Huoneistotietojärjestelmään siirtyminen – Mitä jokaisen tulisi tietää?

Huoneistotietojärjestelmään siirtyminen – Mitä jokaisen isännöitsijän, asunto-osakkeen omistajan ja taloyhtiön hallitusjäsenen tulisi tietää ASREKista?

 

Muistatko asuntokauppoja tehdessäsi, kun omistuksensiirtomerkinnät kirjoitettiin kellastuneen paperisen osakekirjan kulmaan kuulakärkikynällä? Tämä esimerkki on hyvä pitää muistissa tätä blogipostaustakin lukiessa.

Omistussiirtomerkintä

Kellastuneita papereita voidaan lain mukaan käyttää myös taloyhtiön virallisina osakerekistereinä, joiden perusteella tarkastellaan miljoonien arvoisen kiinteistöomaisuuden omistussuhteita. Onneksi ammatti-isännöitsijät ovat vuosikymmenet jo omalla toiminnallaan edesauttaneet, että tilanne ei kellastuneiden papereiden tasolla enää ole vuonna 2020. Tulevina vuosina olemme kuitenkin uuden äärellä ja vuoteen 2022 loppuun mennessä paperisten osakekirjojen kuulakärkikynämerkinnätkin pitäisi olla menneisyyttä, kuten myös taloyhtiöiden omatoimisesti ylläpitämien osakerekistereiden. Uusissa taloyhtiöissä ei enää paperisia osakekirjoja edes oteta käyttöön. Suomessa on silti noin 88 000 vanhempaa taloyhtiötä, joissa paperiset osakekirjat ovat edelleen käytössä. Mitä isännöitsijän, taloyhtiöiden hallitusten jäsenten ja osakkeenomistajan on hyvä tietää toimenpiteistä, joita vaaditaan ennen kuin  huoneistotietojärjestelmän ja Dias:in kaltaiset modernit toimintatavat saadaan valtakunnalliseen laajaan käyttöön?

Mikä on ASREK eli huoneistotietojärjestelmä?

Sähköinen osakehuoneistorekisteri, eli ASREK, eli Huoneistotietojärjestelmä on varmasti yksi suurimmista kehitysprojekteista, mitä Maanmittauslaitos on toteuttanut. Miljoonat suomalaiset tulevat hyötymään hankkeesta, vaikka suurin osa ei sitä välttämättä tule koskaan tiedostamaan. Tulevaisuudessa todennäköisesti ihmetellään, miten on voinut olla mahdollista ylläpitää osakerekistereitä ja siirtomerkintöjä muualla, kuin valtakunnallisessa virallisessa rekisterissä. ASREK-hankkeessa monimutkainen kokonaisuus on saatu hämmästyttävän yksinkertaiseen muotoon.

 

ASREK huoneistotietojärjestelmä

 

Yksinkertaistettuna ASREK on maanmittauslaitoksen ylläpitämä rekisteri siitä, kuka omistaa yksittäiset huoneisto-osakkeet. Huoneisto-osakkeet yhdessä muodostavat taloyhtiön ja taloyhtiö on taho, joka (yleensä) omistaa kiinteistön, missä huoneistot sijaitsevat. Kiinteistöille vastaava Maanmittauslaitoksen ylläpitämä omistusrekisteri on ollut käytössä jo kauan, mutta taloyhtiöiden sisäinen tieto omistussuhteista (eli osakerekisteri) on ollut näihin päiviin asti vapaasti järjestettävissä taloyhtiön omasta toimesta. Toisin sanoen, taloyhtiö on voinut aiemmin itse päättää, miten pitävät kirjaa sisäisestä omistusrakenteestaanUsein tämän päätöksen on tehnyt isännöitsijä taloyhtiön valtuutuksella. Omistusrakenne tarkoittaa listausta siitä, kuka omistaa mitkäkin osakkeet (ja on oikeutettu hallinnoimaan) mitäkin huoneistoa. On hyvä muistaa, että omistaessa asunto-osakkeen, ei todellisuudessa omista huoneistoa, vaan oikeuden hallita taloyhtiön omistamaa huoneistoa.

Taloyhtiö on voinut aiemmin itse päättää, miten pitävät kirjaa sisäisestä omistusrakenteestaan.

Miten sinun asunto-osakkeesi omistusmerkinnän tietoa ylläpidetään?

Taloyhtiön sisäinen osakerekisteri on menneisyydessä voitu siis vapaasti toteuttaa taloyhtiön itsensä määrittelemällä tavalla. Keinoja osakerekisterin ylläpitoon on voinut olla monia, ja ylläpitoa on voitu tehdä niin ruutupaperilla, excelillä, wordilla tai isännöintijärjestelmällä. Omistusten siirrot on kirjattu osakekirjan kulmaan ja isännöitsijä on merkinnyt uuden omistajan taloyhtiön osakasrekisteriin, kun on saanut todisteet omistuksen siirtymisestä (yleensä kauppakirja ja varainsiirtoverokuitti). Käytännöt ovat ymmärrettävästi muodostuneet kirjaviksi, kun osakerekisteriä on voitu ylläpitää lukemattomilla eri tavoilla. Tiedon standardisointi yhteen Maanmittauslaitoksen ylläpitämään valtakunnalliseen rekisteriin on monimutkainen operaatio, kun taloyhtiöiden osakerekistereitä on ylläpidetty monella eri tyylillä vuosikymmeniä. Pääkohdat, eli kuka omistaa ja mitä, ovat varmasti suurelta osin kunnossa, mutta yksityiskohdat voivat aiheuttaa haasteita. Ja kun puhutaan tietojärjestelmistä, on yksityiskohdilla merkittävä rooli.

Maanmittauslaitos on saanut oman puolensa projektista hyvään vaiheeseen, eli luonut infrastruktuurin tietojen hallinnoinnille. Toinen vaihe projektista, eli tietojen syöttäminen huoneistotietojärjestelmään on alkanut jo manuaalisesti siirrettävän tiedon osalta. Vapaasti ylläpidettyjä osakeluetteloita aletaan siis siirtämään keskitetysti ylläpidettyyn rekisteriin, ja niistä tulee julkisen sektorin ylläpitämiä virallisia rekistereitä. Ilman sidosryhmien aktiivisuutta ASREK on vain tyhjät kuoret, kunnes tiedot ovat sinne syötetty isännöitsijöiden ja taloyhtiöiden toimesta. Me kaikki tiedämme ja tunnemme itse omistamiemme asuntojen tiedot, omistukset ja omistusmuutokset yksityiskohtaisesti. Onko se tieto samalla tasolla taloyhtiöiden omissa merkinnöissä (ruutupapereissa, exceleissä tai isännöintijärjestelmässä), josta siirrot huoneistotietojärjestelmään lopulta tehdään? Tämä on erittäin tärkeä kysymys erityisesti siinä vaiheessa, kun tietoja aletaan siirtämään massoittain isännöintijärjestelmistä.

 

Ilman sidosryhmien aktiivisuutta huoneistotietojärjestelmä on vain tyhjät kuoret, kunnes tiedot ovat sinne syötetty isännöitsijöiden ja taloyhtiöiden toimesta.

Mitä merkitystä on pienillä virheillä tiedoissa kun ennenkin niiden kanssa on pärjätty?

