät.

 

Avaa.io:ssa yhteistyö on helppoa ja saumatonta taloyhtiön sidosryhmien välillä.

Avaa.io perustuu kiinteistöihin liittyvän tiedon ja datan hyödyntämisen ympärille. Se, miten Avaa.io:n tarkemmin määrittelee, riippuu minkä sidosryhmän näkökulmasta palvelua tarkastelee. Palvelu on rakennettu pitäen silmällä taloyhtiön tärkeimpiä sidosryhmiä:

    • Isännöitsijä
    • Asukas
    • Osakas
    • Taloyhtiön hallitus
    • Rakennuttaja
    • Huoltoyhtiö

Rakennuttajan kustannustehokas dokumentti- ja tehtäväalusta

Rakennuttajalle Avaa.io on ammattilaistason dokumenttipankki ja rakennusaikaisten tehtävien hallinta-alusta. Taloyhtiön ensimmäiset osakkaat pääsevät näkemään rakennuttajan koostamat tärkeät tiedot sekä perehtymään rakennuksen ja huoneiston käyttöön ja tekniikkaan. Myöhemmät taloyhtiön osakkaat hyötyvät palvelusta edelleen oman asunto-osakkeen tiedoista koostetusta palvelu- ja datapankista.

Avaa.io:n avulla rakennuttajan, isännöitsijän ja osakkaiden välinen tiedonkulku ja vastuut selkenevät ja kustannukset laskevat, kun kaikki osapuolet työskentelevät samalla palvelualustalla. Rakennuttajien tiedonjaon helpottuessa myös isännöitsijä pääsee heti hyödyntämään omaa ammattitaitoaan ilman työläitä datansyöttöprosesseja. Lue lisää, miten Avaa.io-palvelu hyödyttää rakennuttajia.

Älykäs isännöintijärjestelmä tiedon- ja tehtävänhallintaan

Kutsumme Web-sivuillamme Avaa.io:ta isännöintijärjestelmäksi, ja sitä se ensisijaisesti isännöitsijälle onkin. Avaa.io hallinnoi kiinteistötiedon ammattilaistasolla, tarjoten automatisoidun keinon tulostaa isännöitsijäntodistuksia ja muita ammattidokumentteja. Tiedotusmoduuli isännöintijärjestelmän yhteydessä on juuri sitä mikä helpottaa ja nopeuttaa isännöitsijän työtä ja lisää taloyhtiöiden tyytyväisyyttä läpinäkyvämmällä viestinnällä. Mikä parasta isännöitsijän kannalta, Avaa.io hallinnoi automaattisesti taloyhtiön käyttäjäoikeuksia. Isännöitsijän ei enää tarvitse manuaalisesti availla ja sulkea tunnuksia!

Tutustu Avaa.io:n mahdollisuuksiin isännöitsijälle.

 

Avaa.io - Älykäs isännöintijärjestelmä ja taloyhtiön mobiilisovellus
Avaa.io on helppokäyttöinen ja älykäs työkalu isännöitsijälle, mihin voi liittää myös taloyhtiön mobiilisovelluksen helpottamaan viestintää.

Osakkaiden ja taloyhtiön hallituksen apuna mobiilisovellus

Avaa.io auttaa taloyhtiön osakkaita ja hallitusta tiedon jakamisessa ja työn tehostamisessa. Kun taloyhtiön osakas tekee vikailmoituksen, perinteisesti tämä vikailmoitus kulkee sähköposteissa ja puheluissa paikasta toiseen Vikailmoituksen tavoittaessa lopulta huoltoyhtiön (jos tavoittaa), arvotaan seuraavaksi eri osapuolten vastuut.

