Young property manager unhappy with excessive work

Miksi isännöinnin täytyy digitalisoitua?

Miksi isännöinnin täytyy digitalisoitua?

Isännöintiala on murroksessa. Megatrendit vaikuttavat myös isännöitsijän työhön, eikä taloyhtiömaailmassakaan voi enää välttyä nykyajan haasteilta. Miksei isännöitsijä voi enää pitää kiinni hyväksi havaitusta Excel-taulukoinnista ja vastaamalla taloyhtiöiden tarpeisiin puhelimitse?

Vastaus lyhyesti:

Jatkuvasti kasvavan vaatimustason, informaatiomäärän ja dokumentaatiotarpeen takia.

Vastaus pitkästi:

Yli 20 vuotta alalla toiminut konkari-isännöitsijä avasi hyvin isännöinnin 2010-luvun (ja myös 2020-luvun) ongelmakohtaa:

 

Isännöitsijä tuntuu merkitsevän monille samaa, kuin minulle merkitsee hotellin huonepalvelu lomamatkoilla. Sieltä odotetaan vastausta lähes kaikkiin kysymyksiin ympäri vuorokauden.

 

Kyseinen kokenut isännöitsijä oli erittäin ansioitunut vaativien peruskorjausurakoiden johtamisessa, eikä ihme, että odotukset ympärivuorokautisesta, henkilökohtaisesta palvelusta harmittivat. Isännöitsijä ei ole huonepalvelu, vaan asiantuntija. Valitettavan usein isännöitsijän tehtävänkuva ei kuitenkaan ole edes taloyhtiön osakkaille täysin selkeä.

Isännöitsijän ammattitaito hukkuu sähköpostivuoren alle

Toinen, myös yli 20v alalla toiminut isännöitsijä kertoi, kuinka viimeisessä 10 vuodessa isännöitsijöiden saamat yhteydenotot ovat räjähtäneet käsiin. Taloyhtiöiden omatoimisuus on vähentynyt ja isännöitsijöiden työmäärä on kasvanut valtavasti. Tähän kaikkeen kun lisää sen, että kaikki kommunikointi on käytännössä täysin manuaalista (puhelut, sähköpostit, web-lomakkeet) ja isännöitsijän kautta hoituvaa, niin en ihmettele, jos sähköpostien saapuneet-laatikossa on 1034 lukematonta viestiä viime kuukaudelta.

 

Property manager spends countless hours on manual labor.
Isännöitsijän aika kuluu usein puhelimeen ja sähköposteihin vastailuun sekä viestin välittämiseen oikealle taholle. Ammattitaito hukkuu silloin sähköpostitulvan alle.

Nyt vallalla olevassa toimintatavassa kaikki kommunikointi sujuu käytännössä manuaalisten väylien kautta, ja isännöitsijä jakaa tehtäviä eteenpäin ja tilaa töitä muilta manuaalisesti. Isännöintijärjestelmä isännöitsijän takana on käytössä vain kiinteistön perustietojen säilömistä ja kirjanpitoa varten. Pienessä mittakaavassa tämä on järkevää ja toimivaa, isossa mittakaavassa taas mahdotonta ja stressaavaa.

 

Propert manager might have thousands of people contacting them.
Kun isännöitsijällä on useita tuhansia asukkaita hoitamissaan taloyhtiöissä, voi työaika kulua rooliin kuulumattomiin töihin.

Tyypillisessä tilanteessa yhdellä isännöitsijällä on noin 25 taloyhtiötä hoidettavanaan. Näihin taloyhtiöihin sisältyy arviolta 1500 asuntoa. Tämä tarkoittaa sitä, että isännöitsijän taloyhtiöissä saattaa olla jopa yli 5000 ihmistä, joista osa odottaa henkilökohtaista palvelua. Isännöitsijä kiinteistösihteeritiimeineen on arvatenkin pinteessä yhteydenottojen kanssa.