Menneisyydessä ei ole ollut ongelmaa, vaikka omistustiedoissa olisi ollut pieniä virheitä (esimerkiksi pieni kirjoitusvirhe sukunimessä), koska joka kerta, kun omistus muuttuu, selvitykset ja korjaukset on tehty manuaalisesti. Tämä on ollut kaikkien osapuolten työkuormaa kasvattava tekijä, vaikkakin lopulta aina toimiva tapa. Monen yksityiskohdan prosessista voisi automatisoida suhteellisen helposti ja tähän useat hankkeet (esimerkiksi KIRA-digi ja DIAS) pyrkivätkin. Voiko automatisointia tehdä, jos pohjadatassa on epätarkkuuksia ja virheitä? Voi toki, mutta lopputulos ei välttämättä ole toivottu.

datan laatu

En tarkoita datan virheillä sitä, että omistusosuudet olisivat räikeästi väärin (vaikka niitäkin inhimilliset virheet manuaalisessa suuren mittakaavan tietojen ylläpidossa voi tuottaa). Tarkoitan esimerkiksi kirjoitusvirheitä, tai että henkilötyyppi on osakeluettelossa väärä. Luonnollinen henkilö voi olla merkitty yritykseksi osakeluetteloon tai sukunimi-kenttään on voitu kirjoittaa lisäinfoksi ”kuolinpesä” tai ”c/o”. Manuaalisessa käsittelyssä tällä ei ole mitään merkitystä ja ihminen tajuaa helposti, että kyseessä on kuolinpesä tai luonnollinen henkilö. Automatisoinnissa ja tietojen ASREK-rakenteeseen viennissä tällä voi olla suurikin merkitys. Kuolinpesä- tai c/o-esimerkissä tietokone luulee luonnollisen henkilön sukunimeksi ”Virtanen Kuolinpesä” tai ”Virtanen c/o”. ASREK:iin tietojen siirtyessä asunnon omistaisi maanmittauslaitoksen järjestelmän mukaan luonnollinen henkilö sukunimeltään ”Virtanen kuolinpesä” tai ”Virtanen c/o”.

Kuulostaa pieneltä ongelmalta, mutta isossa mittakaavassa se saa aivan uuden merkityksen. Kuolinpesiä on todella paljon asunto-osakkeiden omistajina, ja ne ovat vain yksi esimerkki monien joukossa. Tullaan taas myös skaalahaasteeseen – muutaman sata riviä tarkastaa ja korjaa vielä helposti manuaalisesti. Jos tarkastettavaa on reilusti tätä suurempi määrä, on tarkastajan keskittymiskyky varmasti koetuksella, mikä altistaa inhimillisille virheille ja ei-toivotulle lopputulokselle. Kuolinpesät ja ”c/o”:t ovat vain yksi esimerkki. Myös yritykset omistavat huoneistoja, ja samat haasteet pätevät niihinkin.

 

Mitä käytännön haasteita taloyhtiötiedon siirrossa huoneistotietojärjestelmään voi ilmetä?

ASREK:issa on kaksi tietotyyppiä asunto-osakkeen omistajille: Luonnollinen henkilö ja juridinen henkilö. Jotta järjestelmät toimisivat nyt ja tulevaisuudessa oikein, myös pohjadatan tulee olla oikein. Alalla odotetaan Isännöintijärjestelmien ASREK-rajapintoja kuin kuuta nousevaa, mutta valitettavasti rajapinnat eivät yksin tee ihmeitä. Ne vain siirtävät olemassa olevan tiedon sellaisenaan toiseen tietokantaan. Eikä tässä tapauksessa mihin tahansa tietokantaan, vaan julkisen sektorin viralliseen rekisteriin, missä tieto tulee todennäköisesti olemaan ikuisesti. Virheiden jälkikäteen korjaaminen (julkisen sektorin byrokratia huomioiden) on asia, mihin en itse ainakaan haluaisi joutua. Relevantti pohdinta on myös, että kuka vastaa ASREK:iin siirrettyjen osakeluetteloiden oikeellisuudesta, jos jälkikäteen tulee selvitettävää. Onko se isännöitsijä, taloyhtiön hallitus vai osakas itse? Jokainen isännöintijärjestelmän joskus vaihtanut isännöitsijä ymmärtää ASREK-siirrossa piilevät haasteet, sillä kyseessä on samankaltainen datansiirto-operaatio.

Jokainen isännöintijärjestelmän joskus vaihtanut isännöitsijä varmasti ymmärtää ASREK-siirrossa piilevät haasteet, sillä kyseessä on samankaltainen datansiirto-operaatio.

Miten ihmeessä sitten tarkastetaan, että kaikki omistustiedot on oikein? Suoraviivainen ratkaisu on tietenkin manuaalinen tarkistaminen. Se kuulostaa simppeliltä, mutta mitä jos isännöintitoimistolla on 100 taloyhtiötä, joissa kaikissa on 40 asuntoa, ja jokaisella asunnolla keskimäärin 2 omistajaa? Se tarkoittaa, että yksi isännöintitoimisto käy läpi noin 8000 omistusmerkintää ennen ASREK-siirtoa. Eikä vain käy läpi, vaan myös korjaa ne. Korjattavaa tiedoissa löytyy 100% varmuudella. Lisäksi perinteisiä isännöintijärjestelmiä ei ole suunniteltu tukemaan tiedon tarkistamista kenttien sisällön suhteen (esimerkiksi asuntojen omistusprosentit voivat poiketa 100 prosentista). Perinteiset isännöintijärjestelmät eivät anna indikaatiota sille, että tietoja pitäisi korjata, vaan tarkistus ja korjaus on puhdasta käsityötä kiinteistösihteereille ja isännöitsijöille. Eikä riitä, että henkilörekisterin tarkistaa, vaan myös omistussidokset ja asuntojen perustiedot pitää tarkistaa. Todellisuudessa tarkastettavaa on siis huomattavasti enemmän kuin 8000 riviä. Ratkaisemisen arvoinen ongelma on siis löydetty.

ASREK rajapinta

Miten valmistella omistustiedot rajapintasiirtoa varten ja viedä laadukas data huoneistotietojärjestelmään?

Täysin automaattinen ratkaisuhan olisi mahtavaa, mutta valitettavasti sellaisen rakentaminen on käytännössä mahdotonta. Joudumme tyytymään siis puoliautomaattiseen tietojen tarkistamiseen, tosin siinäkin tapauksessa prosessi nopeutuu yhteen kuudesosaan manuaaliseen tapaan verrattuna (kyllä, olemme mitanneet tämän). Ilman järjestelmän apua testissämme kesti noin 90 minuuttia 60-asuntoisen taloyhtiön tietojen tarkistamiseen ja korjaamiseen. Käyttämällä älykästä tiedontarkastus- ja tuontimoduuliamme saimme tiputettua tuon ajan noin 15 minuuttiin ja samalla tuotettiin raportti tehdyistä tietojen korjauksista ja muutoksista. Raportin voi arkistoida tulevaisuutta varten, jos viennistä tulee joskus kysymyksiä. Raportti on myös oiva väline taloyhtiön hallituksen tiedonantoon. Käsittelemiemme taloyhtiöiden tiedot ovat nyt valmiita ASREK-vientiin, kun huoneistotietojärjestelmän siirtotiedostojen syöttötoiminnot lopulta avataan.

Tiedon tarkistus- ja raportointiprosessi kuuluu pakettiin, kun Avaa.io otetaan isännöintitoimistossa käyttöön. Isännöintitoimisto saa toimintaa tehostavan tehtävien- ja tiedonhallintatyökalun sekä ensiluokkaisen digitaalisen taloyhtiön palvelukanavan lisäksi tietojen tarkistuksen ja korjausraportit ASREK-vientiä varten. Puoliautomaattinen tietojen tarkastus säästäisi aika paljon aikaa Suomen noin 50 000 isännöintijärjestelmissä hallitun taloyhtiön skaalalla, jotka pitäisi saada ASREK:n piiriin rajapinnan kautta vuoden 2022 loppuun mennessä. Loput noin 38 000 taloyhtiötä siirretään manuaalisesti Maanmittauslaitoksen siirtotyökalulla.

huoneistotietojärjestelmä

Isännöintijärjestelmätoimittaja voi edesauttaa tietojen oikeana pitämistä esimerkiksi tehokkaiden ”checkereiden” avulla esimerkiksi tarkistamalla, että osakeryhmän omistus on tasan 100%. Monessa järjestelmässä tätä tarkistusta ei ole, ja se mahdollistaa inhimilliset virheet omistusosuuksien määrittelyssä. ASREK:iin ei tietenkään voi viedä omistustietoa asunnosta, jonka kokonaisomistus on esimerkiksi 133%. Tavanomainen huomaamaton inhimillinen virhe on myös, että osakkeiden numerointi ei täsmää yhtiöjärjestykseen. Osakkeiden numeroinnin tarkistaminen ilman automaatticheckereitä on raskas prosessi, joka jo itsessäänkin altistaa inhimillisille virheille.