Avaa.io:n avulla vikailmoitus kulkee läpinäkyvästi ennalta määritellyn hyväksyntäprosessin läpi vastuulliselle huoltomiehelle, joka voi omasta järjestelmästään kuitata vian korjatuksi kommenttien kera. Tieto tehtävän statuksesta liikkuu koko ajan osakkaan, isännöitsijän ja huoltoyhtiön välillä, eikä osakasta tarvitse erikseen tiedottaa. Taloyhtiön osakkaana ja hallituksen jäsenenä olen itse äärettömän tyytyväinen läpinäkyvästä tiedonkulusta taloyhtiössämme. Lue lisää, miten Avaa.io hyödyttää taloyhtiöitä.

 

Avaa.io - taloyhtiön mobiilisovellus
Avaa.io-mobiilisovelluksesta hyötyy koko taloyhtiö monipuolisten toimintojen ansiosta. Vikailmoitukset, tiedottaminen ja dokumenttiarkisto ovat Avaa.io-sovelluksen käytetyimpiä palveluita asukkaille.

Taloyhtiön tehokas tiedotuskanava ja dokumenttiarkisto

Samaa skenaariota voidaan miettiä putkiremontin yhteydessä. Mikä voisi olla tehokkaampaa, kuin yksi yhteinen tiedotus- ja tehtävänhallintakanava sekä urakoitsijalle, isännöitsijälle, taloyhtiön hallitukselle sekä osakkaille? Avaa.io:ssa sujuvuus ja läpinäkyvyys on taattu läpi projektin, ja projektin dokumentaatio karttuu tehtävien myötä automaattisesti.

Taloyhtiölle Avaa.io on digipalveluiden keskittymä, jota käytetään puhelin- ja työpöytäsovellusten avulla.  Palvelua voidaan pitää 2020-luvun vastineena taloyhtiömaailmaan vakiintuneelle termille taloyhtiön kotisivu, ja palvelu onkin suunniteltu nimenomaan nykyajan taloyhtiöiden tarpeisiin. Palvelu toimii kolmella kielellä sekä suomeksi, ruotsiksi että englanniksi, vastaten etenkin kasvukeskuksissa sijaitsevien taloyhtiöiden tarpeeseen monikieliselle digitaaliselle asukaspalvelulle.

Avaa.io ei siis ole vain isännöintijärjestelmä, taloyhtiön kotisivu tai infokanava. Se on niitä kaikkia ja paljon lisää! Katso kaikki Avaa.io:n ominaisuudet. Avaa.io:n pohjalla käytettävää teknologiaa on pilotoitu lähes 2 vuotta yli 200 taloyhtiön kanssa ja toimintoja viilattu kokemusten perusteella tinkimättömästi. Nyt palvelu on valmis auttamaan isännöitsijöitä ja taloyhtiöitä älykkäästi, ja me Avaa.io:lla olemme valmiina jatkamaan tinkimätöntä kehitystyötä parantaaksemme kiinteistöalan tehokkuutta ja käyttäjäystävällisyyttä.

 

Tomi
Chief Technology Officer

Avaa.io vaalii läpinäkyvyyttä myös omassa toiminnassaan, minkä johdosta haluamme tarjota kokeiluversion ilmaiseksi. Voit kokeilla älykästä isännöintijärjestelmä ja taloyhtiön mobiilisovellus Avaa.io:ta ilmaiseksi niin kauan kuin haluat.
 

AVAA.IO - Älykästä tiedon- ja tehtävienhallintaa

Avaa.io – Uuden asumisen palvelualusta on kiinteistötiedon tehokkaaseen jakamiseen ja hyötykäyttöön panostava tietojärjestelmä. 

Taustaltamme löytyy yli 30 vuotta isännöinnin, ja taloyhtiöiden taloushallinnon, sekä yli 10 vuotta ohjelmistokehityksen kokemusta, yhdistettynä ennakkoluulottomaan intohimoon uudistaa toimialaa

Ota Suora yhteys

Jani Neulaniemi

Kumppanuuspäällikkö

  • +358 45 7884 2680
  • jani.neulaniemi@avaa.io

Tai lähetä viesti

Lähettämällä lomakkeen hyväksyt tietosuojaehtomme.