 

Avaa.io property management platform (isännöintijärjestelmä) functions utilizing API.
Fiksu työnohjausjärjestelmä (isännöintijärjestelmä) helpottaa isännöitsijän työtaakkaa siirtämällä yhteydenottopyynnöt automaattisesti oikeille henkilöille.

Tuhansien ihmisten potentiaalinen yhteydenotto voitaisiin järjestää myös siten, että isännöitsijä saisi keskittyä vain asiantuntijuutta vaativiin työtehtäviin muiden tehtävien ohjautuessa automaattisesti oikealle taholle. Fiksu isännöintijärjestelmä jättää isännöitsijälle aikaa keskittyä vaativampiin työtehtäviin.

Miksi isännöinnin täytyy digitalisoitua?

Trendiä taloyhtiöiden omatoimisuuden alenemiseksi ei voi todennäköisesti enää muuttaa. Ihmiset etsivät keinoa saada vastauksia asumiseensa liittyviin kysymyksiin myös tulevaisuudessa, kuuluivat ne sitten lopulta vuokranantajalle, kiinteistöhuollolle, isännöitsijälle tai siivoojalle. Näille kysymyksille täytyy löytää helppo kanava, joka jakaa tehtävät yhtä älykkäästi ja tehokkaasti kuin huippuhotellin huonepalvelu. Tämä mahdollistaa isännöitsijän työn arvostuksen ja asiantuntijuuden kasvun.

 

Isännöinnin täytyy digitalisoitua, jotta isännöitsijät voivat keskittyä asiantuntijuutta vaativiin tehtäviinsä ja olemaan taloyhtiön eteenpäin katsova toimitusjohtaja.

 

Tomi
Chief Technology Officer

 

Avaa.io mahdollistaa isännöitsijän keskittymisen asiantuntijatyöhön jatkuvan sähköpostitulvan sijaan. Tarjoamme Avaa.io:n kokeiluversion aina ilmaiseksi.

Property manager protects the wooden house

Mitä on isännöinti?

Mitä on isännöinti?

Isännöinti on yksinkertaisesti sanottuna taloyhtiön johtamista ja talouden hoitamista, jonka päämääränä on osakkaiden arjen helpottaminen. Johtamisen perustehtävissä painottuvat taloyhtiön asioiden järjestely, organisointi ja taloyhtiön edun valvonta. Isännöitsijä on pääsääntöisesti taloyhtiön hallituksen valitsema, ja isännöitsijä johtaa taloyhtiötä hallituksen valtuuttamana. Jos asiaa verrataan liikeyritysmaailmaan, isännöitsijä on ikään kuin taloyhtiön toimitusjohtaja.

Isännöinti voidaan tehdä taloyhtiössä myös itse, jolloin isännöintiä tapahtuu myös taloyhtiöissä, joissa ei välttämättä ole valittu nimellistä isännöitsijää. Tällöin isännöintitöiden järjestäminen on taloyhtiön hallituksen vastuulla. Yleensä taloyhtiön hallitus valitsee tehtävään ulkopuolisen isännöitsijän tai isännöintiyhteisön.

Isännöitsijän rooli taloyhtiön päätöksenteossa

Taloyhtiön johtamisessa käytännössä on huomioitava, että hyvä isännöinti näkyy osakkaille selkeänä ja hyvin ajoitettuna viestintänä ja avoimena päätöksenteon viestimisenä. Taloyhtiössä päätökset tekevät yhtiökokous ja hallitus, joiden päätöksenteon lainmukaisuudesta huolehtii ensikädessä isännöitsijä. Päätöksenteon valvonnassa on tärkeää huomioida osakkeenomistajien yhdenvertaisuus ja asunto-osakeyhtiölain vaatimat muodollisuudet päätöksenteko prosesseissa. Isännöitsijä vastaa päätettyjen asioiden täytäntöönpanosta ja päätösten viestinnästä.