Mikä erottaa Avaa.io:n isännöintijärjestelmissä datasiirtovaiheen jälkeenkin?

Avaa.io on ainutlaatuisessa asemassa, koska olemme voineet ottaa tietokantarakenteeseemme mallia suoraan huoneistotietojärjestelmästä, ja rakentaa isännöintijärjestelmän tietokannan vastaamaan maanmittauslaitoksen omaa tietokantarakennetta. Tämä ei olisi ollut mahdollista, jos tietokannassa olisi vuosikymmenien heikkolaatuinen pohjadata odottamassa. Rajapintojen toimivuutta edesauttaa huomattavasti, kun tiedot ovat samassa muodossa rajapinnan molemmissa päissä. Olemme rakentaneet Avaa.io:ta nyt noin 2 vuotta, ja Maanmittauslaitos on ollut alusta asti loistavana tukena. Lähetämme kiitokset tästä tuesta ja loistavasta palvelusta työryhmälle!

Näistä lähtökohdista on hyvä jatkaa vuoteen 2021 ja huoneistotietojärjestelmän täyttämiseen laadukkaalla taloyhtiödatalla. Laadukas pohjadata mahdollistaa palveluiden kehityksen joista taloyhtiöt tulevat varmasti hyötymään. Samalla päästään myös eroon kuulakärkikynällä tehdyistä suttuisista omistuksensiirtomerkinnöistä.

 

Tomi
Chief Technology Officer

 

Ps. Digitaalisten palveluiden kehityksessä kaikkein tärkeintä on tietenkin tietoturva ja tietosuoja. Lue, miten otamme huomioon tietosuojan isännöintijärjestelmässä.

Pps. Hallitus on juuri esittänyt lisäaikaa taloyhtiöiden tietojen siirtoon vuoden 2023 loppuun asti, ja Isännöintiliitto kannattaa lisäaikaa. Jos luit blogin, niin syitä lisäajan tarpeelle ei varmasti tarvitse kauan miettiä.

 

 

 

Man at an office smiling in front of computer

Miksi valita Avaa.io isännöintijärjestelmäksi?

Viisi asiaa, joita asiakkaamme arvostavat Avaa.io:ssa

Avaa.io on kehittynyt huimasti viimeisen kahden vuoden aikana, ja tärkeimpänä syynä siihen on ollut saumaton yhteistyö isännöintitoimistojen kanssa sekä järjestelmän kehittäminen heidän arvokkaan palautteensa mukaisesti. Tämän blogin kirjoitushetkellä Avaa.io:ssa hallitaan noin 300 taloyhtiön ja 9000 taloyhtiön tilan tietoja. Käyttäjiä on pienistä yksityisomisteisista isännöintitoimistoista keskisuuriin, monella paikkakunnalla toimiviin isännöintitoimistoihin. Otimme selvää, mitä isännöitsijä-asiakkaamme ovat mieltä Avaa.io:sta, ja koostimme vastauksista viisi heidän mielestään parasta ominaisuutta.

Taloyhtiöiden asukkaat luovat itse käyttäjän Avaa.io-mobiilisovellukseen

Yksi asiakkaidemme lempiominaisuuksista Avaa.io:ssa on käyttäjien automatisoitu hallinta. Avaa.io on markkinoiden ainoa isännöintijärjestelmä ja taloyhtiön sovellus, jossa käyttäjä voi itse hallita tietojaan hallita vahvan tunnistautumisen avulla. Ominaisuus säästää isännöitsijältä kosolti aikaa, kun taloyhtiön mobiilisovelluksen käyttäjä saa itse syöttää tietonsa suoraan Avaa.io-sovelluksessa ja siten päästä helposti tarkastelemaan omia tietojaan. Käyttäjien tunnistautuminen itse mahdollistaa myös isännöitsijöille helpon tavan tarkastaa järjestelmässä olevat tiedot tulevaa ASREK-siirtoa varten.

Automatisoitu tehtävien hallinta säästää aikaa

Avaa.io:n isännöitsijän työkalun yksi keskeisimmistä toiminnoista on automatisoitu tehtävien hallinta, joka siirtää tulevat tehtävät suoraan oikealle henkilölle järjestelmän sisällä. Isännöitsijä-asiakkaamme ovat kertoneet, että Avaa.io on selkeyttänyt heidän työjonoaan huomattavasti, ja tehtävien hallinta on auttanut heitä hallinnoimaan päivittäisiä töitään. Tehtävät eivät unohdu tai huku sähköpostitulvaan, ja kaikki tehtävät löytyvät samasta paikasta.

Avaa.io isännöitsijän työkaluun tehtävät voivat tulla kolmella eri tapaa: loppukäyttäjän toimesta Avaa.io mobiilisovelluksessa, isännöintitoimiston omille kotisivuille integroitujen web-lomakkeiden kautta tai syöttämällä tehtävät manuaalisesti suoraan järjestelmään. Tämä luo isännöintitoimistolle mahdollisuuden minimoida puhelinsoitot ja sähköpostiketjut arkipäiväisten tehtävien hoitamisen yhteydessä.

Tehtäviä voidaan seurata ja delegoida Avaa.io:ssa joko toimiston sisäisesti tai ulkopuolisille toimijoille, jotka voivat myöhemmin merkitä tehtävän hoidetuksi. Ilmoituksen tekijä, kuten taloyhtiön asukas, voi seurata tehtävän etenemistä, mikä luo läpinäkyvyyttä isännöintiin samalla nostaen asiakastyytyväisyyttä.

Parantunut isännöintitoimiston sisäinen viestintä

Käyttäjäkokemusten mukaan myös tiedonjako isännöintitoimistossa on parantunut Avaa.io:n käyttöönoton myötä. Avaa.io:n käyttäjäroolien myötä isännöitsijä voi määritellä tietojen näkyvyyden eri rooleille, mikä on vähentänyt edestakaiseen tietojen pyytelyyn ja lähettelyyn liittyvää metatyötä.

Olemme samalla huomanneet, että järjestelmä on muovautunut hyvin erilaisiin organisaatiorakenteisiin käyttäjäroolien ansiosta. Isännöintijärjestelmän tulisi olla muokattavissa siten, että käyttäjien ei ole pakko mukautua järjestelmän mukaan, vaan päinvastoin järjestelmän tulee muokkautua heidän tarpeisiinsa. Älykäs isännöintijärjestelmä antaa mahdollisuuden määritellä asetuksia sen mukaan mitä sen käyttäjät haluavat.

Tiedottaminen hoituu supernopeudella samasta järjestelmästä

Monen toimiston ongelmana on ennen Avaa.io:n käyttöönottoa ollut tiedottaminen. Se on nähty hitaana työtehtävänä, joka varsinkin suurissa taloyhtiöissä vie paljon aikaa. Avaa.io:n tiedotusmoduuli helpottaa ja nopeuttaa tiedottamista, sekä antaa mahdollisuuden tiedottaa taloyhtiöitä joko erikseen tai yhdessä samanaikaisesti.

Tiedottamistapoja tällä hetkellä on sähköposti, SMS sekä ilmoitustaulu. Avaa.io julkaisee myös postituspalvelun vuoden 2020-loppuun mennessä. Tämän jälkeen järjestelmästä voidaan tiedottaa kaikkia isännöintitoimiston hoitamia taloyhtiöitä muutamalla napin painalluksella.