Päätösten jälkeen isännöitsijä tekee yhtiölle tarvittavat sopimukset ja valvoo taloyhtiön etua käytännön asioissa. Yleensä isännöitsijä tekee sopimukset hallituksen valtuuttamana ja talousarvion sisällä isännöitsijä saa myös yhtiön nimenkirjoitus oikeudellisena tehdä tarpeelliseksi katsomia sopimuksia yhtiön puolesta. Isännöintityössä yleisimmät tehtävät liittyvät vastikevalvontaan ja taloyhtiön korjaustarpeiden käytännöin asioiden hoitamiseen.

Isännöitsijä auttaa ongelmien ilmetessä

Taloyhtiön teknisten asioiden johtamisessa isännöitsijä toimii yleensä tiedon kerääjänä ja tarvittavien selvitysten ehdottajana hallitukselle. Isännöitsijän omiin tehtäviin ei kuulu valvontojen tai teknisten selvitysten tekeminen. Näitä tehdessä tulee hänellä olla tarvittava tekninen osaaminen.

Isännöitsijän rooli korostuu taloyhtiön kohdatessa ongelmia. Johtajuudelle on tarvetta, kun hallituksen tulee tehdä nopeita päätöksiä. Ongelmatilanteissa isännöitsijä tukeutuu omaan tukiverkkoonsa ja käyttää hallituksen päätösten mukaisesti ulkopuolisia asiantuntijoita. Isännöitsijä ei vastaa teknisen korjaustyön päätöksenteon oikeellisuudesta vaan laillisuudesta, ja että taloyhtiön etu on huomioitu päätöksenteossa. Isännöitsijän roolissa korostuu isännöitsijän yhteistyöverkosto, jotta nopeita päätöksiä vaativissa asioissa on hallituksella kaikki tarvittava ja validi tieto saatavilla, jotta oikeita päätöksiä tehdään.

Taloyhtiön talouden johtaminen

Taloyhtiön talouden johtamisessa korostuu osakkaiden yhdenvertaisuuden arviointi ja kirjanpidon järjestäminen. Varsinkin vastikevalvonnan osalta isännöitsijän tehtäviin kuuluu seurata, että kaikki osakkaat maksavat oman osuutensa kustannuksista, ja että vastikeseuranta on järjestetty siten, että taloyhtiön vastikejälkilaskelmat ovat tarkasti oikein ja helposti päivitettävissä.

Isännöitsijä on vastuussa talouden raportoinnin oikeellisuudesta yhtiöille ja osakkaille. Isännöintityön tekemisessä isoimmat riskit liittyvät isännöitsijän todistuksen tekemiseen ja osakkaiden velkaosuuksien hoitamiseen.

Isännöinnin laadun arviointi

Isännöintityötä arvioitaessa tärkeintä on verrata työtä tehtyyn isännöintisopimukseen, johon on kirjattuna isännöitsijän hoidettavaksi annetut työtehtävät. Isännöitsijän toimeen kuuluvat tehtävät voidaan hyvin vapaasti sopia taloyhtiössä. Yleensä vähimmäisvaatimuksena on kirjanpidon, ostolaskujen maksun ja vastikevalvonnan järjestäminen.

Isännöintityön sisältö on hyvin pitkälle kiinni sopimuksesta taloyhtiön ja isännöitsijän välillä. Useimmat pettymykset isännöitsijään liittyy liikalaskutukseen tai asioiden hoitamattomuuteen. Nämä voivat johtua isännöitsijän työnhallintajärjestelmien puutteellisuudesta.

 

Mikko Juusola
Toimitusjohtaja

Haluamme tarjota Avaa.io isännöitsijän työkalun kokeiluversion aina ilmaiseksi. Voit kokeilla älykästä isännöintijärjestelmä ja taloyhtiön mobiilisovellus Avaa.io:ta ilmaiseksi niin kauan kuin haluat.

 

 

huoneistotietojärjestelmä

Isännöintijärjestelmä kasvaa yhteistyöllä

Fyysistä ja digitaalista yhteistyötä

Isännöinti on hyvin henkilösidonnainen ala, ja samasta syystä toiminta on vaikeasti monistettavissa isoon skaalaan. Isännöinnin laadun kokemus syntyy isännöitsijähenkilöstä lähes täysin. Valitettavasti loistavankin isännöitsijän työkapasiteetti tulee täyteen noin 25 taloyhtiön kohdalla. Sitä useampaa on vaikea palvella säilyttäen laatu korkeana. Palvelun laadun tasaisena pitämiseen Avaa.io on erinomainen työkalu.

 

Loistavakaan isännöitsijä ei pärjää yksin

Jotta loistava henkilöisännöitsijä voisi palvella mahdollisimman montaa taloyhtiötä säilyttäen korkean laadun työssään, tehtävien järkevä delegointi eri alojen asiantuntijoille on avainroolissa. Jokainen ammattilainen pystyy keskittymään silloin siihen, missä on oikeasti hyvä. Toisin sanoen loistavan hallinnollisen isännöitsijän ei missään nimessä kannata olla antamassa teknistä lausuntoa taloyhtiön ilmastointilaitteiden kunnosta, vaan sen tulee tehdä LVI-alan asiantuntija. Samaa ajatusmallia on tarpeen seurata myös ohjelmistokehityksessä ja erityisesti isännöintijärjestelmän kehityksessä. Ohjelmistot ovat ajan saatossa siirtyneet paikkasidonnaisista kokonaisuuksista pilvipalveluiksi ja käytettäväksi mistä tahansa, missä on toimivat verkkoyhteydet. Samaan aikaan käynnissä on ollut vahva kehitys ohjelmistojen yhteistoiminnan sujuvoittamiseksi ja standardoimiseksi. Rajapinnoista ja integraatioista on tullut todella tärkeä osa modernia ohjelmistokehitystä. Avaa.io:n mahdollistamat integraatiot eivät jätä isännöitsijää yksin.

Mikään järjestelmä ei pysty tarjoamaan kaikkia tarvittavia ominaisuuksia ilman kumppaneita, aivan kuten loistava isännöitsijäkään ei pysty jokaista taloyhtiön tarvetta täyttää yksin. On tarpeellista määritellä tarkasti, mitä toimintoja oman järjestelmän halutaan tekevän ja mihin toimintoihin kannattaa etsiä yhteistyökumppaneita rajapintoja hyödyntämällä. Isännöitsijän kannattaa käyttää LVI-alan asiantuntijaa ilmastointilaitteen huoltotarpeen arvioimiseen ja ohjelmistotoimittajan kannattaa käyttää yhteistyökumppanin palvelua rajapintojen avulla, jos kumppani tuottaa ominaisuuden paremmin kuin itse.

 

Avaa.io-isännöintijärjestelmä

Avain isännöitsijän työtä palvelevan järjestelmän luomiseen on yhteistyö

Isännöinti ja Isännöintijärjestelmät ovat erinomainen esimerkki tarpeesta luoda vahva yhteistyöverkosto, sekä fyysisten yhteistyökumppanien, että ohjelmistojen näkökulmasta. Isännöitsijöiden (kuten myös isännöintijärjestelmien) tulisi olla mestareita löytämään verkostostaan asiantuntijoita. Avaa.io on kehitetty alusta asti silmällä pitäen rajapintayhteistöitä. Kenelläkään ei ole resursseja rakentaa kaikkia isännöitsijän tarvitsemia ominaisuuksia, vaan avain käyttäjää palvelevan isännöitijärjestelmän rakentamiseen onkin laaja yhteistyö ohjelmistotoimittajien kanssa. Ohjelmistoarkkitehtuurimme mahdollistaa ketterän rajapintayhteistyön käytännössä minkä tahansa tahon kanssa joka tuottaa palveluita isännöitsijöiden ja taloyhtiöiden käyttöön. Avaa.io:n älykkään käyttäjäoikeushallinnan avulla pystytään tehokkaasti tuomaan tietoa myös ulkopuolisesta järjestelmästä juuri niille (ja vain niille), joilla on oikeus tietoa tarkastella.