Isännöintijärjestelmän vaihto Avaa.io:on on nopeaa ja kivutonta

Monet käyttäjistämme ovat yllättyneet järjestelmävaihdon helppoudesta. Järjestelmän vaihto on usein työläs prosessi, joka vie isännöintitoimistolta paljon aikaa ja resursseja. Avaa.io:n käyttöönotto on kehitetty mahdollisimman helpoksi isännöitsijätoimistoille: tietoja voidaan tuoda siirtotiedostoilla toisista järjestelmistä, ja Avaa.io tarkistaa samalla syötetyt tiedot automaattisesti. Jokaisesta tietojensiirrosta saa tulostettua raportin, joka osoittaa mahdolliset tiedoissa olevat virheet, kuten väärän osakkeiden määrän. Tämä helpottaa myös sähköiseen huoneistotietojärjestelmään siirtymistä sekä taloyhtiöiden että isännöitsijän osalta, kun tiedot tulee tarkistettua automaattisesti Avaa.io:n toimesta.

 

Jani
Chief Commercial Officer

Oletko valmis helpottamaan työtäsi?

Älykäs isännöintijärjestelmä Avaa.io tuo isännöitsijälle uuden, fiksun tavan hoitaa tehtäväjonoa ilman loputonta sähköpostivirtaa, sekä kaikkien isännöitsijän hoitamien taloyhtiöiden tiedot yhden kirjautumisen taakse. Ottamalla käyttöön Avaa.io:n isännöitsijän työkalun sekä taloyhtiön mobiilisovelluksen säästät jopa tuhansia euroja vuodessa vastaaviin järjestelmiin verrattaessa. Kokeile Avaa.io:ta ja huomaat eron!

Lock on laptop as computer protection and cyber safety concept. Private data protection from hacker malware

Isännöintijärjestelmän tietoturva

Mitä merkitystä tietosuojalla on isännöintijärjestelmässä? 

Isännöintijärjestelmät pitävät sisällään valtavan määrän GDPR:n eli EU:n tietosuoja-asetuksen alaista henkilötietoa. Isännöintiyritykset hallinnoivat ihmisten henkilökohtaisiakin tietoja isossa mittakaavassa. Rekisteristä saattaa löytyä syntymä- ja kuolinpäiviä, mainintoja valtakirjoista ja edustuksista sekä tietoa laskutuksiin liittyvistä yksityiskohdista. Tietenkin myös tieto ihmisen kotiosoitteesta ja yhteystiedoista kuuluu rekisteriin. Tämä kaikki tieto on tallennettava, jotta isännöitsijä (taloyhtiön hallituksen valtuuttamana) voi hoitaa työnsä ja pitää huolta taloyhtiön hallinnosta.

Isännöintijärjestelmän tietoturvan taso määrittelee asukkaiden tietojen turvan

Isännöintijärjestelmään tallennetaan ihmisten henkilökohtaisia kotiasioita raportoituine häiriöineen ja taloyhtiöön liittyvine raha-asioineen (esim. vastikkeet). Isännöintijärjestelmän tietosuoja onkin ensiarvoisen tärkeää pitää kunnossa, jotta taloyhtiöiden omistajien ja asukkaiden tiedot pysyvät turvassa. Isännöintialalla toimintatavat henkilörekistereiden ylläpidossa ovat edelleen todella kirjavat, mikä johtuu toki myös osittain tietosuojalain uutuudesta.

Taloyhtiön henkilötietojen varsinaisia rekisterinpitäjiä ovat taloyhtiöt, eli ne vastaavat rekisteriin tallennetuista asukkaiden, osakkaiden ja hallituksen jäsenten tiedoista itse. Taloyhtiön hallitus tavallisesti valtuuttaa isännöitsijän ylläpitämään tätä rekisteriä (eli tietosuoja-asetuksen mukaisesti tietojen käsittelijäksi), mutta tästä huolimatta hallituksella säilyy silti edelleen vastuu rekisteristä. Kuinka paljon taloyhtiöllä lopulta on mahdollisuutta vaikuttaa/kontrolloida mitä rekisteriin (josta he ovat vastuussa) tallennetaan ja kuka rekisteriä saa käyttää? Isännöintijärjestelmässä täytyy olla mahdollisuus rajata käyttöoikeuksia siten, että jokainen näkee vain oman työnsä  kannalta merkitykselliset tiedot. Tietosuojan näkökulmasta myös henkilötietojen käytön ja tarkastelun monitorointi on tärkeää, eikä isännöintitoimiston työntekijä saa käydä katselemassa ihmisten tietoja turhan päiten.

Tietomassojen ylläpitäminen ja päivittäminen voi olla haastavaa myös isännöitsijälle

Pienessä mittakaavassa asiat voi yleensä selvittää helposti jälkikäteen, mutta jos puhutaan isoista taloyhtiöistä (ja isännöintitoimistoista), niin jälkikäteen tietosuoja-asioiden selvittäminen voi olla todella haasteellista. Tästä syystä myös taloyhtiöiden hallitusten tulisi olla tietoisia vastuustaan ja siitä, miten heidän valtuuttamansa isännöintitoimisto hoitaa tietosuoja-asioita ja mitä järjestelmiä isännöintitoimisto työhönsä käyttää. Hallitus siis todella edelleenkin vastaa taloyhtiön henkilörekisteristä, vaikka isännöintitoimisto sitä ylläpitäisikin.

Isännöintitoimiston näkökulmasta tietojen ylläpitäminen on todellinen haaste massiivisen tietomäärän takia. Väitän, että keskisuuren (n. 80-100 taloyhtiötä) isännöintitoimiston rekistereiden manuaalinen ylläpitäminen esimerkiksi Excelin avulla on mahdotonta, koska tietosisältö muuttuu jatkuvasti, ja manuaalinen ylläpito on työlästä ja hidasta. Maanmittauslaitoksen tuleva huoneistotietojärjestelmä tulee helpottamaan tietojen ylläpitoa huomattavasti automatisoimalla osakasrekisterit, mutta asukastietojen suhteen haasteita tulee silti vielä esiintymään.

data protection concept, cyber security, secured access with password on screen of smartphone mobile

Ratkaisuna isännöintijärjestelmä, jossa tietoturvan takaaminen on tehty helpoksi

Avaa.io:n isännöitsijän työkalussa on tarkkaan määritelty isännöitsijän työkaluissa taloyhtiöiden käyttöoikeudet. Isännöintitoimistolla on yhdet admin-tunnukset, jotka näkevät kaiken saatavilla olevan tiedon. Näitä tunnuksia ei käytetä aktiiviseen työntekoon, vaan vain hallinnointiin ja selvittelytilanteisiin.

Kaikilla isännöitsijöillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset, joilla he pääsevät vain omiin isännöintikohteidensa tietoihin. Huoneistotietojärjestelmä eli ASREK alkaa hyödyntämään kaupparekisteriin merkittyä taloyhtiön vastuullista isännöitsijää tieto-oikeuksien hallinnointiin, ja Avaa.io puolestaan hyödyntää ASREKiin päivitettyjä tietoja automaattisesti rajapinnan avulla. Isännöitsijän tietojen päivittäminen kaupparekisteriin on helppoa, ja taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja voi tehdä sen Suomi.fi-tunnuksillaan kirjautumalla.

Kiinteistösihteereille ja muille support-roolin henkilöille on omat käyttäjänsä Avaa.io:ssa, ja he näkevät taloyhtiöt vain isännöitsijän valtuuttamana. Isännöitsijä voi valita oman support-henkilönsä, jolloin kyseinen support pääsee käsittelemään vastuuisännöitsijän taloyhtiöiden dataa. Support-henkilön oikeudet on siis aina vastuullisen isännöitsijän kontrolloitavissa. Toimiston sisäisen supportin lisäksi Avaa.io:ssa on mahdollista nimetä toimiston ulkopuolinen support, esimerkiksi yhden miehen/naisen isännöintitoimiston loman ajaksi. Kaikki supportin toimet loman ajalta tallennetaan järjestelmän lokiin, ja isännöitsijä voi nähdä helposti mitä loman aikana on tapahtunut, siististi tehtäväjonoon arkistoituna (vrt. sähköpostin inbox jossa on +200 lukematonta postia täydellisessä epäjärjestyksessä).

Tietojenkäsittelyn automatisointi helpottaa isännöintitoimiston työtaakkaa

Suurta datamäärää on vaikeaa ylläpitää, ja automatisointi on ainoa fiksu keino hallita. Avaa.io:ssa automatisointi helpottaa esimerkiksi muuttoilmoitusten päivittämistä tarkastamalla muuttaako vanha asukas pois, ja jos muuttaa, niin henkilötiedot ja käyttöoikeudet poistetaan automaattisesti. Ilman älykästä isännöintijärjestelmää tämä prosessi on hyvin pitkälle manuaalista käsityötä.

Avaa.io:n mobiilikäyttöliittymä mahdollistaa asukastietojen ylläpidon myös asunto-osakkeen omistajalle. Omistaja voi merkitä uuden vuokralaisensa tiedot ja poistaa vanhat kätevästi omasta käyttöliittymästä mobiiliapplikaation avulla. Tämä on uutta isännöintialalla! Lisäksi rapputauluintegraation avulla voimme antaa asukkaalle itselleen mahdollisuuden päättää, näkyykö oma sukunimi rapputaulussa vai ei.

Manuaalisen tiedon ylläpidon kanssa tietojen päivittämisen unohtaminen on inhimillistä ja jopa todennäköistä jos manuaalista ylläpidettävää on paljon. Jos yksi isännöitsijä isännöi 25 taloyhtiötä, joissa keskimäärin on 50 asuntoa ja yhden asunnon sidoshenkilöitä (asukkaat + omistajat) on keskimäärin 3, niin isännöitsijän pitäisi pystyä ylläpitämään 3750 henkilön käyttäjätunnukset jatkuvan tietojen muuttumisen ollessa koko ajan päällä. Tämä on käytännössä mahdotonta manuaalisesti ja siksi tarvitaan automatiikkaa. Avaa standardoi tietojen käsittelyrakenteen jokaiselle Avaa.io:ta käyttävälle taloyhtiölle ja isännöitsijälle samanlaiseksi. Tämä tarkoittaa tietosuojan näkökulmasta sitä, että myös taloyhtiökohtaiset tietosuojaselosteet voidaan tuottaa tehokkaasti automatiikkaa hyödyntäen ja pitää automaattisesti päivitettynä.

Avaa.io automatisoi isännöintijärjestelmän tietojen perusteella loppukäyttäjän mobiiliapplikaation oikeudet, ja loppukäyttäjät pääsevät vahvan pankkitunnistautumisen ansiosta suoraan oman asuntonsa tietoihin käsiksi henkilökohtaisilla tunnuksillaan. Jos jostain syystä isännöintijärjestelmän tiedot eivät ole päivittyneet, tarjoaa Avaa.io mahdollisuuden myös manuaaliseen hakemuksien käsittelyyn. Kaikki Avaa.io:n käyttäjät tunnistetaan vahvasti pankkitunnuksilla. Käyttöoikeusautomatiikka ei ainoastaan paranna tietosuojaa, vaan myös mahdollistaa henkilökohtaisemman asumisen palveluiden tarjoamisen kaikille taloyhtiön sidosryhmille. Mikä parasta, isännöitsijälle tämä kaikki on tehty todella yksinkertaiseksi.

Tietosuoja ja tietoturva ovat keskeisessä asemassa isännöinnin prosesseissa ja työkaluissa. Isännöitsijät ylläpitävät yli 50 000 taloyhtiön tärkeitä tietoja Suomessa ja miljoonien suomalaisten tietoja ylläpidetään isännöintijärjestelmissä. Kun puhumme näin suurista datamassoista, on ensiarvoisen tärkeää pitää huolta asiakkaiden sekä loppukäyttäjien tietosuojasta, minkä vuoksi Avaa.io:n kehitystä ohjaavat aina korkeimman luokan tietosuojaperiaatteet.

Tomi
Chief Technology Officer

 

Haluaisitko tutustua sitoumuksetta ja ilmaiseksi isännöintijärjestelmien edelläkävijään?

 

Avaa.io on sitoutunut kehittämään palveluitaan tietosuoja-asetuksen mukaisesti, ja se on luotu alusta asti yksityishenkilöiden tietosuojaa kunnioittaen. Lue Avaa.io:n tietosuojaseloste.

Young property manager unhappy with excessive work

Miksi isännöinnin täytyy digitalisoitua?

Miksi isännöinnin täytyy digitalisoitua?

Isännöintiala on murroksessa. Megatrendit vaikuttavat myös isännöitsijän työhön, eikä taloyhtiömaailmassakaan voi enää välttyä nykyajan haasteilta. Miksei isännöitsijä voi enää pitää kiinni hyväksi havaitusta Excel-taulukoinnista ja vastaamalla taloyhtiöiden tarpeisiin puhelimitse?

Vastaus lyhyesti:

Jatkuvasti kasvavan vaatimustason, informaatiomäärän ja dokumentaatiotarpeen takia.

Vastaus pitkästi:

Yli 20 vuotta alalla toiminut konkari-isännöitsijä avasi hyvin isännöinnin 2010-luvun (ja myös 2020-luvun) ongelmakohtaa:

 

Isännöitsijä tuntuu merkitsevän monille samaa, kuin minulle merkitsee hotellin huonepalvelu lomamatkoilla. Sieltä odotetaan vastausta lähes kaikkiin kysymyksiin ympäri vuorokauden.

 

Kyseinen kokenut isännöitsijä oli erittäin ansioitunut vaativien peruskorjausurakoiden johtamisessa, eikä ihme, että odotukset ympärivuorokautisesta, henkilökohtaisesta palvelusta harmittivat. Isännöitsijä ei ole huonepalvelu, vaan asiantuntija. Valitettavan usein isännöitsijän tehtävänkuva ei kuitenkaan ole edes taloyhtiön osakkaille täysin selkeä.

Isännöitsijän ammattitaito hukkuu sähköpostivuoren alle

Toinen, myös yli 20v alalla toiminut isännöitsijä kertoi, kuinka viimeisessä 10 vuodessa isännöitsijöiden saamat yhteydenotot ovat räjähtäneet käsiin. Taloyhtiöiden omatoimisuus on vähentynyt ja isännöitsijöiden työmäärä on kasvanut valtavasti. Tähän kaikkeen kun lisää sen, että kaikki kommunikointi on käytännössä täysin manuaalista (puhelut, sähköpostit, web-lomakkeet) ja isännöitsijän kautta hoituvaa, niin en ihmettele, jos sähköpostien saapuneet-laatikossa on 1034 lukematonta viestiä viime kuukaudelta.

 

Property manager spends countless hours on manual labor.
Isännöitsijän aika kuluu usein puhelimeen ja sähköposteihin vastailuun sekä viestin välittämiseen oikealle taholle. Ammattitaito hukkuu silloin sähköpostitulvan alle.

Nyt vallalla olevassa toimintatavassa kaikki kommunikointi sujuu käytännössä manuaalisten väylien kautta, ja isännöitsijä jakaa tehtäviä eteenpäin ja tilaa töitä muilta manuaalisesti. Isännöintijärjestelmä isännöitsijän takana on käytössä vain kiinteistön perustietojen säilömistä ja kirjanpitoa varten. Pienessä mittakaavassa tämä on järkevää ja toimivaa, isossa mittakaavassa taas mahdotonta ja stressaavaa.

 

Propert manager might have thousands of people contacting them.
Kun isännöitsijällä on useita tuhansia asukkaita hoitamissaan taloyhtiöissä, voi työaika kulua rooliin kuulumattomiin töihin.

Tyypillisessä tilanteessa yhdellä isännöitsijällä on noin 25 taloyhtiötä hoidettavanaan. Näihin taloyhtiöihin sisältyy arviolta 1500 asuntoa. Tämä tarkoittaa sitä, että isännöitsijän taloyhtiöissä saattaa olla jopa yli 5000 ihmistä, joista osa odottaa henkilökohtaista palvelua. Isännöitsijä kiinteistösihteeritiimeineen on arvatenkin pinteessä yhteydenottojen kanssa.