Avaa.io:n API-kerrosta (eli rajapintakerrosta) hyödynnetään jo monen toimijan kanssa:

    • Kaupparekisterin rajapinnalta tarkistamme taloyhtiöiden perustietoja.
    • Signhero.io-kumppanimme rajapinnan avulla tarjoamme sähköisen allekirjoituksen Avaa.io:n käyttäjille ilman lisäkustannuksia(!).
    • Liikutamme kaksisuuntaisesti vikailmoitustietoja sekä huoltoyhtiöiden kuittauksia ja raportteja Tarmo-kiinteistöhuollon ohjelmiston kanssa.
    • Viestinnässä SMS-viestien lähetys tapahtuu rajapintayhteistyön avulla.
    • Veden- ja lämmönkulutukseen sekä moneen muuhun talotekniseen mittaukseen liittyvään tiedon esittämiseen Avaa.io:ssa on jo mahdollisuus.

 

isännöitsijä

Tiedon tehokas jakaminen sidosryhmille on Avaa.io:n vahvuus

Avaa.io:ssa tiedon esittäminen ei rajoitu pelkästään isännöitsijään. Mobiilisovelluksen avulla se voidaan selkeästi esittää myös taloyhtiöiden hallituksille, osakkaille, asukkaille ja muille sidosryhmille, joilla tietoihin on oikeus päästä. Olemme valmistautuneet jo esimerkiksi sähköautojen lataustietojen tuontiin osakkaiden ja asukkaiden käytettäväksi. Puhumattakaan huoneistotietojärjestelmästä, joka ansaitsee kokonaan oman blogikirjoituksen. Rajapintojen lisäksi Avaa.io:on voi helposti integroida ulkoisia verkkopalveluita. Esimerkiksi pelastussuunnitelmat, AsumisPLUS-vahinkoilmoituslomakkeet tai isännöintitoimistojen omat web-pohjaiset asukasoppaat voidaan helposti integroida osaksi Avaa.io:ta. Palvelut tulevat loppukäyttäjän käytettäväksi samaan mobiilisovellukseen, missä on jo muutkin taloyhtiön tiedot ja palvelut.

 

Ohjelmistokehityksen tulevaisuus on yhteistyötä eri toimijoiden välillä standardisoituja rajapintamenetelmiä hyödyntäen, ja se tulevaisuus on täällä jo tänään.

 

Tomi
Chief Technology Officer

Avaa.io vaalii läpinäkyvyyttä myös omassa toiminnassaan, minkä johdosta haluamme tarjota kokeiluversion ilmaiseksi. Voit kokeilla älykästä isännöintijärjestelmä ja taloyhtiön mobiilisovellus Avaa.io:ta ilmaiseksi niin kauan kuin haluat.

 

 

 

 

Yhteistyössä kanssamme muun muassa:

AVAA.IO - Älykästä tiedon- ja tehtävienhallintaa

Avaa.io on älykäs kiinteistön tiedon- ja tehtävien hallinta-alusta tehokkaaseen tiedon jakamiseen ja hyötykäyttöön eri sidosryhmien kesken. 

Taustaltamme löytyy yli 30 vuotta isännöinnin, ja taloyhtiöiden taloushallinnon, sekä yli 10 vuotta ohjelmistokehityksen kokemusta, yhdistettynä ennakkoluulottomaan intohimoon uudistaa toimialaa

Ota Suora yhteys

Jani Neulaniemi

Asiakkuuspäällikkö

  • +358 45 7884 2680
  • jani.neulaniemi@avaa.io

Tai lähetä viesti

Lähettämällä lomakkeen hyväksyt tietosuojaehtomme.