 

Avaa.io property management platform (isännöintijärjestelmä) functions utilizing API.
Fiksu työnohjausjärjestelmä (isännöintijärjestelmä) helpottaa isännöitsijän työtaakkaa siirtämällä yhteydenottopyynnöt automaattisesti oikeille henkilöille.

Tuhansien ihmisten potentiaalinen yhteydenotto voitaisiin järjestää myös siten, että isännöitsijä saisi keskittyä vain asiantuntijuutta vaativiin työtehtäviin muiden tehtävien ohjautuessa automaattisesti oikealle taholle. Fiksu isännöintijärjestelmä jättää isännöitsijälle aikaa keskittyä vaativampiin työtehtäviin.

Miksi isännöinnin täytyy digitalisoitua?

Trendiä taloyhtiöiden omatoimisuuden alenemiseksi ei voi todennäköisesti enää muuttaa. Ihmiset etsivät keinoa saada vastauksia asumiseensa liittyviin kysymyksiin myös tulevaisuudessa, kuuluivat ne sitten lopulta vuokranantajalle, kiinteistöhuollolle, isännöitsijälle tai siivoojalle. Näille kysymyksille täytyy löytää helppo kanava, joka jakaa tehtävät yhtä älykkäästi ja tehokkaasti kuin huippuhotellin huonepalvelu. Tämä mahdollistaa isännöitsijän työn arvostuksen ja asiantuntijuuden kasvun.

 

Isännöinnin täytyy digitalisoitua, jotta isännöitsijät voivat keskittyä asiantuntijuutta vaativiin tehtäviinsä ja olemaan taloyhtiön eteenpäin katsova toimitusjohtaja.

 

Tomi
Chief Technology Officer

 

Avaa.io mahdollistaa isännöitsijän keskittymisen asiantuntijatyöhön jatkuvan sähköpostitulvan sijaan. Tarjoamme Avaa.io:n kokeiluversion aina ilmaiseksi.

Property manager protects the wooden house

Mitä on isännöinti?

Mitä on isännöinti?

Isännöinti on yksinkertaisesti sanottuna taloyhtiön johtamista ja talouden hoitamista, jonka päämääränä on osakkaiden arjen helpottaminen. Johtamisen perustehtävissä painottuvat taloyhtiön asioiden järjestely, organisointi ja taloyhtiön edun valvonta. Isännöitsijä on pääsääntöisesti taloyhtiön hallituksen valitsema, ja isännöitsijä johtaa taloyhtiötä hallituksen valtuuttamana. Jos asiaa verrataan liikeyritysmaailmaan, isännöitsijä on ikään kuin taloyhtiön toimitusjohtaja.

Isännöinti voidaan tehdä taloyhtiössä myös itse, jolloin isännöintiä tapahtuu myös taloyhtiöissä, joissa ei välttämättä ole valittu nimellistä isännöitsijää. Tällöin isännöintitöiden järjestäminen on taloyhtiön hallituksen vastuulla. Yleensä taloyhtiön hallitus valitsee tehtävään ulkopuolisen isännöitsijän tai isännöintiyhteisön.

Isännöitsijän rooli taloyhtiön päätöksenteossa

Taloyhtiön johtamisessa käytännössä on huomioitava, että hyvä isännöinti näkyy osakkaille selkeänä ja hyvin ajoitettuna viestintänä ja avoimena päätöksenteon viestimisenä. Taloyhtiössä päätökset tekevät yhtiökokous ja hallitus, joiden päätöksenteon lainmukaisuudesta huolehtii ensikädessä isännöitsijä. Päätöksenteon valvonnassa on tärkeää huomioida osakkeenomistajien yhdenvertaisuus ja asunto-osakeyhtiölain vaatimat muodollisuudet päätöksenteko prosesseissa. Isännöitsijä vastaa päätettyjen asioiden täytäntöönpanosta ja päätösten viestinnästä.

Päätösten jälkeen isännöitsijä tekee yhtiölle tarvittavat sopimukset ja valvoo taloyhtiön etua käytännön asioissa. Yleensä isännöitsijä tekee sopimukset hallituksen valtuuttamana ja talousarvion sisällä isännöitsijä saa myös yhtiön nimenkirjoitus oikeudellisena tehdä tarpeelliseksi katsomia sopimuksia yhtiön puolesta. Isännöintityössä yleisimmät tehtävät liittyvät vastikevalvontaan ja taloyhtiön korjaustarpeiden käytännöin asioiden hoitamiseen.

Isännöitsijä auttaa ongelmien ilmetessä

Taloyhtiön teknisten asioiden johtamisessa isännöitsijä toimii yleensä tiedon kerääjänä ja tarvittavien selvitysten ehdottajana hallitukselle. Isännöitsijän omiin tehtäviin ei kuulu valvontojen tai teknisten selvitysten tekeminen. Näitä tehdessä tulee hänellä olla tarvittava tekninen osaaminen.

Isännöitsijän rooli korostuu taloyhtiön kohdatessa ongelmia. Johtajuudelle on tarvetta, kun hallituksen tulee tehdä nopeita päätöksiä. Ongelmatilanteissa isännöitsijä tukeutuu omaan tukiverkkoonsa ja käyttää hallituksen päätösten mukaisesti ulkopuolisia asiantuntijoita. Isännöitsijä ei vastaa teknisen korjaustyön päätöksenteon oikeellisuudesta vaan laillisuudesta, ja että taloyhtiön etu on huomioitu päätöksenteossa. Isännöitsijän roolissa korostuu isännöitsijän yhteistyöverkosto, jotta nopeita päätöksiä vaativissa asioissa on hallituksella kaikki tarvittava ja validi tieto saatavilla, jotta oikeita päätöksiä tehdään.

Taloyhtiön talouden johtaminen

Taloyhtiön talouden johtamisessa korostuu osakkaiden yhdenvertaisuuden arviointi ja kirjanpidon järjestäminen. Varsinkin vastikevalvonnan osalta isännöitsijän tehtäviin kuuluu seurata, että kaikki osakkaat maksavat oman osuutensa kustannuksista, ja että vastikeseuranta on järjestetty siten, että taloyhtiön vastikejälkilaskelmat ovat tarkasti oikein ja helposti päivitettävissä.

Isännöitsijä on vastuussa talouden raportoinnin oikeellisuudesta yhtiöille ja osakkaille. Isännöintityön tekemisessä isoimmat riskit liittyvät isännöitsijän todistuksen tekemiseen ja osakkaiden velkaosuuksien hoitamiseen.

Isännöinnin laadun arviointi

Isännöintityötä arvioitaessa tärkeintä on verrata työtä tehtyyn isännöintisopimukseen, johon on kirjattuna isännöitsijän hoidettavaksi annetut työtehtävät. Isännöitsijän toimeen kuuluvat tehtävät voidaan hyvin vapaasti sopia taloyhtiössä. Yleensä vähimmäisvaatimuksena on kirjanpidon, ostolaskujen maksun ja vastikevalvonnan järjestäminen.

Isännöintityön sisältö on hyvin pitkälle kiinni sopimuksesta taloyhtiön ja isännöitsijän välillä. Useimmat pettymykset isännöitsijään liittyy liikalaskutukseen tai asioiden hoitamattomuuteen. Nämä voivat johtua isännöitsijän työnhallintajärjestelmien puutteellisuudesta.

 

Mikko Juusola
Toimitusjohtaja

Haluamme tarjota Avaa.io isännöitsijän työkalun kokeiluversion aina ilmaiseksi. Voit kokeilla älykästä isännöintijärjestelmä ja taloyhtiön mobiilisovellus Avaa.io:ta ilmaiseksi niin kauan kuin haluat.

 

 

huoneistotietojärjestelmä

Isännöintijärjestelmä kasvaa yhteistyöllä

Fyysistä ja digitaalista yhteistyötä

Isännöinti on hyvin henkilösidonnainen ala, ja samasta syystä toiminta on vaikeasti monistettavissa isoon skaalaan. Isännöinnin laadun kokemus syntyy isännöitsijähenkilöstä lähes täysin. Valitettavasti loistavankin isännöitsijän työkapasiteetti tulee täyteen noin 25 taloyhtiön kohdalla. Sitä useampaa on vaikea palvella säilyttäen laatu korkeana. Palvelun laadun tasaisena pitämiseen Avaa.io on erinomainen työkalu.

 

Loistavakaan isännöitsijä ei pärjää yksin

Jotta loistava henkilöisännöitsijä voisi palvella mahdollisimman montaa taloyhtiötä säilyttäen korkean laadun työssään, tehtävien järkevä delegointi eri alojen asiantuntijoille on avainroolissa. Jokainen ammattilainen pystyy keskittymään silloin siihen, missä on oikeasti hyvä. Toisin sanoen loistavan hallinnollisen isännöitsijän ei missään nimessä kannata olla antamassa teknistä lausuntoa taloyhtiön ilmastointilaitteiden kunnosta, vaan sen tulee tehdä LVI-alan asiantuntija. Samaa ajatusmallia on tarpeen seurata myös ohjelmistokehityksessä ja erityisesti isännöintijärjestelmän kehityksessä. Ohjelmistot ovat ajan saatossa siirtyneet paikkasidonnaisista kokonaisuuksista pilvipalveluiksi ja käytettäväksi mistä tahansa, missä on toimivat verkkoyhteydet. Samaan aikaan käynnissä on ollut vahva kehitys ohjelmistojen yhteistoiminnan sujuvoittamiseksi ja standardoimiseksi. Rajapinnoista ja integraatioista on tullut todella tärkeä osa modernia ohjelmistokehitystä. Avaa.io:n mahdollistamat integraatiot eivät jätä isännöitsijää yksin.

Mikään järjestelmä ei pysty tarjoamaan kaikkia tarvittavia ominaisuuksia ilman kumppaneita, aivan kuten loistava isännöitsijäkään ei pysty jokaista taloyhtiön tarvetta täyttää yksin. On tarpeellista määritellä tarkasti, mitä toimintoja oman järjestelmän halutaan tekevän ja mihin toimintoihin kannattaa etsiä yhteistyökumppaneita rajapintoja hyödyntämällä. Isännöitsijän kannattaa käyttää LVI-alan asiantuntijaa ilmastointilaitteen huoltotarpeen arvioimiseen ja ohjelmistotoimittajan kannattaa käyttää yhteistyökumppanin palvelua rajapintojen avulla, jos kumppani tuottaa ominaisuuden paremmin kuin itse.

 

Avaa.io-isännöintijärjestelmä

Avain isännöitsijän työtä palvelevan järjestelmän luomiseen on yhteistyö

Isännöinti ja Isännöintijärjestelmät ovat erinomainen esimerkki tarpeesta luoda vahva yhteistyöverkosto, sekä fyysisten yhteistyökumppanien, että ohjelmistojen näkökulmasta. Isännöitsijöiden (kuten myös isännöintijärjestelmien) tulisi olla mestareita löytämään verkostostaan asiantuntijoita. Avaa.io on kehitetty alusta asti silmällä pitäen rajapintayhteistöitä. Kenelläkään ei ole resursseja rakentaa kaikkia isännöitsijän tarvitsemia ominaisuuksia, vaan avain käyttäjää palvelevan isännöitijärjestelmän rakentamiseen onkin laaja yhteistyö ohjelmistotoimittajien kanssa. Ohjelmistoarkkitehtuurimme mahdollistaa ketterän rajapintayhteistyön käytännössä minkä tahansa tahon kanssa joka tuottaa palveluita isännöitsijöiden ja taloyhtiöiden käyttöön. Avaa.io:n älykkään käyttäjäoikeushallinnan avulla pystytään tehokkaasti tuomaan tietoa myös ulkopuolisesta järjestelmästä juuri niille (ja vain niille), joilla on oikeus tietoa tarkastella.

Avaa.io:n API-kerrosta (eli rajapintakerrosta) hyödynnetään jo monen toimijan kanssa:

    • Kaupparekisterin rajapinnalta tarkistamme taloyhtiöiden perustietoja.
    • Signhero.io-kumppanimme rajapinnan avulla tarjoamme sähköisen allekirjoituksen Avaa.io:n käyttäjille ilman lisäkustannuksia(!).
    • Liikutamme kaksisuuntaisesti vikailmoitustietoja sekä huoltoyhtiöiden kuittauksia ja raportteja Tarmo-kiinteistöhuollon ohjelmiston kanssa.
    • Viestinnässä SMS-viestien lähetys tapahtuu rajapintayhteistyön avulla.
    • Veden- ja lämmönkulutukseen sekä moneen muuhun talotekniseen mittaukseen liittyvään tiedon esittämiseen Avaa.io:ssa on jo mahdollisuus.

 

isännöitsijä

Tiedon tehokas jakaminen sidosryhmille on Avaa.io:n vahvuus

Avaa.io:ssa tiedon esittäminen ei rajoitu pelkästään isännöitsijään. Mobiilisovelluksen avulla se voidaan selkeästi esittää myös taloyhtiöiden hallituksille, osakkaille, asukkaille ja muille sidosryhmille, joilla tietoihin on oikeus päästä. Olemme valmistautuneet jo esimerkiksi sähköautojen lataustietojen tuontiin osakkaiden ja asukkaiden käytettäväksi. Puhumattakaan huoneistotietojärjestelmästä, joka ansaitsee kokonaan oman blogikirjoituksen. Rajapintojen lisäksi Avaa.io:on voi helposti integroida ulkoisia verkkopalveluita. Esimerkiksi pelastussuunnitelmat, AsumisPLUS-vahinkoilmoituslomakkeet tai isännöintitoimistojen omat web-pohjaiset asukasoppaat voidaan helposti integroida osaksi Avaa.io:ta. Palvelut tulevat loppukäyttäjän käytettäväksi samaan mobiilisovellukseen, missä on jo muutkin taloyhtiön tiedot ja palvelut.

 

Ohjelmistokehityksen tulevaisuus on yhteistyötä eri toimijoiden välillä standardisoituja rajapintamenetelmiä hyödyntäen, ja se tulevaisuus on täällä jo tänään.

 

Tomi
Chief Technology Officer

Avaa.io vaalii läpinäkyvyyttä myös omassa toiminnassaan, minkä johdosta haluamme tarjota kokeiluversion ilmaiseksi. Voit kokeilla älykästä isännöintijärjestelmä ja taloyhtiön mobiilisovellus Avaa.io:ta ilmaiseksi niin kauan kuin haluat.

 

 

 

 

Älykäs isännöintijärjestelmä ja taloyhtiön mobiilisovellus

Mikä oikein on Avaa.io?

Älykäs isännöintijärjestelmä ja taloyhtiön mobiilisovellus Avaa.io tuo isännöitsijälle uuden, fiksun tavan hoitaa tehtäväjonoa ilman loputonta sähköpostivirtaa sekä kaikkien hoitamiensa taloyhtiöiden tiedot yhden kirjautumisen taakse. Taloyhtiön osakkaille ja hallitukselle Avaa.io toimii läpinäkyvänä tiedonjakojärjestelmänä sekä suorana linkkinä isännöitsijään ja taloyhtiön tietoihin. Monipuolisten toimintojensa vuoksi se on erinomainen työkalu myös asuntosijoittajan portfolion hallintaan, missä kaikkien kohteiden tiedot ovat järjestyksessä ja yhden kirjautumisen takana. Yksinkertaisimmillaan Avaa.io on siis älykäs tapa jakaa ja hallita taloyhtiön tietoja läpinäkyvästi.

Avaa.io on kuin yhteinen iso työpöytä, jonka ääressä istuvat näkevät ja pystyvät muokkaamaan vain papereita, joihin heillä on oikeus. Digitaalinen ja automatisoitu oikeuksien hallinta on suunnattoman tehokas juuri tämän kaltaisissa tehtävissä, joissa eri henkilöillä on erilaiset oikeudet tietoihin. Tiivistettynä Avaa.io on palveluiden ja tiedon yhteistyöalusta isännöitsijöille, taloyhtiöille ja rakennuttajille, jonka punaisena lankana on kiinteistöihin liittyvä tieto ja tehtävät.

 

Avaa.io:ssa yhteistyö on helppoa ja saumatonta taloyhtiön sidosryhmien välillä.

Avaa.io perustuu kiinteistöihin liittyvän tiedon ja datan hyödyntämisen ympärille. Se, miten Avaa.io:n tarkemmin määrittelee, riippuu minkä sidosryhmän näkökulmasta palvelua tarkastelee. Palvelu on rakennettu pitäen silmällä taloyhtiön tärkeimpiä sidosryhmiä:

    • Isännöitsijä
    • Asukas
    • Osakas
    • Taloyhtiön hallitus
    • Rakennuttaja
    • Huoltoyhtiö

Rakennuttajan kustannustehokas dokumentti- ja tehtäväalusta

Rakennuttajalle Avaa.io on ammattilaistason dokumenttipankki ja rakennusaikaisten tehtävien hallinta-alusta. Taloyhtiön ensimmäiset osakkaat pääsevät näkemään rakennuttajan koostamat tärkeät tiedot sekä perehtymään rakennuksen ja huoneiston käyttöön ja tekniikkaan. Myöhemmät taloyhtiön osakkaat hyötyvät palvelusta edelleen oman asunto-osakkeen tiedoista koostetusta palvelu- ja datapankista.

Avaa.io:n avulla rakennuttajan, isännöitsijän ja osakkaiden välinen tiedonkulku ja vastuut selkenevät ja kustannukset laskevat, kun kaikki osapuolet työskentelevät samalla palvelualustalla. Rakennuttajien tiedonjaon helpottuessa myös isännöitsijä pääsee heti hyödyntämään omaa ammattitaitoaan ilman työläitä datansyöttöprosesseja. Lue lisää, miten Avaa.io-palvelu hyödyttää rakennuttajia.

Älykäs isännöintijärjestelmä tiedon- ja tehtävänhallintaan

Kutsumme Web-sivuillamme Avaa.io:ta isännöintijärjestelmäksi, ja sitä se ensisijaisesti isännöitsijälle onkin. Avaa.io hallinnoi kiinteistötiedon ammattilaistasolla, tarjoten automatisoidun keinon tulostaa isännöitsijäntodistuksia ja muita ammattidokumentteja. Tiedotusmoduuli isännöintijärjestelmän yhteydessä on juuri sitä mikä helpottaa ja nopeuttaa isännöitsijän työtä ja lisää taloyhtiöiden tyytyväisyyttä läpinäkyvämmällä viestinnällä. Mikä parasta isännöitsijän kannalta, Avaa.io hallinnoi automaattisesti taloyhtiön käyttäjäoikeuksia. Isännöitsijän ei enää tarvitse manuaalisesti availla ja sulkea tunnuksia!

Tutustu Avaa.io:n mahdollisuuksiin isännöitsijälle.

 

Avaa.io - Älykäs isännöintijärjestelmä ja taloyhtiön mobiilisovellus
Avaa.io on helppokäyttöinen ja älykäs työkalu isännöitsijälle, mihin voi liittää myös taloyhtiön mobiilisovelluksen helpottamaan viestintää.

Osakkaiden ja taloyhtiön hallituksen apuna mobiilisovellus

Avaa.io auttaa taloyhtiön osakkaita ja hallitusta tiedon jakamisessa ja työn tehostamisessa. Kun taloyhtiön osakas tekee vikailmoituksen, perinteisesti tämä vikailmoitus kulkee sähköposteissa ja puheluissa paikasta toiseen Vikailmoituksen tavoittaessa lopulta huoltoyhtiön (jos tavoittaa), arvotaan seuraavaksi eri osapuolten vastuut.

Avaa.io:n avulla vikailmoitus kulkee läpinäkyvästi ennalta määritellyn hyväksyntäprosessin läpi vastuulliselle huoltomiehelle, joka voi omasta järjestelmästään kuitata vian korjatuksi kommenttien kera. Tieto tehtävän statuksesta liikkuu koko ajan osakkaan, isännöitsijän ja huoltoyhtiön välillä, eikä osakasta tarvitse erikseen tiedottaa. Taloyhtiön osakkaana ja hallituksen jäsenenä olen itse äärettömän tyytyväinen läpinäkyvästä tiedonkulusta taloyhtiössämme. Lue lisää, miten Avaa.io hyödyttää taloyhtiöitä.

 

Avaa.io - taloyhtiön mobiilisovellus
Avaa.io-mobiilisovelluksesta hyötyy koko taloyhtiö monipuolisten toimintojen ansiosta. Vikailmoitukset, tiedottaminen ja dokumenttiarkisto ovat Avaa.io-sovelluksen käytetyimpiä palveluita asukkaille.

Taloyhtiön tehokas tiedotuskanava ja dokumenttiarkisto

Samaa skenaariota voidaan miettiä putkiremontin yhteydessä. Mikä voisi olla tehokkaampaa, kuin yksi yhteinen tiedotus- ja tehtävänhallintakanava sekä urakoitsijalle, isännöitsijälle, taloyhtiön hallitukselle sekä osakkaille? Avaa.io:ssa sujuvuus ja läpinäkyvyys on taattu läpi projektin, ja projektin dokumentaatio karttuu tehtävien myötä automaattisesti.

Taloyhtiölle Avaa.io on digipalveluiden keskittymä, jota käytetään puhelin- ja työpöytäsovellusten avulla.  Palvelua voidaan pitää 2020-luvun vastineena taloyhtiömaailmaan vakiintuneelle termille taloyhtiön kotisivu, ja palvelu onkin suunniteltu nimenomaan nykyajan taloyhtiöiden tarpeisiin. Palvelu toimii kolmella kielellä sekä suomeksi, ruotsiksi että englanniksi, vastaten etenkin kasvukeskuksissa sijaitsevien taloyhtiöiden tarpeeseen monikieliselle digitaaliselle asukaspalvelulle.

Avaa.io ei siis ole vain isännöintijärjestelmä, taloyhtiön kotisivu tai infokanava. Se on niitä kaikkia ja paljon lisää! Katso kaikki Avaa.io:n ominaisuudet. Avaa.io:n pohjalla käytettävää teknologiaa on pilotoitu lähes 2 vuotta yli 200 taloyhtiön kanssa ja toimintoja viilattu kokemusten perusteella tinkimättömästi. Nyt palvelu on valmis auttamaan isännöitsijöitä ja taloyhtiöitä älykkäästi, ja me Avaa.io:lla olemme valmiina jatkamaan tinkimätöntä kehitystyötä parantaaksemme kiinteistöalan tehokkuutta ja käyttäjäystävällisyyttä.

 

Tomi
Chief Technology Officer

Avaa.io vaalii läpinäkyvyyttä myös omassa toiminnassaan, minkä johdosta haluamme tarjota kokeiluversion ilmaiseksi. Voit kokeilla älykästä isännöintijärjestelmä ja taloyhtiön mobiilisovellus Avaa.io:ta ilmaiseksi niin kauan kuin haluat.
 

AVAA.IO - Älykästä tiedon- ja tehtävienhallintaa

Avaa.io – Uuden asumisen palvelualusta on kiinteistötiedon tehokkaaseen jakamiseen ja hyötykäyttöön panostava tietojärjestelmä. 

Taustaltamme löytyy yli 30 vuotta isännöinnin, ja taloyhtiöiden taloushallinnon, sekä yli 10 vuotta ohjelmistokehityksen kokemusta, yhdistettynä ennakkoluulottomaan intohimoon uudistaa toimialaa

Ota Suora yhteys

Jani Neulaniemi

Kumppanuuspäällikkö

  • +358 45 7884 2680
  • jani.neulaniemi@avaa.io

Tai lähetä viesti

Lähettämällä lomakkeen hyväksyt tietosuojaehtomme.